Инвентаризация: антикризисный инструмент для вашего бизнеса

Компания должна иметь достоверную информацию о своем реальном финансовом положении — сколько товара, материалов, сырья, транспорта, денежных средств и т.п. В каком состоянии имущество и насколько верно оно оценено, помогает понять инвентаризация — процесс сверки имущества, находящегося на балансе компании, с данными из системы бухгалтерского учета.

Согласно ст. 12 закона  О бухгалтерском учете (№ 129-ФЗ от 21.11.1996) инвентаризация обязательна для всех организаций: компании проводят инвентаризацию имущества и обязательств для обеспечения достоверности сведений бухгалтерского учета. 

Инвентаризация — один из базовых инструментов, который повышает качество системы внутреннего контроля и помогает своевременно принять меры по минимизации рисков потери имущества, а сохранение имущества и активов для любой компании является первостепенной задачей.

Без инвентаризации с описью имущества не проходит ни одна крупная сделка по аренде или купле-продаже. Сплошная инвентаризация всех активов и обязательств компании позволяет выявить излишки основных средств, которые могли быть не приняты к учету.

В каких случаях проводят инвентаризацию:

• Каждый бухгалтер начинает подготовку к сдаче годовой бухгалтерской отчетности с инвентаризации активов и обязательств. Оценка обязательств производится на 31 декабря, а пересчет активов может занять целый четвертый квартал. Согласно законодательству, инвентаризацию основных средств можно проводить реже, чем ежегодно — раз в три года. 

• Инвентаризация обязательна не только при смене собственников. Также ее проводят при смене материально-ответственных лиц на день приема-передачи дел. Без инвентаризации ответственность за имущество и денежные средства полностью перекладывается на того, кто принимает материальные ценности или на саму компанию.

• Если установлены факты хищений, злоупотреблений и порчи имущества, обязательно нужно провести инвентаризацию (п. 3 ст.11 402-ФЗ от 06.12.2011, п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации). 

• Кроме этого, имущество может также пострадать от стихийных бедствий, пожаров и прочих ЧС. Во всех этих случаях инвентаризация — обязательная процедура.

• Если собственники решили закрыть бизнес, без заключительной инвентаризации им не обойтись.

К любой инвентаризации нужно относиться ответственно и добросовестно. Результаты некачественно выполненной работы отразятся на финансовом состоянии компании. Но не только поэтому для проведения инвентаризации нужно подключать сторонних экспертов и консультантов.

Кроме выполнения обязательных инвентаризаций, компании с большой номенклатурой товаров или ТМЦ часто внепланово и по своей инициативе проводят сверку остатков.

Кроме этого, внешние эксперты способны определить рисковые области складского хозяйства, слабые места, которыми могут воспользоваться недобросовестные сотрудники для мошеннических действий.

Консультанты по инвентаризации могут предложить гибкую и удобную систему работы, которая будет соответствовать особенностям компании, например:

• Не нужно закрывать производство или склад на учет. Без финансовых и производственных потерь они предлагают использовать несколько вариантов проведения инвентаризации: ночной пересчет или непрерывное отслеживание движения ТМЦ. 

• На протяжении всего мероприятия эксперты применяют особые методы, которые помогают избежать мошеннических действий сотрудников компании.

• Помимо выполнения инвентаризации, внешние эксперты проверяют и настраивают систему внутреннего контроля. Если внутреннего контроля нет или он неверно настроен, товары будут портиться из-за ненадлежащих условий хранения. На поиск запчастей на собственном складе уходит больше времени, отсюда — простой производства и излишние закупки.

• Пристальное внимание уделяется сотрудникам компании. Инвентаризация покажет, кто и на каком участке проявляет халатность.

• Помощь консультантов незаменима в таких сложных ситуациях, как суровые погодные условия, удаленность от инфраструктуры или территориальная разрозненность. Для выполнения инвентаризации при пониженных температурах нужно соблюдать особый режим работы, а также использовать специализированное оборудование, которое выдержит низкие температуры и достоверно сохранит полученные результаты.

Итак, что же проверяют? 

