Зачем внедрять систему кадрового электронного документооборота (КЭДО)
В ноябре 2021 года в Трудовом кодексе появились новые статьи 22.1, 22.2, 22.3, которые позволяют кадровым отделам полноценно переходить на ЭДО. Приказы и справки не нужно оформлять в бумажном варианте, а подписать документы можно электронной подписью.
Если упростить, система электронного кадрового документооборота — это система, которая позволяет создавать разные виды кадровых документов в цифровом виде. Их юридическая значимость такая же, как и бумажного аналога.
Плюсы перехода на КЭДО можно выделить такие:
Электронный документооборот экономит время кадровых работников — особенно, если команда трудится на удаленке или у компании есть обособленные подразделения в разных городах.
Гораздо проще следить за наличием и сохранностью кадровых документов. Не нужно содержать огромный бумажный архив, и документы не потеряются. Благодаря этому организации проще соблюсти требования законодательства, которые предъявляются к хранению кадровой документации.
Благодаря КЭДО можно сэкономить на бумаге и краске для принтера, а также на хранении документации.
КЭДО также привлекательно с точки зрения создания устойчивого HR-бренда, что может положительно повлиять на решение молодого соискателя работать именно в той компании, которая использует КЭДО.
На что обратить внимание при выборе системы КЭДО
Перед тем как переходить на КЭДО, нужно определить перечень документов, которые компания будет вести в электронном виде, и получить от работников согласие подписывать их электронными подписями.
Затем важно установить, какие требования будут предъявляться к системе КЭДО. На этом этапе также уже можно изучать те решения, что есть на рынке. На что стоит обратить внимание:
базовые функции КЭДО — есть ли возможность подписывать и согласовывать документы в электронном формате;
на какое количество сотрудников рассчитана система;
есть ли интеграция решения с учетной системой, в которой работает кадровая служба;
можно ли автоматизировать кадровые процессы: отпуска, прием, увольнение, командировки;
как в системе хранить кадровые документы, есть ли электронный архив;
какие типы электронных подписей (ЭП) поддерживаются;
какие варианты поставки предоставляет разработчик — облачный или локальный;
соответствует ли разработка законодательству;
во сколько обойдется сервисное обслуживание.
Сегодня на рынке представлено большое количество решений, которые отличаются по своим функциям и стоимости.
Рассмотрим наиболее популярные и часто встречающиеся системы, которые позволяют компаниям работать с кадровой документацией в электронном виде.
Обзор систем КЭДО
LDM.КЭДО
Платформа подходит компаниям разного масштаба: количество сотрудников может составлять от 10 до 10 тысяч человек. В ней удобно создавать, хранить и согласовывать любые документы в электронном виде. При этом можно настроить необходимые маршруты согласования, а также работать как на компьютере, так и на смартфонах и планшетах.
Преимущества системы:
поддерживает все виды ЭП;
интегрируется с Госключом;
интегрируется с 1С:ЗУП;
гибко настраиваются права доступа;
встроенный выпуск УНЭП;
дружелюбный и удобный календарь отпусков;
сервис автоматизирует все виды кадровых процессов;
внедряется за 1 час и не требует сложной поддержки;
Low-code возможности;
размещается на собственных серверах компании (On-Premises);
можно внедрить одновременно КЭДО и СЭД по цене одного проекта.
У вендора большой опыт разработки — более 20 лет. Это надежное и современное решение, которое полностью соответствует законодательству и позволяет вести учет юридически важных кадровых документов. Кроме того в стоимость лицензии входит вендорская техническая поддержка, которая включает в себя:
Прием обращений от клиента в режиме 24 на 7 на электронную почту.
Исправление инцидентов, которые признаны дефектами и возникают в работе платформы LDM, с включением доработанного программного обеспечения в состав будущих релизов.
Оповещение о выходе новых релизов платформы LDM.
LDM.КЭДО — это российское импортонезависимое решение, которое могут использовать любые организации, в том числе государственные. Оно является частью платформы LANIT Document Management, которая позволяет управлять цифровыми документами компании.
Познакомьтесь с возможностями системы подробнее — оставьте заявку на консультацию или закажите демонстрацию сервиса.
Готовитесь переходить на КЭДО?
Забирайте готовые шаблоны ЛНА, которые нужно оформить
![](https://i.klerk.ru/8K8_j848X706LpRZLjgtCQ6I7U6v_U13qpkT-o9xXe8/w:200/h:200/aHR0cHM6Ly93d3cu/a2xlcmsucnUvdWdj/L2Jsb2dQb3N0LzIx/NmU0NDU2YzJkNTBk/MjQ4MjAxYzdiNTM4/YzExNTRkLmpwZw.webp)
Не тратьте время на разработку нормативных документов «с нуля»
Заполните форму, вышлем готовые шаблоны на e-mail:
«Сберкорус» КЭДО
Это облачный продукт от Сбера, который позволяет подписывать кадровые документы в электронном виде. Плюсы его использования таковы:
в сервисе можно хранить какое угодно число документов;
ЭП можно выпустить прямо в системе;
есть инструкции по заполнению документов;
есть возможность отправлять работникам уведомления по смс и на электронную почту;
система позволяет настраивать маршруты согласования любой сложности.
Программа применяется не только для работы со штатным персоналом, но и для взаимодействия с внештатными исполнителями.
