Основная задача бухгалтера — отражать хозяйственную деятельность предприятия и готовить отчеты для налоговых служб.
Однако руководителю, для принятия решений, бухгалтерские отчеты не подходят. Владельцу бизнеса для планирования необходим управленческий учет, который отражает не только фактические, но и плановые операции, учитывает не только финансы, но и нефинансовые показатели и дает более полную картину о состоянии предприятия.
В крупных компаниях управленческим учетом занимаются финансовые директора, но в организациях поменьше эта задача часто ложится на сотрудников бухгалтерии. Если вы бухгалтер и от вас требуют подготовить управленческие отчеты, прежде всего обратите внимание на их особенности:
- Регулярность и оперативность ведения. Если бухгалтерские отчеты сводятся поквартально, а налоговые платежи регламентированы по конкретным датам, то планы руководства корректируются каждый день. Чтобы управленец мог принимать решение на основании актуальных данных, обновлять информацию в управленческих отчетах надо ежедневно.
- Распределение по статьям и проектам. Для того, чтобы руководитель понимал, что происходит на предприятии, поступления и выплаты в управленческих отчетах необходимо структурировать более глубоко. К примеру, выплату зарплаты потребуется разделить на производственные и непроизводственные траты, а закупку материалов необходимо разбить по проектам.
- Планирование. Для составления прогнозов и принятия решений руководителю недостаточно данных, которые используются в бухгалтерской отчетности. Требуется собрать информацию о планируемых поступлениях и тратах на несколько месяцев вперед.
- Простота и наглядность. Далеко не каждый собственник предприятия разбирается в бухгалтерских терминах и тонкостях. Поэтому, управленческие отчеты должны иметь понятную и удобную для восприятия форму — таблиц, графиков и диаграмм. Так как обычно бухгалтерские данные имеют более сложную структуру, их придется переработать с помощью Excel или другого инструмента для создания наглядных таблиц, графиков или диаграмм.
Существует несколько способов ведения управленческих отчетов, каждый из которых имеет свои плюсы и минусы. Разберем основные из них.
Управленческая отчетность в 1С
Почти каждый бухгалтер работает с 1С. Эта программа решает задачи бухгалтерского и налогового учета, однако существуют способы получения управленческой отчетности и с ее помощью.
Начать формировать данные для руководителя можно с помощью стандартной бухгалтерской отчетности. В ней содержатся данные о выручке и прибыли компании, размере дебиторской и кредиторской задолженности, остатках денег на счетах.
Главный недостаток этой отчетности — она составляется за прошедший период и строго регламентирована.
В 1С также есть раздел «Руководителю», в котором формируется несколько отчетов. Однако все эти отчеты также имеют строгую форму — их нельзя менять, что не очень удобно для руководителя. Кроме того, вся аналитика строится только на тех данных, которые внесены в 1С. «За кадром» может остаться информация об активах компании, детализация расходов и доходов, плановые расходы и доходы, которые еще не оформлены в виде счетов или актов. Многие операции вносятся в 1С с опозданием. Это не критично для бухгалтерского учета, но может сильно исказить картину управленческого.
Чтобы доработать 1С до нужных управленческих отчетов, понадобится помощь программиста. Вероятно, неоднократная — при обновлении программы установленные настройки могут «слететь». Программа может решить задачу управленческого учета в том случае, если руководитель уже имел опыт работы с ней и не требует особой визуализации данных.
Управленческие отчеты в Excel
Таблицы Excel имеют практически неограниченный функционал ведения отчетов. Вы можете создать любые виды таблиц и графиков, которые отразят именно те показатели, которые хочет увидеть руководитель.
В начале организации отчетов в Excel важно определить, по каким критериям будут анализироваться данные. Это зависит от того, что хочет увидеть руководитель. Расходы и доходы можно объединить по проектам, подразделениям, торговым точкам или другим признакам.
Затем необходимо продумать классификацию и присвоить коды операциям, чтобы все пользователи учета одинаково воспринимали информацию. Следующий шаг — сформировать статьи расходов и доходов, подробно их описать и указать, каким бухгалтерским показателям они соответствуют.
Для того, чтобы программа показала необходимые результаты, необходимо потратить немало времени на освоение имеющихся функций, составления формул для расчетов и регламентирования алгоритмов внесения данных. Если вы планируете немного автоматизировать работу, не обойтись без изучения азов Visual Basic для составления макросов.
На всех этапах работы с отчетами в Excel важно внимательно отслеживать каждое из действий пользователей. Одно неловкое удаление или перенос данных может создать ошибки в формулах, которые приведут к неверным результатам. Управленческие отчеты в Excel требуют ежедневного ручного занесения фактических и плановых операций — инструментов для автоматической загрузки данных в программе не предусмотрено. Не получится избежать и «человеческого фактора» — при внесении операций высока вероятность ошибок.
Сервисы управленческого учета
Получить подробную и понятную аналитику без лишних временных затрат могут помочь специальные сервисы для управленческого учета. Их на современном рынке существует немало. Предлагаемые решения отличаются по функционалу, стоимости и конечной информации.
Так, большинство сервисов позволяют подгружать данные из банков и автоматизировать их разнесение по статьям. Однако для составления полноценных управленческих отчетов бухгалтером подойдут сервисы, имеющие прямую интеграцию с 1С.
Одним и таких решений является сервис «КУБ24 ФинДиректор». Он легко интегрируется с 1С и самыми популярными банками и на основе полученных из них данных формирует три основных управленческих отчета, а также более 50 дополнительных отчетов по направлениям, точкам продаж, проектам, маркетинговым затратам, клиентам, продажам, товарам и т. д. Эти отчеты ответят на все вопросы руководителя.
Количество действий, которые необходимо произвести бухгалтеру, здесь минимально — согласовать оплату ежемесячной подписки в размере 2 500 рублей и вместе со специалистами сервиса КУБ24 подключить источники импорта данных. После этого руководитель получит управленческие отчеты и аналитику в различных разрезах бизнеса. Программа также визуализирует все имеющиеся данные в виде графиков и диаграмм.
КУБ24 ФинДиректор
Сервис по контролю и планированию денег бизнеса
Как автоматизировать управленческий учет без крупных затрат?
Начать дискуссию