В обязательном порядке проверяют:

• нематериальные активы (программное обеспечение, изобретения, товарные знаки);

• основные средства (помещения, техника, транспорт);

• финансовые вложения (ценные бумаги, облигации);

• товарно-материальные ценности (товары, сырье, ГСМ);

• незавершенное производство (товары, не прошедшие техническую приемку или необходимые испытания);

• деньги, денежные документы, бланки документов строгой отчетности;

• дебиторскую задолженность;

• резервы предстоящих расходов, оценочные резервы.

Важно: необходимо проверить не только имущество, принадлежащее компании. Следует учесть ценности на забалансовых счетах, прав собственности на которые у компании нет, например, основные средства, взятые в аренду, а также ТМЦ, полученные на ответственное хранение, товары, принятые в переработку, и т.п.

Бухгалтерский и налоговый консалтинг

Помогаем в решении сложных вопросов!

Запишитесь на консультацию

Заполните форму и мы свяжемся с вами:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Российские компании проводят инвентаризацию, чтобы обеспечить точность учета активов и иметь возможность своевременно реагировать на изменения в бизнес-процессах. 

Без инвентаризации невозможно иметь актуальные данные и незамедлительно реагировать на случаи с излишками и недостачами. Контроль движения ТМЦ нужен каждой организации, даже если не брать в расчет бухгалтерскую отчетность, а рассмотреть человеческий фактор как параметр, влияющий на любой бизнес-процесс. Именно инвентаризация поможет вовремя обнаружить злоупотребление служебным положением и халатность. Разве сотрудники не могут изготавливать фиктивные документы? Могут.  И участвовать в махинациях с ТМЦ тоже могут.

Отсюда вывод: польза от инвентаризации колоссальная, несмотря на то, что процесс достаточно хлопотный и трудозатратный. 

Срок, периодичность и порядок проведения инвентаризации устанавливают следующие нормативно-правовые акты:

• Федеральный закон  О бухгалтерском учете (№ 129-ФЗ от 21.11.1996);

• Положение по ведению бухгалтерского учета (Приказ № 34н от 29.07.1998); 

• Методические указания по инвентаризации (Приказ № 49 от 13.06.1995);

• Федеральный стандарт бухгалтерского учета по инвентаризации №28/2023.

Согласно законодательству руководство компании самостоятельно утверждает срок инвентаризации, состав членов комиссии и рабочих групп (они формируются при большом объеме работы). Так, в магазине или на складе инвентаризацию проводят ежемесячно: в целях учета товара и контроля работы персонала сотрудников, в гостиничном бизнесе — один раз в год.  

А теперь выделим общие причины проведения инвентаризации: 

• окончание отчетного периода (для бухгалтерской отчетности — год);

• передача имущества в аренду, выкуп, продажа, дарение;

• закрытие или преобразование государственного или муниципального унитарного предприятия;

• ликвидация предприятия;

• смена материально-ответственных лиц;

• изменение ассортимента товаров (например, магазин больше не планирует продавать косметическую продукции, прежде чем передать ее в другую торговую точку, нужно сделать перерасчет);

• выявление факта хищения, порчи ТМЦ, махинаций с документами;

• чрезвычайная ситуация, стихийное бедствие.

В инвентаризации обязательно принимают участие материально ответственные лица.

Если их нет, то Закон о бухгалтерском учете возлагает обязанности материально ответственного лица на руководителя компании.

Проходит инвентаризация в несколько этапов, каждый из которых рассмотрим ниже.

Какая бы ни была инвентаризация, самостоятельная или с поддержкой, в любом случае она будет состоять из трех этапов.

1. Подготовительный.

Стартом для инвентаризации будет издание приказа от руководителя и формирование инвентаризационной комиссии. На этом же этапе необходимо подготовить производство и склад, опечатать помещения или, если закрытие приведет к остановке работы, определить режим работы и ввести отслеживание ТМЦ.

2. Основной.

Самый масштабный и трудоемкий этап, на котором непосредственно происходит пересчет активов в присутствии комиссии и материально-ответственных лиц. Фактические остатки отражаются в инвентаризационной описи.

3. Заключительный.

Завершением инвентаризации является сравнение факта с данными учета. При проведении количественного учета оформляется сличительная ведомость, для суммового учета используются акты. 

Результаты инвентаризации нужно отразить в учетных регистрах, а также в финансовой отчетности. Излишки и недостачи в зависимости от происхождения относят к внереализационным доходам или расходам того периода, когда проводилась инвентаризация.

