Наряд-заказ на выполнение работ необходим, чтобы зафиксировать договоренности и избежать ненужных споров. Предприятия используют документ для учета деятельности сотрудников и подтверждения расходов. Наряд-заказ на строительные работы или перевозки можно оформить в электронном виде в сервисах 1С.
Что такое наряд-заказ
Наряд-заказ — это документ, который оформляется для выполнения определенной работы или оказания услуги. Он является официальным заданием для исполнителя, в котором подробно описываются все требования и условия, необходимые для выполнения задачи.
Основная цель наряд-заказа на выполнение работ— организовать процесс работы и зафиксировать договоренности между заказчиком и исполнителем. Например, документ используется в следующих работах (услугах) — ремонт автомобиля, пошив одежды, выполнение строительных работ или любая другая услуга.
Пример. Представьте, что вы сдаете в ремонт технику. Сотрудник сервиса оформляет наряд-заказ, где указано, что именно нужно починить, сколько это будет стоить и когда работа будет завершена. Документ дает вам уверенность в том, что работа будет выполнена в обозначенные сроки и на известных вам условиях.
Документ помогает избежать недоразумений, поскольку все детали заранее прописаны. Кроме того, наряд-заказ можно использовать как доказательство договоренностей в случае споров.
Формы и бланки наряд-заказов
Закон не обязывает оформлять наряд-заказ на выполнение работ, но при сделках стороны активно его используют, чтобы придать четкость договоренностям и исключить споры в будущем.
Утвержденной формы наряд-заказов нет. Обычно прописываются стандартные пункты, а все остальное зависит от цели предприятия, вида услуги, сферы деятельности. Но есть формы строгой отчетности, которые рекомендовал Минфин в своих письмах в 1995 и 1997 году, которые при необходимости можно использовать и сейчас:
Если вы хотите разработать собственную форму наряд-заказа на выполнение работ, то изучите методические указания (письмо Госналогслужбы от 31.03.1998 № ВК-6-16/210).
При выполнении работ можно использовать стандартную форму наряд-заказа.
Формы БО
Форма БО | Когда может использоваться |
БО-1 | Услуги и работы по ремонту (ремонт бытовых приборов, одежды, квартиры, мебели и т.д.) |
БО-2 | Средний и крупный ремонт обуви и кожаных изделий |
БО-3 | Фотоработы, стирка самообслуживания, ритуальные услуги (некомплексные) и т.д. |
БО-4 | Пошив по индивидуальному заказу, изготовление головных уборов, крупный ремонт одежды и т.д. |
БО-5 | Химчистка, крашение и другие услуги предприятий химчистки |
БО-6 | Выдача предметов напрокат, ремонт предметов проката и т.д. |
БО-7 | Краткосрочные кредиты под залог вещей (ломбарды) |
БО-8 | Прием предметов на хранение (ломбарды) |
БО-9 | Мелкий и срочный ремонт без предоставления гарантии, в присутствии заказчика и т.д. |
БО-10-ДМ | Ремонт и изготовление ювелирных изделий по индивидуальному заказу |
БО-11 (01) | Косметические услуги, маникюр, педикюр, услуги парикмахерских |
БО-11 (02) | Бытовые услуги по форме БО-9 с использованием контрольно-кассовой техники |
БО-12 | Услуги прачечных (стирка) |
БО-13 (01) | Ритуальные услуги по изготовлению оград, памятников и т.д. |
БО-13 (02) | Ритуальные услуги с предварительной оплатой |
БО-14 | Услуги по обслуживанию и ремонту авто-, мототехники |
Что должен содержать в себе бланк
В бланке наряд-заказа содержатся обязательные реквизиты, а также пункты, которые характерны для определенных услуг или работ. Рассмотрим на примере услуг автосервиса по ремонту автомобиля. Что должен содержать бланк:
Наименование заказчика (ФИО руководителя), контактные данные, организационно-правовая форма. Например, название автосервиса, телефон, адрес и ФИО индивидуального предпринимателя.
