Сфера строительства — не исключение, более того, именно в этой отрасли компании особенно активно переходят на электронный документооборот и внедряют соответствующие системы. Чем обусловлено такое решение и как именно система электронного документооборота (СЭД) помогает предприятиям работать эффективно, оптимизируя множество расходов?
Порядок в документах как условие эффективности
Зачем строительной компании нужна СЭД и какие задачи решает эта система? В первую очередь, смысл внедрения заключается в оптимизации ряда важных бизнес-процессов, а также в создании базы, необходимой для развития компании и ее работы в постоянно меняющихся условиях современного рынка.
Внедрение СЭД может быть целесообразным и в компаниях, которые работают с большим объемом документов — в сфере строительства таких предприятий, безусловно, очень много. Ежедневно сотрудникам приходится взаимодействовать со сметами, чертежами, проектными документами, необходимыми для формирования отчетности и управления активами предприятия.
К работе с такими документами предъявляются достаточно строгие и сложные требования, особенно в том, что касается их учета и хранения. Более того, есть такие документы, которые хранить не просто желательно, но необходимо — этого требует закон.
Речь идет, в частности, о технических заданиях, о проектах договоров, о коммерческих предложениях, которые уже отправлены.
Закон обязывает обеспечивать хранение и договоров с подписями, включая и приложения к таким соглашениям, акты, подтверждающие факт передачи строительных площадок, оформленные разрешения на ведение строительных работ, промежуточные акты, юридически значимую переписку.
Требования, касающиеся хранения перечисленных документов, необходимо выполнять. Несоблюдение правил или пренебрежение ими в перспективе может привести к крайне неблагоприятным для строительного предприятия последствиям.
К примеру, если нужного документа не окажется под рукой, невозможно будет подтвердить, что работы по объекту действительно были сданы. Отсутствие документов исключает возможность реализовать учет выполненных работ, поставить на баланс оборудование. В худшем случае погрешности в хранении документов могут привести к нарушению заявленных сроков выполнения запланированных работ и к серьезным проблемам при проведении проверок, как плановых, так и внеплановых.
Первые шаги и возможные препятствия
Как соблюдать все правила и требования к хранению документов и держать их в полном порядке? Решение очевидно — достаточно перевести весь документооборот в электронный вид и в единую систему. В этом случае каждый документ будет подгружаться в систему на том или ином этапе строительства, проектирования, и доступ к нему можно будет получить в любое время.
Системы такого типа на рынке есть, более того, новые цифровые продукты появляются регулярно, а значит, у строительных компаний есть выбор. Впрочем, как показывает практика, мало выбрать подходящую систему — ее необходимо еще и внедрить, и именно на этом этапе у предприятий возникают опасения и сомнения. В их числе — человеческий фактор, который, по мнению руководителей компаний, может стать препятствием для внедрения системы и ее эффективного использования.
В действительности подобные опасения, как правило, небезосновательны, и здесь стоит учитывать саму специфику строительной отрасли.
В этой сфере далеко не все сотрудники обладают необходимым уровнем цифровой грамотности. В их числе — рабочие, которые не вступают в прямое взаимодействие с электронными системами и не используют такие устройства. Следует упомянуть и о том, что многие из них и вовсе пользуются кнопочными телефонами, принципиально игнорируя смартфоны — речь идет о так называемых людях старой закалки. Много лет они работают по своим собственным схемам, привычными способами, и не готовы отказываться от них.
Кроме того, с непринятием цифровых систем часто приходится сталкиваться и со стороны тех специалистов, которых принято считать более продвинутыми. К примеру, далеко не все бизнес-аналитики обладают достаточными навыками взаимодействия с цифровыми продуктами, поэтому не могут самостоятельно организовать собственную работу в таком формате и создать для нее подходящие алгоритмы.
Очевидно, что сфера строительства отличается консервативностью. Однако этот барьер легко преодолеть, если выбрать правильную тактику. Она должна базироваться на мягкости и на комплексности в том, что касается внедрения СЭД и подхода к этой задаче.
Есть немало успешных примеров внедрения систем электронного документооборота на строительных предприятиях через «амбассадоров» — то есть, наиболее лояльных к цифровым продуктам сотрудников, способных «заразить» идеей максимальное количество коллег. Их энтузиазм вдохновляет даже наиболее консервативных членов коллектива, и на собственном примере они могут продемонстрировать, насколько удобно и просто работать с СЭД.
Какую СЭД выбрать
Какую СЭД выбрать для внедрения в строительной компании? В качестве примера возьмем продукт LDM.Express. Он выпускается в наиболее удачном и адаптивном формате — в коробочной версии, практически в готовом виде, где уже автоматизировано несколько основных процессов взаимодействия с документами:
Исходящая и входящая корреспонденция.
Документы по договорам с опцией согласования.
Организационно–распорядительная и внутренняя документация.
Иными словами, все эти функции становятся доступны сотрудникам компании сразу после того, как система устанавливается.
Практика показывает, что знакомство сотрудников с СЭД на практике стоит начинать именно с коробочных решений, и LDM.Express может обеспечить действительно успешный и легкий старт. В дальнейшем систему можно адаптировать под различные бизнес-процессы, усовершенствовать, доработать — к примеру, в том случае, если строительная компания активно развивается и ориентирована на масштабирование. Такая СЭД будет «расти» и «развиваться» вместе с предприятием.
Готовые шаблоны ЛНА для перехода на КЭДО бесплатно!
Забирайте готовые шаблоны документов, которые нужно оформить
Не тратьте время на разработку документов «с нуля»
Реклама: ООО «ЛАНИТ-ТЕХНОЛОГИИ», ИНН 7717152779, erid: LjN8KUXTh
Начать дискуссию