Финансовый анализ

Как найти узкое место в бизнесе, мешающее зарабатывать больше

Если бизнес уперся в потолок, который не дает развиваться, открывать новые горизонты и ограничивает результативность, то давайте разбираться, в чем тут дело и как преодолеть сложности.
Как найти узкое место в бизнесе, мешающее зарабатывать больше
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Что такое бутылочное горлышко и зачем нужен постоянный анализ

В 1984 году экономист Элияху Голдратт впервые описал теорию ограничений, которая гласит: ограничение в системе определяет ее работу в целом.

Например, у вас есть трубопровод с диаметром 45 см, который перекачивает 200 л в секунду. Но в одном месте он сужается до 10 см, поэтому системы хватает только на 40 л. И даже если заменить трубы с 45 см на 60-сантиметровый диаметр, ничего не изменится. Это узкое место в 10 см будет по-прежнему определять производительность.

В бизнесе все аналогично. Одна проблема может кардинально влиять на прибыль или другие показатели. Это явление назвали бутылочным горлышком — проблема, которая снижает эффективность предприятия. 

Например, после расширения отдела продаж количество заказов выросло с 50 до 150 в неделю (ого, в три раза!). При этом мощности производства хватает лишь на 50 заказов. Вроде бы и улучшение налицо, но в этом нет смысла. Производственный отдел — это бутылочное горлышко, из-за которого прибыль осталась прежней.

Узкие места есть всегда и в каждом бизнесе. Если сейчас не видите проблем, значит, они пока маленькие и незаметно влияют на результат.

Расширением одного узкого места дело не ограничивается, потому что трудности появляются в других местах. Если быть точнее, то они уже скорее всего были, просто оставались незаметными на фоне прежних проблем. 

Например, расширите трубопровод с 10 см до 45 см — помехи появятся в местах с диаметром 20 см. Улучшите систему в этом месте, нужно будет переходить к следующим участкам, которые меньше 45 см. А потом труба прохудится в местах стыков — и это тоже нельзя оставлять без внимания.

Поэтому анализ процессов и выявление проблем должны стать регулярными задачами. Необязательно тратить на это по 2–3 часа в день. Достаточно просматривать отчеты и следить на графиках за динамикой основных показателей.

Какими могут быть ограничения в бизнесе

Ограничения делятся на две группы: 

1. Процессные или временные, которые появились из-за определенных обстоятельств и скоро разрешатся сами по себе.

2. Системные — существуют долго и не разрешаются без вмешательства.

К временным ограничениям можно отнести нехватку кадров из-за болезней, перебои с поставками сырья из-за погодных условий и т. п.

Если производство выполняет 50 заказов в неделю, потому что половина рабочих на больничном, проблема решится после возвращения сотрудников. Для этого не нужно метаться, сокращать отдел продаж — потом все придется восстанавливать и тратить лишние деньги.

Другое дело, если 50 заказов — это предел из-за мощности оборудования. Станки не станут быстрее и мощнее, так что перед нами системное ограничение. На выбор два пути:

  • Решить проблему. Купить новое, более производительное оборудование.

  • Учитывать ограничение в работе. Если нет возможности обновить станки, следует сократить отдел продаж и уменьшить рекламный бюджет. Это увеличит прибыль и не навредит репутации из-за просроченных заказов.

Системное ограничение может быть связано с проблемами исполнителя. Сотрудникам может не хватать квалификации, чтобы работать на оборудовании, поэтому они успевают выполнять только по 50 заказов в неделю.

В текущем моменте ищите самые узкие места, не отвлекаясь на мелкие проблемы. Когда найдете бутылочное горлышко, бросайте все силы на расширение. Действовать по чуть-чуть — плохая идея, которая стоит многих возможностей и улучшения бизнеса.

Что сделать, чтобы найти ограничения

Чтобы убрать ограничение, его сначала нужно найти. Начните с постановки управленческого учета, если не сделали это ранее. Используйте сервис КУБ24: он систематизирует данные и составит наглядные отчеты, которые помогут в поиске проблем.

