Большинство компаний, которые не связаны с розничной торговлей или эксклюзивной продукцией, поставляют товары с отсрочкой платежа. Если вы не относитесь к этим категориям, то наверняка сталкивались с просроченной дебиторкой и риском кассового разрыва.
Обсуждая с новым клиентом партнерские условия, предметом торга становится не только цена, но и срок отсрочки платежа. Многие организации даже отказываются от скидок в пользу увеличения периода оплаты товаров после отгрузки. Но даже при своевременном получении денег сохраняются риски кассового разрыва. А ведь не все отличаются пунктуальностью. Некоторые не платят месяцами!
Неконтролируемая, постоянно растущая дебиторка — опасность для любой компании. Она замораживает оборотный капитал, и бизнес либо лишается части прибыли, либо вовсе теряет деньги и попадает в кассовый разрыв.
Дебиторская задолженность — хорошо или плохо?
Некоторые предприятия отгружают товар только после 100-процентной предоплаты. С одной стороны, они минимизируют риск потерять деньги из-за несостоятельности контрагентов, но с другой — теряют клиентов, а соответственно и прибыль.
Большинство компаний соглашаются на рассрочку из-за рыночных условий — без нее от сотрудничества отказываются многие крупные клиенты. В некоторых высококонкурентных отраслях условия рассрочки — одно из главных конкурентных преимуществ.
В борьбе за клиентов компании расширяют период отсрочки, увеличивая собственную кредитную нагрузку. Поставляя товар с отсрочкой платежа, вы кредитуете контрагента за счет собственных средств. Поэтому важно понимать допустимость и стоимость такого кредита.
Получается, дебиторка — это хорошо? Да, но только при предварительной подготовке и тщательном контроле. Когда фирма поставляет товары без предоплат всем подряд, долги контрагентов растут в геометрической прогрессии и становятся проблемой. Они замораживают оборотный капитал, ограничивая развитие фирмы. А в некоторых ситуациях становятся причиной остановки деятельности.
Управление дебиторской задолженностью — это искусство, которое помогает снизить процент просрочек и негативные последствия. Всё начинается с построения систематичности и определения четкого порядка действий.
Контроль дебиторки как отдельный бизнес-процесс
Если регламенты и процедуры взаимодействия с должниками уже разработаны, вы находитесь на верном пути. Но чтобы добиться снижения просрочек и своевременно реагировать на проблемных партнеров, необходима систематизация используемых правил — объединение отдельных документов и норм в единый бизнес-процесс.
Однако без автоматизации процессов любой подход к контролю дебиторки принесет минимум пользы. Эффективная система — это автоматизированная система, способная самостоятельно рассчитать показатели и определить риски.
Регулярный план дальнейших действий
Вы всегда должны понимать, как действовать дальше. Поэтому нужны еженедельные, а еще лучше — ежедневные отчеты по дебиторской задолженности. Кто, сколько должен и какой срок просрочки.
Если у вас больше 15-20 клиентов и 4-5 отгрузок в день, ручная подготовка ежедневных отчетов — невыполнимая задача. Опытные руководители пользуются специальными программами, которые считают показатели в режиме реального времени и за доли секунды составляют информативные отчеты.
Обсуждайте просроченные задолженности с ответственными сотрудниками. Например, раз в неделю проводите совещание. Обяжите работников не просто отчитываться о суммах дебиторки, но и предлагать конкретный план по её сбору и рассказывать про уже предпринятые действия.
Еженедельные собрания — оптимальный вариант. Если увеличить периодичность до 2-3 недель или месяца, можно упустить из виду некоторые задолженности.
Длительность совещания ограничивайте 30-40 минутами. Во-первых, чтобы не отнимать много рабочего времени. Во-вторых, долгие собрания неэффективны. Участники устают и плохо концентрируются на важных вопросах.
Ваши сотрудники должны с первого дня работать над возвратом просроченной дебиторки:
- прекратить отгрузки до погашения обязательств;
- регулярно связываться с клиентом для решения проблемы;
- проводить очные переговоры;
- в положенный срок запускать процедуру судебного взыскания задолженностей.
Контролируйте платежную дисциплину
Многие компании не следят за изменением платежного поведения контрагентов. Поэтому проблемы возникают «из ниоткуда», хотя их можно выявлять заранее.
Отслеживайте увеличение сроков оплаты после отгрузок. Например, сегодня клиент платит через 10 дней после поставки продукции при 20-дневной отсрочке — это хорошо. Через два месяца срок оплаты увеличивается до 18 дней — в рамках 20-дневной рассрочки это по-прежнему хорошо, но уже очевидна отрицательная динамика.
В подобных ситуациях не откладывайте активные действия: узнайте причину увеличения срока, изучите отчетность и ознакомьтесь с рыночными новостями. Возможно, компания столкнулась с финансовыми трудностями. Тогда задумайтесь о пересмотре условий сотрудничества уже сейчас, не тяните до получения безнадежной дебиторки.
