Как выстроить эффективную систему кадрового документооборота в компании: обзор решений КЭДО 

Зачем внедрять систему кадрового электронного документооборота (КЭДО)

В ноябре 2021 года в Трудовом кодексе появились новые статьи 22.1, 22.2, 22.3, которые позволяют кадровым отделам полноценно переходить на ЭДО. Приказы и справки не нужно оформлять в бумажном варианте, а подписать документы можно электронной подписью. 

Плюсы перехода на КЭДО можно выделить такие:

• Электронный документооборот экономит время кадровых работников — особенно, если команда трудится на удаленке или у компании есть обособленные подразделения в разных городах.

• Гораздо проще следить за наличием и сохранностью кадровых документов. Не нужно содержать огромный бумажный архив, и документы не потеряются. Благодаря этому организации проще соблюсти требования законодательства, которые предъявляются к хранению кадровой документации. 

• Благодаря КЭДО можно сэкономить на бумаге и краске для принтера, а также на хранении документации.

• КЭДО также привлекательно с точки зрения создания устойчивого HR-бренда, что может положительно повлиять на решение молодого соискателя работать именно в той компании, которая использует КЭДО. 

На что обратить внимание при выборе системы КЭДО

Перед тем как переходить на КЭДО, нужно определить перечень документов, которые компания будет вести в электронном виде, и получить от работников согласие подписывать их электронными подписями. 

Затем важно установить, какие требования будут предъявляться к системе КЭДО. На этом этапе также уже можно изучать те решения, что есть на рынке. На что стоит обратить внимание: 

• базовые функции КЭДО — есть ли возможность подписывать и согласовывать документы в электронном формате;

• на какое количество сотрудников рассчитана система;

• есть ли интеграция решения с учетной системой, в которой работает кадровая служба;

• можно ли автоматизировать кадровые процессы: отпуска, прием, увольнение, командировки;

• как в системе хранить кадровые документы, есть ли электронный архив;

• какие типы электронных подписей (ЭП) поддерживаются;

• какие варианты поставки предоставляет разработчик — облачный или локальный;

• соответствует ли разработка законодательству;

• во сколько обойдется сервисное обслуживание.

Сегодня на рынке представлено большое количество решений, которые отличаются по своим функциям и стоимости. 

Рассмотрим наиболее популярные и часто встречающиеся системы, которые позволяют компаниям работать с кадровой документацией в электронном виде.

Обзор систем КЭДО

LDM.КЭДО 

Платформа подходит компаниям разного масштаба: количество сотрудников может составлять от 10 до 10 тысяч человек. В ней удобно создавать, хранить и согласовывать любые документы в электронном виде. При этом можно настроить необходимые маршруты согласования, а также работать как на компьютере, так и на смартфонах и планшетах. 

Преимущества системы:

• поддерживает все виды ЭП;

• интегрируется с Госключом;

• интегрируется с 1С:ЗУП;

• гибко настраиваются права доступа;

• встроенный выпуск УНЭП;

• дружелюбный и удобный календарь отпусков;

• сервис автоматизирует все виды кадровых процессов;

• внедряется за 1 час и не требует сложной поддержки;

• Low-code возможности;

• размещается на собственных серверах компании (On-Premises);

• можно внедрить одновременно КЭДО и СЭД по цене одного проекта.

У вендора большой опыт разработки — более 20 лет. Это надежное и современное решение, которое полностью соответствует законодательству и позволяет вести учет юридически важных кадровых документов. Кроме того в стоимость лицензии входит вендорская техническая поддержка, которая включает в себя:

• Прием обращений от клиента в режиме 24 на 7 на электронную почту.

• Исправление инцидентов, которые признаны дефектами и возникают в работе платформы LDM, с включением доработанного программного обеспечения в состав будущих релизов.

• Оповещение о выходе новых релизов платформы LDM.

LDM.КЭДО — это российское импортонезависимое решение, которое могут использовать любые организации, в том числе государственные. Оно является частью платформы LANIT Document Management, которая позволяет управлять цифровыми документами компании. 

Готовитесь переходить на КЭДО?

Забирайте готовые шаблоны ЛНА, которые нужно оформить

Не тратьте время на разработку нормативных документов «с нуля»

Заполните форму, вышлем готовые шаблоны на e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Название компании^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

«Сберкорус» КЭДО 

Это облачный продукт от Сбера, который позволяет подписывать кадровые документы в электронном виде. Плюсы его использования таковы:

• в сервисе можно хранить какое угодно число документов; 

• ЭП можно выпустить прямо в системе;

• есть инструкции по заполнению документов; 

• есть возможность отправлять работникам уведомления по смс и на электронную почту;

• система позволяет настраивать маршруты согласования любой сложности. 