Посмотрите отчеты

Регулярно смотрите месячные и квартальные отчеты о движении денежных средств (ОДДС) и о прибылях и убытках (ОПиУ). Первые признаки появления узких мест — снижение показателей по сравнению с прошлыми месяцами. Например, может вырасти выручка, а прибыль нет. Или увеличили рекламный бюджет на 100%, а продажи поднялись только на 15%.

Если отчетов еще нет, то проблемы можно выявить по косвенным признакам:

  • увеличили объем работ, а прибыль не изменилась;

  • сделали больше рекламы, а количество лидов не выросло;

  • расширили отдел продаж, но сделок больше не стало;

  • высокая загруженность задачами;

  • и другие, которые связаны с результативностью бизнеса.

Проанализируйте процессы

В идеале должны быть четкие, оцифрованные бизнес-процессы. Только за счет оцифровки можно увидеть, в каком месте узкое горлышко.

Например, должна быть воронка продаж с последовательностью этапов — от первого контакта до закрытия сделки. Узким горлышком будет этап, на котором «отваливается» больше всего клиентов.

Представим организацию, которая занимается установкой окон. В среднем, на каждый следующий этап переходит 30–35% лидов, но после выезда замерщика к подписанию договора переходит только 10%. Это и есть проблемное место, расширение которого увеличит выручку и прибыль.

Если не удалось обозначить проблему, проведите SWOT-анализ. Найдите сильные и слабые стороны бизнеса, составьте список возможностей и ограничений. Они станут отправной точкой в выявлении бутылочных горлышек.

Управленческий учет для роста прибыли и экономии времени на каждом этапе развития бизнеса

Онлайн-сервис для принятия решений на основе цифр

Составьте план преодоления ограничений

Решите, как устранять ограничение. Составьте список возможных вариантов, а затем выберите оптимальный.

План действий достаточно простой:

  1. Сбор гипотез;

  2. Оценка возможного результата по каждой гипотезе и выбор для тестирования оптимальных вариантов;

  3. Назначение ответственных за тестирование гипотез;

  4. Проведение тестирования гипотез;

  5. Подведение итогов;

  6. Возвращаемся к пункту 1, пока не достигнем нужный результат.

Продолжим пример с узким горлышком в воронке продаж — после замеров только 10% клиентов переходят к заключению договора.

Чтобы устранить проблему, можно рассмотреть и протестировать несколько гипотез. Например, повысить умение замерщиков продавать, отправив их на курсы по продажам. Предложить клиентам 3D-визуализацию проектов после замеров и т.п. По каждой гипотезе пишется ожидаемый результат и разрабатывается план тестирования и подведения итогов. 

После тестирования смотрят, как поменялась конверсия. Если достигла целевого значения — 30–35% — переходят к поиску и устранению других проблемных мест.

Аналогично действуют по остальным этапам воронки продаж. Можно рассчитать, на сколько увеличится прибыль при повышении конверсии на 5, 10, 15 и более процентов, а затем составить список вариантов, которые помогут достигнуть цели.

Для каждого варианта составляется список гипотез, которые затем последовательно тестируются с замерами результатов.

Например:

  • CTR объявлений в контексте. 

Чтобы повысить конверсию, можно:

  • добавить в заголовки информацию о специальном предложении;

  • проработать портрет потребителя и изменить настройку показов;

  • Конверсия сайта. 

Чтобы повысить конверсию, можно:

  • изменить положение кнопок;

  • обновить заголовки;

  • добавить актуальные кейсы.

Для фиксации планов можно использовать онлайн-сервис, чтобы у всех ответственных лиц был оперативный доступ. 

Внедрите разработанные решения и оцените результат

План не принесет пользы, если ничего не делать (эх, жаль). Не откладывайте на потом выполнение плана, наседайте на ответственных и требуйте результатов. Чем дольше будете откладывать, тем меньше вероятность, что план будет выполнен.