HRlink
Российская система, которая упрощает ежедневное делопроизводство и работает с любыми видами ЭП. Пользователю доступен весь необходимый функционал: кадровый учет, электронный архив, учет отпусков и командировок, электронный архив. Кроме того, у системы есть такие плюсы:
наличие модуля, который позволяет работать с расчетными листками;
доступ в систему с мобильного устройства;
сервис располагает готовым модулем, который автоматизирует прием сотрудников;
можно отправлять работникам уведомления в виде смс или пуш-уведомлений;
сервис использует цифровые подписи и записи Госуслуг ЕСИА;
малый бизнес может приобрести систему со скидкой 30%.
Так как это отечественное решение, с ним могут работать госкорпорации и госучреждения.
Directum HR Pro
Еще одна система от российского разработчика ПО. Сервис имеет блочную структуру, его можно настроить индивидуально под конкретную компанию. Система адаптируется под разные сферы и масштабы бизнеса. Также обладает следующими преимуществами:
можно осуществлять массовую выгрузку для экспорта в госорганы;
есть опция информирования сотрудников о предстоящих мероприятиях или событиях;
сервис использует технологию фонового усовершенствования ЭП, благодаря которому кадровые документы будут юридически значимыми в течение 75+ лет согласно законодательству;
специалисты Directum сопровождают компанию на каждом этапе внедрения, при этом оказывают консультационную и методологическую поддержку.
Однако подписка на обновление программы и бесплатная техподдержка доступны в течение всего одного года после покупки.
Elma360 КЭДО
Это относительно недавно появившееся решение — на рынке представлено с 2022 года. В его основе — low-code платформа ELMA365, то есть фактически это конструктор с законченными модулями, который позволяет обмениваться документами и подписывать бумаги с помощью УНЭП.
Благодаря low-code платформе систему и маршруты согласования легко адаптировать под особенности бизнеса и изменения законодательства без участия программистов. Преимущества системы ELMA КЭДО:
позволяет автоматизировать прием и увольнение сотрудников, работать со всеми видами кадровых документов;
есть интеграция с 1С:ЗУП, чтобы загружать штатное расписание и выпускать УНЭП;
в сервисе есть конструктор документов, который позволяет внести изменения в готовые шаблоны. Встроенный ИИ распознает сканированный текст и исключает ошибки ручного ввода.
При этом со второго года использования техподдержка сервиса — платная, она составит 20% от стоимости лицензии. Кроме того, отдельно нужно подключать модуль «Отпуска».
Easy Docs
Достаточно простая и удобная система с нужными инструментами для автоматизации всех основных кадровых процессов: приема, увольнения, перевода сотрудников, оформления отпусков и командировок. Сервис работает в облаке, то есть устанавливать программное обеспечение на компьютер заказчика не требуется. EasyDocs интегрируется с 1С:ЗУП и другим учетным ПО. Плюсы программы:
информировать работников, создавать, публиковать и подписывать документы можно в мессенджерах, в том числе Whatsapp, Тelegram и других;
в EasyDocs есть шаблоны типовых кадровых документов и простой конструктор, чтобы добавить недостающие шаблоны;
в системе достаточно просто настроить маршруты согласования. При этом есть пять уровней маршрутов: от общего для организации до индивидуального для сотрудника;
в сервисе можно выпустить облачную ЭП.
При этом отсутствует электронный архив, а специалисты технической поддержки работают с 9 до 18 часов по московскому времени. В остальное время доступен бот техподдержки.
В таблице подведем итоги сравнения сервисов:
LDM.КЭДО | Сберкорус КЭДО | HRlink | Directum HR Pro | ELMA КЭДО | Easy Docs | |
Массовое подписание | + | + | + | + | + | + |
Настройка сложных маршрутов согласования и подписания | + | + | Есть редактор маршрутов, но функции ограничены | + | + | + |
Вариант внедрения | Облачный и локальный | Облачный | Облачный и локальный | Облачный и локальный | Облачный и локальный | Облачный |
Демоверсия | + | - | - | - | + | + |
Техподдержка | + | + | + | + | + | с 9 до 18 |
Интеграция с 1С:ЗУП | + | + | + | + | + | + |
Интеграция с другими учетными системами | Открытый API | Открытый API | Открытый API | Открытый API | Открытый API | Открытый API |
Компаниям, которые оформляют множество кадровых документов, предъявляют высокие требования к информационной безопасности, имеют территориально обособленные филиалы, работают с распределенными командами, внедрение системы КЭДО необходимо. Это поможет ускорить кадровые процессы, сократить затраты на оформление кадровых документов и избежать потерь важной документации.
Запишитесь на бесплатную демонстрацию решения LDM.КЭДО, чтобы узнать больше о его преимуществах.
LDM.КЭДО
Система безопасного кадрового электронного документооборота с соблюдением норм и требований законодательства
![](https://i.klerk.ru/TuVAijxsjT8G209wLEGTQ4hYltqHewvAoectZMDq9qQ/w:200/h:200/aHR0cHM6Ly93d3cu/a2xlcmsucnUvdWdj/L2Jsb2dQb3N0Lzk0/YzBlMjFlNzNhZDY2/ZTA4ZWE1NWJkYjJm/MzQ4MTQ2LmpwZw.webp)
Реклама: ООО «ЛАНИТ-ТЕХНОЛОГИИ», ИНН 7717152779, erid: LjN8KVHXB
Комментарии
2В России всего шесть систем?
Конечно, их намного больше :) В этом обзоре мы рассматривали только системы, которые можно разместить на собственных серверах заказчика — это позволяет надежнее защитить персональные данные сотрудников. В статье и правда мы как-то непрозрачно осветили критерий отбора систем- — обязательно исправимся. Спасибо вам за уточнение!