Применять новый ФСБУ 14/2022 (приказ Минфина от 30.05.2022 № 86н) в обязательном порядке нужно с отчетности за 2024 год. И без надлежаще проведенной инвентаризации НМА тут не обойтись.

Подсчет ТМЦ серьезно отличается от сверки нематериальных активов. В ходе инвентаризации НМА проверяется наличие документов, на основании которых они используются. 

После документарной проверки нужно перейти к проверке стоимости НМА и сумм начисленной амортизации, которая отражена в бухгалтерском и налоговом учете. 

На предварительном этапе инвентаризации необходимо правильно установить, какие активы относятся к НМА и подходят под новые требования ФСБУ 14/2022. Инвентарным объектом является совокупность прав на него. Права подтверждаются соответствующими договорами и другими документами. Одна единица учета НМА может включать в себя комплект из нескольких результатов интеллектуальной деятельности.

Инвентаризация перед переходом на новый ФСБУ 14/2022 позволяет узнать, какие активы больше не признаются НМА, хотя ранее они соответствовали требованиям ПБУ 14/2007. Выявленные активы можно заблаговременно классифицировать, отнести в правильную группу для дальнейшего учета и использования. Поэтому на этом этапе придется тщательно разобрать и проверить имеющиеся документы на НМА.

Компании часто не учитывают в отчетности стоимость РИД. Особенно когда их доля в составе баланса менее 1%. Но благодаря стимулирующим экономику поправкам в НК от 2022 года, многие компании получили возможность использовать льготы по налогу на прибыль на доходы от РИД.

Министры переписали и обновили уже много федеральных стандартов, дошла очередь до инвентаризации. 6 апреля 2023 года Минфин опубликовал ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» (утвержден приказом Минфина №4н от 13.01.2023). С этого момента можно проводить инвентаризацию по новым правилам, обязательными они станут с 2025 года. Рассмотрим, что изменилось и как использовать ФСБУ.

• Перечень случаев, когда обязательно нужно проводить инвентаризацию пополнили оговоркой. При реорганизации фирмы в форме преобразования можно обойтись без инвентаризации.

• Инвентаризации подлежат имущественные права, в том числе других лиц, а также ранее неучтенные активы, которые, в соответствии с ФСБУ, не учитывались в составе активов, а также неучтенное имущество.

• Добавили требования по обязательному опечатыванию помещений на тот случай, когда инвентаризация затягивается на несколько дней и инвентаризационная комиссия не может беспрерывно работать.

• Зафиксировано правило — только на основе слов материально-ответственных лиц нельзя определять фактическое наличие имущества.

Инвентаризация стартует с подписания приказа директором организации. Форму приказа можно разработать самостоятельно или воспользоваться унифицированной формой ИНВ-22 (утв. постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88).

Из административно-управленческого персонала формируется список инвентаризационной комиссии. В состав можно включить сотрудников из службы внутреннего контроля и аудита, если есть такие отделы, а также внешних консультантов и аудиторов.

Присутствующие на инвентаризации материально-ответственные лица не должны входить в состав комиссии. 

Фактическое количество товара записывают в инвентаризационную ведомость, можно использовать унифицированную форму (№ ИНВ-3 утв. постановлением Госкомстата от 18.08.1998 №88). Для некоторых видов товаров придется провести контрольное взвешивание и измерение, а у всей продукции, имеющей срок хранения, проверить срок годности. Поэтому инвентаризация — это количественный пересчет и проверка состояния имущества.

Исправления, как и сами итоговые результаты, должны быть согласованы инвентаризационной комиссией и присутствующими материально-ответственными лицами.

Итоговая инвентаризационная ведомость составляется в двух экземплярах. Бухгалтерия на основе своего экземпляра будет готовить сличительную ведомость. Второй экземпляр вручают материально-ответственному лицу.

К работе подключается бухгалтерия и другие ответственные специалисты, им предстоит провести сверку фактических остатков с данными из системы учета. Если в бизнесе нет отдела бухгалтерии, то сверять наличие должен директор.

Полученные результаты, а именно отклонения от учетных сведений, фиксируются в отдельном документе — сличительной ведомости, можно использовать унифицированную форму ИНВ-19. С ведомостью в обязательном порядке под подпись знакомится материально-ответственное лицо.