Проводите подведение результатов, например, раз в неделю, чтобы обсуждать промежуточные итоги и возникшие сложности. При необходимости корректируйте план — это гибкий инструмент, который адаптируется под текущие условия.

Когда план будет выполнен, работа не заканчивается. Нужно оценивать результат и изменение показателей. Восстановилась ли выручка и маржинальная прибыль? Стало ли меньше отказов и больше повторных обращений? Можете заранее определить ключевые метрики, по которым будете оценивать эффективность устранения бутылочного горлышка. 

На момент выполнения планов остановите другие изменения процессов. При работе с узкими местами придерживайтесь принципа А/В-тестирования: вносите одно изменение для устранения проблемы.

Если выполняете несколько задач параллельно, то не сможете понять, что именно повлияло на результат. Проблема может остаться нерешенной, а вы примете неверные управленческие решения.

Кто может помочь в поиске и преодолении ограничений

Предпринимателю не всегда удается найти бутылочное горлышко. Могут быть разные причины:

  • Нехватка времени, высокая загруженность операционкой.

  • «Замыленность» глаза. Собственник не всегда видит то, что со стороны очевидно другому человеку. 

  • Недостаток квалификации. Может не хватить знаний, чтобы определить точную проблему.

Сегодня востребованы специалисты, которые находят и помогают устранить ограничения. 

Даже если вы справляетесь с узкими местами, привлечение специалиста может принести пользу. Свежий взгляд дает новые идеи, позволяет посмотреть на процессы под другим углом. В результате удается кратно повысить эффективность и результативность бизнеса.

Услуги специалиста, который работал с десятками компаний и имеет опыт решения аналогичных задач, обойдется в 300–500 тысяч руб. в месяц. Такие зарплаты могут позволить себе только крупные компании.

По сути это финансовый директор, который организует сбор данных и их анализ на предмет узких горлышек. И далее рассчитывает изменение прибыли за счет исправления проблемных мест. 

Малый и средний бизнес сэкономит, воспользовавшись аутсорсингом финдира. Такая услуга в связке с автоматизированной программой управленческого учета — например «КУБ24 ФинДиректор» — обойдется дешевле штатного сотрудника.

Бизнес сложно масштабирования без понимания, куда прикладывать усилия и вкладывать деньги. Финансовый директорэто навигатор, который найдет «пробки на дорогах», которые тормозят ваше развитие и предложить пути объезда. 

Управленческий учет для роста прибыли и экономии времени на каждом этапе развития бизнеса

Онлайн-сервис для принятия решений на основе цифр

Реклама: ООО «КУБ», ИНН 9705052396, erid: LjN8Jtfn9

Комментарии

4
  • Например, после расширения отдела продаж количество заказов выросло с 50 до 150 в неделю (ого, в три раза!). При этом мощности производства хватает лишь на 50 заказов.

    Действительно, для чего это надо было делать?😏

    Вроде бы и улучшение налицо, но в этом нет смысла. Производственный отдел— это бутылочное горлышко, из-за которого прибыль осталась прежней.

    Расширение отдела продаж можно расценивать как увеличение количества сотрудников этого отдела. Что неизбежно повлечет за собой увеличение ФОТ, согласны?😉 Допустим, что выручка ограничена и эквивалентна денежному выражению 50 заказов. Тогда при неизменной выручке и увеличившемся ФОТ прибыль уменьшится, а не останется прежней🤔Допускаю, что урезали другие расходы для выхода на прежнюю прибыль.

    • Жанна

      Расширение отдела продаж можно расценивать как увеличение количества сотрудников этого отдела.

      расширение отдела продаж без предварительной оценки возможностей производства можно расценивать как глупость менеджмента организации во главе с руководителем 🤪

        • Евгения Шестакова

          Частая проблема, кстати. Когда набирают огромный отдел продаж на голые проценты (мы ж ничего не теряем), а потом за голову хватаются