Программа применяется не только для работы со штатным персоналом, но и для взаимодействия с внештатными исполнителями.  

HRlink 

Российская система, которая упрощает ежедневное делопроизводство и работает с любыми видами ЭП. Пользователю доступен весь необходимый функционал: кадровый учет, электронный архив, учет отпусков и командировок, электронный архив. Кроме того, у системы есть такие плюсы:

• наличие модуля, который позволяет работать с расчетными листками;

• доступ в систему с мобильного устройства;

• сервис располагает готовым модулем, который автоматизирует прием сотрудников;

• можно отправлять работникам уведомления в виде смс или пуш-уведомлений;

• сервис использует цифровые подписи и записи Госуслуг ЕСИА;

• малый бизнес может приобрести систему со скидкой 30%.

Так как это отечественное решение, с ним могут работать госкорпорации и госучреждения.

Directum HR Pro 

Еще одна система от российского разработчика ПО. Сервис имеет блочную структуру, его можно настроить индивидуально под конкретную компанию. Система адаптируется под разные сферы и масштабы бизнеса. Также обладает следующими преимуществами:

• можно осуществлять массовую выгрузку для экспорта в госорганы;

• есть опция информирования сотрудников о предстоящих мероприятиях или событиях;

• сервис использует технологию фонового усовершенствования ЭП, благодаря которому кадровые документы будут юридически значимыми в течение 75+ лет согласно законодательству;

• специалисты Directum сопровождают компанию на каждом этапе внедрения, при этом оказывают консультационную и методологическую поддержку.

Однако подписка на обновление программы и бесплатная техподдержка доступны в течение всего одного года после покупки. 

Elma360 КЭДО 

Это относительно недавно появившееся решение — на рынке представлено с 2022 года. В его основе — low-code платформа ELMA365, то есть фактически это конструктор с законченными модулями, который позволяет обмениваться документами и подписывать бумаги с помощью УНЭП. 

Благодаря low-code платформе систему и маршруты согласования легко адаптировать под особенности бизнеса и изменения законодательства без участия программистов. Преимущества системы ELMA КЭДО:

• позволяет автоматизировать прием и увольнение сотрудников, работать со всеми видами кадровых документов;

• есть интеграция с 1С:ЗУП, чтобы загружать штатное расписание и выпускать УНЭП;

• в сервисе есть конструктор документов, который позволяет внести изменения в готовые шаблоны. Встроенный ИИ распознает сканированный текст и исключает ошибки ручного ввода.  

При этом со второго года использования техподдержка сервиса — платная, она составит 20% от стоимости лицензии. Кроме того, отдельно нужно подключать модуль «Отпуска». 

Easy Docs 

Достаточно простая и удобная система с нужными инструментами для автоматизации всех основных кадровых процессов: приема, увольнения, перевода сотрудников, оформления отпусков и командировок. Сервис работает в облаке, то есть устанавливать программное обеспечение на компьютер заказчика не требуется. EasyDocs интегрируется с 1С:ЗУП и другим учетным ПО. Плюсы программы:

• информировать работников, создавать, публиковать и подписывать документы можно в мессенджерах, в том числе Whatsapp, Тelegram и других;

• в EasyDocs есть шаблоны типовых кадровых документов и простой конструктор, чтобы добавить недостающие шаблоны; 

• в системе достаточно просто настроить маршруты согласования. При этом есть пять уровней маршрутов: от общего для организации до индивидуального для сотрудника;

• в сервисе можно выпустить облачную ЭП.

При этом отсутствует электронный архив, а специалисты технической поддержки работают с 9 до 18 часов по московскому времени. В остальное время доступен бот техподдержки.

В таблице подведем итоги сравнения сервисов:

Компаниям, которые оформляют множество кадровых документов, предъявляют высокие требования к информационной безопасности, имеют территориально обособленные филиалы, работают с распределенными командами, внедрение системы КЭДО необходимо. Это поможет ускорить кадровые процессы, сократить затраты на оформление кадровых документов и избежать потерь важной документации. 

Запишитесь на бесплатную демонстрацию решения LDM.КЭДО, чтобы узнать больше о его преимуществах.

LDM.КЭДО

Система безопасного кадрового электронного документооборота с соблюдением норм и требований законодательства

Получить презентацию

Реклама: ООО «ЛАНИТ-ТЕХНОЛОГИИ», ИНН 7717152779, erid: LjN8KVHXB