Начало сотрудничества с компанией «Royal Food»
С компанией «Royal Food» мы начали сотрудничать в 2020 году, когда к нам в ООО «Комплексное управление бизнесом» позвонила их русскоговорящая сотрудница. Она уже знала, что для ведения учета им нужна программа 1С:Бухгалтерия. Выбор пал на эту программу, так как в ней она раньше работала и хорошо ее знала.
Им нужно было хоть что-то, так как учет в компании не был выстроен совсем. После более двух лет работы в текущем режиме, благодаря тесному контакту с бухгалтером, было выявлено слабое звено бизнеса, которое требовало автоматизации, и мы могли с этим помочь.
Слабым звеном оказалась логистика. Бухгалтер Марина работала в этой области, поэтому она активно способствовала продвижению проекта.
Компания «Royal Food» — это холдинг, состоящий из семи пищевых производств: пекарный цех, колбасный цех, молочный цех, рыбный цех идругих.
На старте нашей работы процессы выглядели следующим образом:
Логистика представляет собой группу из пятнадцати человек, занимающихся реализацией финальных продуктов. Среди них четыре офисных работника (бухгалтерия и склад) и восемь водителей-продавцов.
Процесс продаж организован по следующей схеме: водители-продавцы, загружают в свой грузовик продукцию на складе, после чего отправляются по точкам к клиентам. В качестве клиентов выступают маленькие магазинчики, включая русские торговые точки (подобные тем, что можно встретить в США или Испании). На месте водители согласовывают с клиентом необходимый ассортимент, оставляют нужные ему товары и едут дальше. Вся информация о продажах и товарах фиксируется вручную на распечатанных накладных, которые водитель получил в офисе от бухгалтера, и затем отчитываются тем же путем.
Иногда возникала необходимость заменить товар. Клиент мог заметить дефект на товаре, привезенном в предыдущий раз, и водители-продавцы без лишних слов производили замену. Товарообмен базировался на доверии, не требуя формальных подтверждений, что казалось нам удивительным, однако таков был их подход к работе.
Изначально использовались распечатанные накладные и Excel для учета и анализа. Это приводило к множеству потерь и забываний информации, что сопровождалось рядом проблем.
Модернизация бизнес-процессов: мобильное решение и автоматизация склада
Клиент сформулировал требование так «предложите решение, которое будет современнее и оптимальнее». Наши эксперты из компании «Комплексное управление бизнесом» проанализировали текущие бизнес-процессы и разработали план автоматизации.
Мы придумали применить мобильные устройства для работы водителей и установить централизованную базу данных на складе. В качестве мобильных устройств решили использовать ТСД со специализированным софтом, не связанным с языком 1С, что на тот момент представлялось удобнее и оптимальнее.
От этого программного решения требовалось обеспечивать контроль остатков, проводить взаиморасчеты, печатать накладные в формате длинного чека с детализацией товаров, а также обеспечивать возможность замены товаров и отмечать замененные товары, находящиеся в грузовике.
Для автоматизации работы склада мы выбрали программу 1С.Sales & Services Pack, которую заказали через 1C International LLC. Это продукт для клиентов не из России.
Запуск склада прошел очень оперативно и без каких-либо сложностей. Мы внесли некоторые доработки во взаиморасчеты, зачет авансов и печатные формы, чтобы адаптировать их под требования клиентов. Автоматизация взаиморасчетов и других процессов в центральном офисе была реализована в знакомом для нас формате.
Изменение курса: от сложностей с вендором к разработке собственного ПО на платформе 1С
Для автоматизации работы водителей-продавцов были приобретены ТСД и специализированный софт. Однако ПО требовало доработок под бизнес-процессы клиента.
Несмотря на то, что технически изменить код было возможно, довести его до желаемого результата не получилось. Вендор даже предоставил нам специалистов, умеющих работать с этим софтом, однако они не смогли достаточно хорошо вникнуть и понять бизнес-логику процессов клиента.
Многократные обсуждения только замедляли процесс, не давая никакого результата. Они прокомментировали это нестандартностью наших требований и специфики используемых бизнес-процессов, мол наш случай не типичный для данного ПО. Оказалось, что доработка софта не такой простой путь, как ожидалось, и мы начали испытывать ностальгию по отношению к 1С.
