Годовая инвентаризация. Как принять к учету излишки и отразить недостачу

Что проверяют

Инвентаризация — это соотношение фактических сведений с данными, зафиксированными в бухгалтерском учете относительно имущества компании и ее финансовых обязательств.

Порядок подготовки к годовой инвентаризации и ее проведения регламентирован:

Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина от 13.06.1995 № 49).
Законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Смысл проведения инвентаризации накануне формирования годовой отчетности заключается в том, чтобы определить подлинность данных, отраженных в бухгалтерском учете. Сверка данных по активам и обязательствам компании перед годовой отчетностью требуется всем организациям.

Ревизии в рамках годовой инвентаризации подлежит все имущество организации, причем неважно, где оно находится. Т. е. сверяются данные и по имуществу обособленных подразделений. Инвентаризируют:

нефинансовые активы (ОС, НМА, МПЗ);
финансовые вложения;
деньги и денежные документы;
расчеты с дебиторами.

Сверку данных осуществляют и по имуществу, числящемуся на забалансовых счетах, по которому у организации нет прав собственности. Это касается, например, арендованного имущества, имущества на ответственном хранении и давальческих материалов.

Проверке также подлежат все финансовые обязательства организации:

расчеты с кредиторами;
заемные и кредитные средства;
резервы в рамках предстоящих расходов и платежей.

Регулярность проведения

Основные средства инвентаризируют минимум один раз в течение трех лет.
Библиотечный фонд проверяют хотя бы один раз в течение пяти лет.
Инвентаризация остального имущества и обязательств проводится минимум раз в течение года.

Проводят инвентаризацию перед формированием годовых бухгалтерских отчетов. При этом если перед годовой инвентаризацией имущество проверялось в рамках другой инвентаризации в период последнего квартала, то такие ценности можно еще раз не проверять.

Порядок проведения мероприятий в рамках инвентаризации

Подготовительный этап

В рамках подготовительного этапа необходимо составить приказ о проведении годовой инвентаризации и утвердить у руководителя.

В приказе фиксируются:

группы имущества, подпадающие под проверку;
сроки проведения проверок по группам имущества;
назначенная руководителем комиссия.

В состав комиссии включаются:

представитель административно-управленческого персонала;
представитель бухгалтерии;
специалисты из прочих отделов.

Стоит помнить, что материально ответственное лицо в составе комиссии находиться не должно. Также его нельзя назначать председателем.

Далее в рамках подготовительного этапа по каждому МОЛ распечатываются инвентаризационные описи по всем видам имущества.

До начала проверочных мероприятий все материально ответственные лица должны предоставить расписки в отдел бухгалтерии. Расписка нужна в качестве подтверждения, что все поступившее имущество оприходовано, а списанное выбыло, а также, что все приходные и расходные документы бухгалтеру ранее предоставили.

Этап проверки

Проверка по каждой группе активов и обязательств характеризуется отличительными особенностями. Но обязательным условием для всех групп является присутствие всех членов комиссии во время инвентаризации.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии или МОЛ делает результаты проверки недействительными.

Проверка основных средств

Инвентаризация ОС заключается в сопоставлении данных фактического наличия имущества с информацией, отраженной в инвентаризационной описи основных средств (форма ИНВ-1), т. е. с данными бухучета.

Причем проверяется не только сам факт наличия ОС, но и его состояние. На каждом объекте ОС должен быть указан инвентарный номер.

По движимому имуществу принимается во внимание техническая документация объектов. При ревизии недвижимого имущества проверяются документы, подтверждающие право собственности на объекты.

Бывают случаи, что в процессе инвентаризации выявляются целые комплексы неучтенного имущества. Такие объекты необходимо принять к учету по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации.

Устанавливать стоимость, например, промышленного оборудования приходится не только на технологически новое оборудование, но и на старые линии и установки. Сложность заключается в невозможности точно классифицировать объект и отнести его к определенной группе.

В такой ситуации поможет услуга оценки движимого имущества от КСК ГРУПП. Эксперты компании проведут оценку движимого имущества, состоящую из нескольких этапов. Результатом заключительного этапа будет отчет с итоговой оценкой имущества.

Проверка ТМЦ

Учетные данные по ТМЦ отражаются в инвентаризационной ведомости ТМЦ (форма ИНВ-3), с которой комиссия соотносит фактическое наличие и количество МПЗ.

В случае поступления на склад запасов в процессе инвентаризации, данные о них заносятся в отдельную ведомость.

Проверка нематериальных активов

Инвентаризацию НМА проводят путем сверки фактических данных об объекте с инвентаризационной ведомостью НМА (форма ИНВ-1а).

Здесь есть нюанс — как правило, объект НМА не имеет вещественной формы. Поэтому проверка таких активов заключается в анализе соответствующей документации: лицензий, патентов.

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности заключается в анализе наличия сальдо и причин его образования.

Этап отражения результатов инвентаризации

По итогу проведенной инвентаризации могут быть выявлены следующие результаты:

Недостача — физическое отсутствие позиции, нехватка ценностей, в сравнении с данными бухучета.
Излишек — избыток проверяемых ценностей относительно данных бухучета.

Необходимо отразить данные результаты в сличительных ведомостях:

ИНВ-18 — включается информация о расхождении по ОС;
ИНВ-19 — включается информация о расхождении по ТМЦ.

Итоги годовой инвентаризации отражаются в годовой бухгалтерской отчетности.

Отражение в бухучете результатов годовой инвентаризации

Излишки характеризуются проводкой:

Дт 08, 10, 41, 43, 50 — Кт 91 — оприходованы ценности, обнаруженные при инвентаризации.

Выявленная недостача характеризуется проводкой:

Дт 94 — КТ 01, 10, 41, 43, 50 — отражение недостачи по ценностям.

В случае естественной убыли, составляется проводка:

Дт 20, 23, 44 — Кт 94 — списание стоимости ТМЦ в пределах норм естественной убыли.

В случае превышения размера недостачи нормы естественной убыли либо если для объекта такие нормы не зафиксированы, а виновник недостачи является сотрудником организации, следует проводка:

Дт 73 — Кт 94 — отнесение недостачи на МОЛ.

Размер недостачи в денежном выражении удерживается из заработной платы работника. При этом сумма удержания не может превышать 20% зарплаты за месяц (ст. 138 ТК):

Дт 70 — Кт 73 — удержание недостачи из зарплаты МОЛ.

Виновник недостачи может добровольно внести денежные средства в кассу организации:

Дт 50 — Кт 73 — МОЛ внесло деньги в кассу для погашения долга.

При отсутствии виновного лица или отказе суда во взыскании с него средств составляется проводка:

Дт 91-2 — Кт 94 — списан убыток от недостачи в связи с отсутствием виновного лица или отказе от взыскания.

Ценность услуги оценки активов от КСК ГРУПП — предоставить клиенту развернутую информацию, основанную на глубоком анализе.

Эксперты компании проводят:

оценку недвижимости;
оценку движимого имущества;
оценку бизнеса;
оценку нематериальных активов;
оценку ценных бумаг.

КСК Групп

Комплексный консалтинг с прагматичным подходом

Аудит, оценка, налоги, право, инвестиции, консалтинг и др.

Бесплатная консультация для пользователей Клерк.ру.