Товары, которые в момент инвентаризации находились в пути, записываются в отдельном документе — акте инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути. Можно использовать унифицированную форму ИНВ-6.

Если товары не находятся на месте инвентаризации, так как приняты на ответственное хранение, то по ним составляют — инвентаризационную опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение. Можно использовать унифицированную форму ИНВ-5.

Просроченные и испорченные товары отправляются на списание на основании акта о списании ТОРГ-16. Акт о списании товаров оформляется в трех экземплярах для материально-ответственного лица, бухгалтерии и подразделения, в котором проводили инвентаризацию.

Бухгалтерия оформляет ведомость учета результатов — можно использовать унифицированную ИНВ-26, в которой отражаются:

• излишки;

• недостачи;

• бракованные и испорченные товары;

• пересортица;

• отклонения в пределах норм естественной убыли.

Ведомость по форме ИНВ-26 включает в себя не только количественные показатели, а также финансовые результаты инвентаризации, например, сумму, которую нужно списать с виновных лиц и сумму сверх норм естественной убыли. 

При выявлении несоответствия учетных данных и фактического наличия активов нужно выявить возможные причины расхождений. 

Если обнаружится, что недостача образовалась из-за ошибки в бухгалтерском учете — нужно внести соответствующие корректировки.

Для безопасного отражения недостач в налоговом учете дополнительно нужно оформить такие документы:

• Письменное обязательство виновного сотрудника о возмещении ущерба.

• Решение суда о взыскание ущерба с виновного лица.

• Документы, которые подтверждают, что виновных лиц нет и установить их невозможно. Например, постановление об отказе в возбуждении уголовного дела.

• Документы, которые подтверждаю ЧС.

Как и в случае с недостачами у выявленных расхождений в виде излишков могут быть разные причины: ошибки в документах, потеря данных, злой умысел и прочие. Для отражения излишков в налоговом учете нужны справка или отчет оценщика, где указаны сведения о рыночной стоимости выявленных активов. 

Еще раз акцентируем внимание, что результаты инвентаризации должны быть документально подтверждены, тогда она будет иметь законную силу. Приведем список всех документов, которые вам понадобятся:

• ИНВ-22 — приказ о проведении инвентаризации;

• ИНВ-3 — инвентаризационная опись ТМЦ;

• ИНВ-19 — сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей;

• ИНВ-6 — акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути;

• ИНВ-5 — инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение;

• ТОРГ-16 — акт о списании товаров;

• Приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации;

• ИНВ-26 — ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

Профессионалы КСК ГРУПП проконсультируют по всем вопросам, которые касаются проведения инвентаризации, и помогут разобраться с новыми стандартами бухгалтерского учета. Специалисты справятся с наиболее сложными ситуациями, для решения которых необходимы практические навыки и углубленные знания, и дадут обоснование по каждой рекомендации. 

Ну, а если инвентаризацию не проводить ?

Представим ситуацию: в фирме за долгие годы ни разу не было инвентаризации, хотя  менялся гендиректор и нужно было проводить ежегодную проверку перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. И вот снова пришел новый руководитель: инвентаризацию провели, выявили большую недостачу активов, а это говорит о том, что банк может отказать фирме в использовании кредитных средств из-за нарушений в организации бухгалтерского учета, более того, санкции может применить налоговая. Какая ответственность грозит бывшему директору фирмы? И грозит ли вообще?

За непроведение инвентаризации прямой ответственности нет, но последствия могут повлечь административную и уголовную ответственность. В приведенном примере факт недостачи активов служит основанием, по которым заинтересованные лица (сотрудники компании, например) могут подать в суд исковое заявление с требованием к бывшему руководителю возместить убытки, причиненные фирме. 

Помните, инвентаризация — важный элемент экономического анализа, поскольку позволяет качественно управлять бизнесом и иметь доступ к реальным цифрам финансового положения компании.

Бухгалтерский и налоговый консалтинг

Помогаем в решении сложных вопросов!

Запишитесь на консультацию

Заполните форму и мы свяжемся с вами:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «КСК», ИНН: 7725685410, erid: LjN8KVDsB