В определенный момент мы приняли решение изменить наш подход и разработали собственное программное решение на платформе 1С:Предприятие для мобильных устройств (ТСД).
Автоматизируем бизнес с помощью программ 1С
Работаем на результат с 2005 года
Мобильное приложение для водителей-продавцов
На картинке представлена текущая версия мобильного приложения для устройств ТСД водителей-продавцов.
Оно поддерживает использование несколькими водителями, что позволяет на одном устройстве иметь любое количество мобильных баз водителей.
Чтобы осуществить обмен документами, между базами используется центральная база. Определение узла обмена происходит по Водителю и Идентификатору устройства.
Водители авторизуются, используя пин-коды, которые предварительно создаются в центральной базе и передаются каждому водителю.
Приложение поддерживает интерфейс на английском языке. Смена языка доступна пользователю в настройках устройства.
У водителей есть возможность создавать и печатать инвойсы, возвраты, перемещения и кассовые ордера, используя ТСД. Они также могут получать эти документы из центральной базы (иногда документы создаются не водителями, а бухгалтерией).
Водители имеют возможность редактировать документы, созданные на ТСД, до момента их подписания. Документы, поступающие из центральной базы, не могут быть изменены водителями.
Товарные позиции могут быть отсканированы с использованием сканера, либо введены руками или с использованием камеры телефона в роли сканера. При необходимости, иногда выручает мобильный телефон.
Печатная форма накладной (инвойсы и возвраты) специально настроена так, чтобы водитель на месте мог ее распечатать на принтере этикеток и дать подписать клиенту.
Затем, используя мобильное приложение, водитель фотографирует подписанный документ. Фото прикрепляется к соответствующему документу в системе. При обмене товара фотография автоматически отправляется в центральную базу в качестве приложенного файла к документу.
После синхронизации с центральной базой, бухгалтерия получает доступ к документам водителей. Статус подписания каждого документа отображается цветом и контролируется бухгалтерией.
В приложенных файлах документов бухгалтер может просматривать фотографии с подписанными накладными.
Итоги проекта
Мобильное приложение успешно запущено и отлично решает поставленные задачи.
Теперь водители применяют мобильные устройства для поездок к клиентам и имеют следующие возможности:
Отслеживают свои остатки товаров.
Знают количество брака в грузовике.
Могут взаимодействовать и обмениваться товарами с коллегами и центральным складом.
Могут печатать накладные для клиента, используя устройства, подобные фискальному регистратору (как в России фискальный регистратор, только без фискальной части).
Видят взаиморасчеты.
«Мы полностью удовлетворены новым мобильным приложением, которое значительно улучшило и ускорило процессы, снизило потери товаров и уменьшило дебиторскую задолженность. В настоящее время мы ведем переговоры с ООО “Комплексное управление бизнесом” о внедрении автоматизации в производственные процессы», — сообщила Марина из «Royal Food».
Достоинством системы 1С оказалась ее способность решать множество задач, о которых многие и не догадывались. Наши специалисты глубоко изучили бизнес-процессы компании и с нуля разработали приложение на платформе 1С для мобильных устройств, используемых в южнокорейской компании.
Этот проект продемонстрировал, что система 1С успешно работает в нестандартных условиях и стала для нас исключительно интересным и показательным опытом.
Стоит только начать, и уже трудно остановиться
Теперь, когда все работы завершены и все довольны, у клиента возникают новые запросы, которых раньше не было.
Водители просят реализовать автоматическую отправку заявок на центральный склад — чтобы можно было указывать, список товаров, которые им необходимо подготовить для следующих рейсов, чтобы улучшить ассортимент и сократить время на загрузку. Эту автоматизацию, конечно, они с радостью доверяют нам. Мы будем разрабатывать механизм для таких «заявок на склад». Автоматизация продолжает расширяться, поскольку аппетит приходит в процессе ее внедрения.
Срок выполнения проекта составил 1 год.
Автоматизируем бизнес с помощью программ 1С
Работаем на результат с 2005 года
Реклама: ООО «Комплексное Управление Бизнесом», ИНН: 7707573320, erid: LjN8JvwD9
Начать дискуссию