Ответственный сотрудник. Например, менеджер в автосервисе, который принял заказ.
Информация об объекте ремонта. Сервисы указывают, какой автомобиль взят на ремонт (марка, модель, госрегномер).
Описание работ или услуг — что именно нужно сделать, в каком объеме и с какими характеристиками. Перечень услуг определяется по согласованию сторон. Автосервис не вправе выполнить услугу, которую не согласовал с клиентом.
Сроки выполнения работ — конкретные даты начала и окончания работы. Если работа выполняется в несколько этапов, то указываются промежуточные сроки.
Стоимость — цена услуги или работы, а также порядок расчета. Стоимость фиксируется после согласования сторон. Автосервис без согласования с клиентом не может выполнить не оговоренные заранее работы, а потом требовать с клиента дополнительные деньги.
Материалы и ресурсы — какие материалы будут использоваться и кто их предоставляет. Например, список запчастей, которые предоставляет сервис при ремонте автомобиля.
Ответственность сторон — условия, при которых стороны несут ответственность за нарушение сроков или качества работы. Если ремонт в автосервисе предполагает гарантийный срок, то это условие тоже необходимо указать.
Наряд-заказ на выполнение работ заключают с человеком, который сдает автомобиль в ремонт — собственником или лицом, у которого есть доверенность. Автосервис может попросить у клиента удостоверение личности, если автомобиль остается в мастерской. Если клиент принес на ремонт отдельные агрегаты, то удостоверять личность не требуется.
«КСК ГРУПП» — ваш надежный партнер в сфере консалтинга. Помощь бизнесу и индивидуальным предпринимателям на всех этапах и в разных сферах — аутсорсинг бухгалтерии, юридические консультации, проверка налогов, разработка финансовых стратегий, управление поставками, внедрение 1С и т.д. За 30 лет работы реализовано 25 тысяч успешных проектов. В команде работает более 150 профессиональных экспертов. Выберите, по какому направлению вам нужна помощь, и запишитесь на консультацию.
Преимущества применения заказ-наряда
Наряд-заказ на выполнение работ необходим обеим сторонам сделки — и заказчику, и исполнителю. Его использование дает сразу несколько преимуществ.
В заказ-наряде четко фиксируются договоренности и подробно прописываются все условия — какие работы или услуги нужно выполнить, в какие сроки и за какую стоимость. Соответственно, в процессе сделки недоразумения и споры сводятся к минимуму.
Документ имеет юридическую силу. Если одна из сторон не выполняет свои обязательства, заказ-наряд можно использовать как доказательство в случае спора или разбирательства.
В заказ-наряде прописывается стоимость работ — это позволяет избежать путаницы, особенно когда услуги или работы оплачиваются частями, поэтапно.
Исполнителю удобно работать, потому что он точно знает, что и как нужно сделать. А заказчик получает уверенность, что все будет выполнено по заранее согласованным условиям.
Заказ-наряд — это способ навести порядок в рабочих процессах, сделать их прозрачными и удобными для всех участников. Используя этот инструмент, вы снижаете риски и экономите время.
Документ помогает соблюдать нормы охраны труда, если работы планируются на опасных объектах.
Заказ-наряд используется на усмотрение сторон, когда хотят подстраховаться или получить подтверждение расходов. Чаще всего заказ-наряд используется в сфере оказания услуг или в работе предприятий, которые занимаются ремонтом, перевозками, обслуживанием и т.д.
Важно. Раньше при осуществлении расчетов наличными средствами и (или) банковскими картами без применения кассовой техники предприятия придерживались порядка, описанного в постановлении Правительства от 06.05.2008 № 359 об утверждении форм строгой отчетности. В части 3 положения к постановлению № 359 перечислены обязательные реквизиты, которые необходимо было прописывать в документе (вид и стоимость услуги, сумма к оплате, ответственный за совершение операции сотрудник и т.д.). Но сейчас норматив утратил юридическую силу (постановление Правительства от 18.06.2020 № 875).