Но не принимайте импульсивных решений. Даже если компания всегда задерживает оплаты на несколько дней, проводите предварительный анализ.
Добавьте к отчету о платежной дисциплине результаты АВС-анализа. Если клиент относится к группе «А» (читай — важный партнер, который приносит много выручки), пересмотрите условия сотрудничества: например, увеличьте период рассрочки. Если же клиент относится к категории «С», прекратите взаимодействия или перейдите на условия предоплаты.
Учитывайте оплаты по сделкам
Денежные средства учитывайте не по договорам, а по конкретным сделкам — счетам или накладным. Часто случается, что контрагент не согласен с одной отгрузкой, но все последующие оплачивает своевременно. При учете полученных денег на договор в целом компания теряет понимание, какую отгрузку или услугу не оплатил партнер.
В бухгалтерских программах возможен учет платежей по сделкам: пользуйтесь этой функцией, чтобы не терять долги.
Работайте с любыми суммами
Распределяйте усилия на всех должников. Не концентрируйте внимание только на тех, кто не оплатил 80-100% от суммы поставленных товаров или оказанных услуг.
Оцените риски
Систематизируйте должную осмотрительность. Установите, какие данные собирать сотрудникам для определения кредитного лимита и в каких случаях отказывать в предоставлении отсрочки.
Сегодня для сбора информации недостаточно данных из ЕГРЮЛ, ФССП, финансовой отчетности и других подобных источников. Копайте глубже: связывайтесь с партнерами потенциального клиента, общайтесь с его сотрудниками и т. п.
Мотивируйте сотрудников
Сделайте так, чтобы доходы менеджеров зависели от финансовых результатов и благополучия компании. Тогда они ощутят, что плывут с вами в одной лодке, станут работать ответственнее и допускать меньше просрочек.
Например, рассмотрите введение:
- премий за отгрузку товаров по предоплате;
- начисления зарплаты и бонусов не по количеству отгрузок, а по объему фактически полученных денег;
- учета расходов на рассрочку в конечной доходности;
- штрафов за просрочку оплаты контрагентами;
- материальную ответственность за проверку контрагентов с грубыми нарушениями.
В подобных условиях менеджеры тщательнее проверяют клиентов и не раздают кредитные лимиты направо и налево в угоду выполнения объема продаж. А при возникновении просроченной дебиторки, проявляют максимум активности для ее погашения — ведь от этого зависит их персональный финансовый результат.
Не бросайте улучшение бизнес-процесса
Не пускайте на самотек разработанный бизнес-процесс. Анализируйте показатели, следите за динамикой скорости возврата дебиторки. Считайте не только полученную от рассрочки прибыль, но и понесенные затраты:
- стоимость денег по средней процентной ставке кредитов;
- ущерб от «безнадежной» дебиторки;
- ФОТ сотрудников, которые предоставляют рассрочку и работают над возвратом;
- госпошлины, командировочные, представительские и другие издержки, возникающие в процессе возврата долгов.
Внимательно изучайте непогашенную дебиторку. Ищите в бизнес-процессе «пробелы», которые привели к потере денег. Регулярный анализ поможет усовершенствовать механизмы. Это снизит объем долгов и вероятность подрыва финансовой стабильности предприятия.
Автоматизация повышает эффективность
Дополните свои бухгалтерские программы, ERP- и CRM-системы наглядными графиками и дашбордами.
Программа «КУБ24.ФинДиректор» за 2 500 рублей в месяц предлагает готовое решение, которое дополнит вашу 1С всеми необходимыми отчетами и дашбордами, и не придется нанимать дорогостоящих программистов.
Вы получите:
- ежедневные отчеты по дебиторке;
- расчет динамики изменения суммы задолженностей;
- определение размера и соотношения текущей, просроченной и безнадежной дебиторки;
- оценку платежной дисциплины клиентов, чтобы прогнозировать возникновение просрочек и своевременно прибегать к превентивным мерам;
- оценку среднего времени возврата долгов;
- расчет затрат на возврат дебиторки;
- определение стоимости денег по процентной ставке кредитов;
- расчет бонусов менеджеров, чтобы они могли видеть свои доходы в режиме реального времени — дополнительная мотивация;
- учет оплат по сделкам.
Можете работать по-старинке в Excel-табличках. Но эффективность все равно останется низкой из-за большого объема ручной работы.
Возможно доработать вашу бухгалтерскую программу под отчеты и графики, но сравните стоимость часа работы 1С-программистов и будет понятно, что проще и быстрее воспользоваться профессиональным инструментом, который закроет все ваши потребности.
КУБ24 ФинДиректор
Сервис по контролю и планированию денег бизнеса
Комментарии
1🤔