Безопасная работа с персональными данными

Действующее законодательство (закон 54-ФЗ) под персональными данными (ПД) понимает любую информацию, которая относится к определенному или определяемому физическому лицу прямо или косвенно. 

При этом в законе мы не найдем конкретного перечня персональных данных: настолько широкое определение не позволяет составить универсальный список. По сложившейся практике (в том числе судебной), к персональным данным относят:

• ФИО и дату рождения;

• паспортные данные; 

• адрес и номер телефона;

• данные водительского удостоверения;

• место работы и доход;

• отпечатки пальцев и ДНК гражданина;

• радужную оболочку глаз;

• индивидуальные анатомические особенности;

• сведения из медицинских книжек, личных дел;

• информацию о национальной принадлежности и т.д.

Все подлежащие защите персональные данные подразделяют на четыре категории ― общие, специальные, биометрические и иные. И если первые три чаще не вызывают вопросов, то категория «Иные» заставляет задуматься.

Обратите внимание: одни и те же данные, но указанные не в комбинации, а по отдельности, могут не иметь статус персональных. Так, например, Верховный суд РФ полагает, что номер телефона без ФИО и других идентификаторов не будет считаться персональными данными.

Ключевой момент: собирать персональные данные компания может только в случае, если имеет на это юридическое основание. Достаточным основанием считаются действующее законодательство, соответствующий договор или согласие — как в электронном виде, так и в бумажной форме.

Для безопасного сбора персональных данных эксперты также рекомендуют учитывать еще несколько советов:

• Обязательно сохраняйте согласие. При проверке или при возникновении претензий со стороны человека вы всегда сможете предоставить электронный или бумажный документ, который подтвердит факт получения согласия на обработку персональных данных.

• Незамедлительно избавляйтесь от ненужных данных. Если по какой-то причине в вашем распоряжении оказались данные, собранные по ошибке, следует как можно скорее их удалить.

• Не собирайте данные «впрок». Накапливать данные, которые на сейчас момент не нужны ― большая ошибка. Компаниям следует собирать персональные данные, действительно необходимые для решения конкретных задач.   

Хранение — наиболее ответственная составляющая всей работы с персональными данными. Необходимо четко определить, где и как хранятся персональные данные, у кого есть доступ к ним и как происходит обработка. Минимизировать риски при хранении персональных данных помогает разработка регламентов и контроль за их исполнением.

Эффективный метод — составление «карты», включающей в себя все процессы, связанные с персональными данными. Также для безопасного хранения персональных данных рекомендуется:

• предоставлять доступ к данным только тем лицам, которым он действительно необходим;

• незамедлительно удалять персональные данные, которые больше не нужны;

• проводить анонимизацию данных, если нет потребности в их использовании в первозданном виде;

• по возможности проводить псевдоанонимизацию персональных данных;

• отказаться от использования новых сервисов для хранения и обработки персональных данных до получения гарантий их безопасности;

• не применять тестовую инфраструктуру для работы с персональными данными.

Для хранения данных следует выбирать только те носители, к которым исключен доступ посторонних. Если отказаться от бумажной документации нет возможности, хранить такие документы нужно в надежно защищенных местах — например, в закрывающемся ящике или сейфе. На рабочем столе бумажные носители находятся только тогда, когда сотрудник с ними работает. 

Важно. Хранить пароли следует в специальных программах. Такая информация не должна быть записана в ежедневнике или на стикерах: раскрытие пароля позволит злоумышленникам легко получить доступ к персональным данным.  

Любые действия по передаче персональных данных согласовывают и протоколируют. Каждый сотрудник компании, работающий с персональными данным, в обязательном порядке информируется обо всех процедурах.

При передаче персональных данных также соблюдают следующие требования:

• использование шифрования при передаче данных;

• отсутствие доступа с правами администратора к системам с персональными данными у компаний-подрядчиков;

• заключение договора поручения на обработку персональных данных при их передаче в другие компании.

Еще один важный момент, о котором нередко забывают: доступ к персональным данным должен разграничиваться по экстерриториальному признаку. Что это означает? Если процесс трансграничной передачи персональных данных не был урегулирован, доступ граждан одной страны к ПД граждан другой страны не допускается.

Одна из главных составляющих безопасности при работе с персональными данными ― профессионализм сотрудников. Повысить осведомленность персонала о существующих угрозах и правилах работы с ПД помогут тренинги. Такое обучение научит принимать правильные решения и минимизируют риски утечки данных в результате человеческого фактора. 

На платформе Kaspersky Automated Security Awareness Platform представлены основные и экспресс-курсы по кибербезопасному поведению. Простой и при этом эффективный онлайн-инструмент позволяет освоить нужные в работе навыки в короткие сроки. Микромодули и гибкий подход дают возможность изучать только то, что действительно необходимо. На платформе доступно отслеживание данных учащихся в реальном времени: можно узнать, каким отделам нужно уделить максимум внимания.

Получите бесплатный чек-лист по киберзащите бизнеса на удаленке

Поможем избежать атак программ-вымогателей

Узнайте, как безопасно организовать работу в условиях удаленной работы

Заполните форму ниже и мы пришлем чек-лист на ваш e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: АО «ЛАБОРАТОРИЯ КАСПЕРСКОГО», ИНН 7713140469, erid: LjN8JzgFS