Хранение бланков наряд-заказов
Для быстрого доступа к бланкам можно организовать их хранение по датам, номерам или клиентам.
Бланки наряд-заказов содержат важную информацию: данные клиентов, перечень выполненных работ, суммы и сроки. Чтобы избежать их утраты или попадания в чужие руки, документы стоит хранить в сейфах или закрывающихся шкафах. В конце рабочего дня место хранения пломбируется.
Закон или внутренние правила компании могут устанавливать минимальный срок, в течение которого бланки нужно сохранять. Обычно это от 5 лет (в зависимости от характера услуг). Даже после этого срока документы лучше не выбрасывать сразу, а перевести в архив.
Срок хранения для первичных учетных документов и бухгалтерской (финансовой отчетности) указан в законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Бланки наряд-заказов относятся к первичным учетным документам. Срок хранения для них — не менее пяти лет (ч.1 ст. 29 закона 402-ФЗ).
Когда срок хранения заканчивается, бланки нужно правильно уничтожить, но после того как их проверят контрольные органы и аудиторы (письмо Росархива от 26.03.2020 № 7/905).
Просто выбрасывать их в мусор нельзя, так как это может привести к утечке данных. Можно использовать шредер или обратиться к компании, которая занимается утилизацией документов.
Заказ-наряд в строительстве
Наряд-заказ на выполнение работ в строительстве используется, чтобы вести учет зарплаты рабочих, количества отработанного времени и т.д.
Документ не имеет утвержденной формы, но составить его можно с учетом общепринятых правил и специфики деятельности компании:
наименование организации, ФИО индивидуального предпринимателя;
ФИО бригадира, ФИО ответственного;
описание и разряд работ;
профессия рабочего;
задание (норма времени, расценки);
количество отработанного времени (дней, часов);
сумма и вид оплаты.
ФИО бригадира, принявшего работу.
Раньше документ заполняли по форме 414-АПК из приказа Минсельхоза от 16.05.2003 № 750. Сейчас он утратил юридическую силу.
Электронный формат заказ-наряда
Электронный заказ-наряд применяется, например, в грузоперевозках и необходим для фиксации договоренностей между фрахтователем (заказчиком перевозки) и фрахтовщиком (перевозчиком).
Стороны подписывают заказ-наряд усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Документ содержит обязательные реквизиты о каждой стороне сделки:
О фрахтователе — данные о заказчике, предмете перевозки, маршруте, месте подачи транспортного средства и т.д.
О фрахтовщике — сведения о предоставляемом транспорте, сумме оплаты, возврате ТС и т.д.
Форму электронного заказ-наряда можно найти в приложении 3 приказа ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@.
Правила заполнения электронного заказа-наряда
В постановлении Правительства от 21.05.2022 № 931 изложены правила обмена электронными формами документов при перевозках:
правила направления электронных заказ-нарядов в ГИС (Приложение 3);
схема обмена электронными заказ-нарядами (Приложение 4).
Электронный документ можно оформить двумя способами — в специальном онлайн-сервисе или учетной системе компании (например, «1С:Управление нашей фирмой»).
Если для перевозки груза необходимо несколько транспортных средств, то на каждое ТС оформляется отдельный заказ-наряд.
Стороны осуществляют электронный обмен документами через программы ЭДО, одобренных Минтрансом.
Оператор ЭДО проверяет электронный документ и передает его в ГИС ЭПД, если нет никаких нареканий.
Если выявлены ошибки, то оператор ЭДО возвращает заказ-наряд отправителю для их исправления.
В системе ГИС ЭПД за документом закрепляется уникальный идентификатор (УИД).
Фрахтовщик может запросить уточнения у фрахтователя, если не согласен с какими-то сведениями. В этом случае он направляет уведомлении об уточнении, подписанное усиленной КЭП. Фрахтователь не вносит корректировки в текущий документ, а начинает документооборот заново.
Если уточнения не требуются, то фрахтовщик направляет фрахтователю извещение о получении.
Финальный этап — это завершение перевозки. Фрахтовщик формирует файл о возврате транспорта и направляется фрахтователю. В ГИС ЭПД поступает информация об окончании перевозки.
Заказ-наряд в 1С
Заказ-наряд можно сформировать в сервисе 1С:УНФ (Управление нашей фирмой) для сделок с коротким производственным циклом — услуги парикмахерской, ремонт техники, сборка кухни и др.
В разделе «Работы» выбираем, что хотим выполнить — работы или услуги.
Далее указываем «Вид заказа». Этот раздел позволяет оформить сделки, которые совершаются в несколько этапов. Например, для сборки кухни — 7 этапов.
В разделе «Зарплата» ставим галочку напротив строки «Управление персоналом, начисление зарплаты», если зарплата сотрудников сдельная.
В разделе «Работы» выбираем подраздел «Заказ-наряды» и нажимаем «Создать».
В открывшейся форме вбиваем данные о видах работ, покупателе, договоре, сроках выполнения.
Из справочника «Номенклатура» выбираем материалы, необходимые для выполнения работ (например, при монтаже и установке кухни).
В разделе «Товары» можем указать товары, которые должен купить заказчик дополнительно к работам. Эти товары автоматически перейдут в счет на оплату.
Предоставляем клиенту счет на оплату. Для этого формируем его в разделе «Счет на оплату» и распечатываем на бумаге.
Отражаем наличные или безналичные расчеты. Выбираем из двух вариантов — «Поступление в кассу» (оплата наличными денежными средствами) или «Поступление на счет» (безналичный платеж).
Закрываем работы — переводим заказ-наряд в статус «Выполнено» и формируем акт об оказании услуг.
Заполняем таблицу «Распределение зарплаты исполнителей», чтобы начислить зарплату сотрудникам.
При необходимости в сервисе 1С:УНФ можно выполнить анализ всего процесса, узнать себестоимость и создать отчет. Контроль расходов позволяет правильно рассчитать налог на прибыль.
Заключение
Наряд-заказ — это удобный инструмент для контроля выполнения работ, фиксации договоренностей и упрощения взаимодействия между заказчиком и исполнителем. Правильное оформление этого документа помогает избежать недоразумений, минимизировать риски и создать четкую структуру взаимодействия.
О чем нужно помнить:
Учитывайте специфику вашей сферы. При составлении наряд-заказа адаптируйте его содержание под особенности предоставляемых услуг или работ.
Соблюдайте точность данных. Корректное указание сроков, стоимости и объема работ предотвращает споры и облегчает их решение, если они возникнут, а также помогает рассчитать без ошибок налог на прибыль.
Храните документы правильно. Даже после завершения сделки наряд-заказ может понадобиться в качестве доказательства или для анализа. Обеспечьте надежное хранение документов в течение установленного срока.
Переходите на цифровые решения. Электронные наряд-заказы экономят время, упрощают документооборот и делают процесс более прозрачным.
Используйте наряд-заказ не только для оформления документов, но и для повышения эффективности ваших бизнес-процессов при выполнении работ, учете расходов, соблюдении норм охраны труда.
Если у вас трудности с оформлением документации или хотите внедрить успешные процессы в бизнес, то в этом помогут эксперты «КСК ГРУПП». Комплексная и локальная помощь на всех этапах — консультации, мониторинг деятельности, выявление ошибок и нарушений в работе бизнеса. Проведем профилактическую проверку на предмет нарушений и подскажем стратегически верные решения. Окажем помощь по любому виду консалтинга — бухгалтерский учет, налоги, право, автоматизация бизнес-процессов, юридические консультации.
Бухгалтерский и налоговый консалтинг
Помогаем в решении сложных вопросов!
Запишитесь на консультацию
Реклама: ООО «КСК», ИНН: 7725685410, erid: 2W5zFJVdGgG
Начать дискуссию