Каким компаниям нужен электронный внутренний документооборот

Когда бизнесу не обойтись без СЭД

Для начала разберемся, почему компании в принципе решают отказаться от бумажного внутреннего документооборота и переходят на его электронный аналог.

Внутренний документооборот охватывает процессы, не выходящие за границы организации, в нем участвуют только сотрудники компании.

С ростом компании растет и количество документов, а еще усложняются процессы согласования — то, на что раньше уходило полчаса, теперь может занимать несколько дней. Бумажные документы копятся на столах сотрудников и иногда теряются, сроки подготовки документов увеличиваются, контролировать процессы становится все сложнее.

СЭД помогает бизнесу:

• организовать документооборот в соответствии с внутренними регламентами и ожиданиями;

• сократить количество ошибок при подготовке документов;

• ускорить процесс согласования и подписания документов;

• повысить уровень исполнительской дисциплины;

• исключить риски потери бумажных документов и утечки информации, представляющей коммерческую тайну;

• упростить хранение, поиск и архивацию документов.

Из-за преимуществ электронного документооборота с каждым годом все больше компаний отказываются от бумаги и начинают работать в СЭД. Такие сервисы упрощают работу организациям любых отраслей, но есть некоторые сферы, для которых электронный внутренний документооборот уже стал мастхэвом.

Каким компаниям нужна СЭД

Финсектору

Банки, страховые компании, инвестиционные фонды и другие представители финансового сектора не зря считаются самыми «цифровизированными» организациями. Их сотрудники ежедневно обрабатывают огромный поток документов — как клиентских, так и внутренних — поэтому внедрение СЭД стало естественным и логичным шагом для этой отрасли.

Система электронного документооборота в финсекторе:

• позволяет оптимизировать количество сотрудников, участвующих во внутреннем документообороте;

• объединяет и упрощает работу распределенных сотрудников во всех отделениях банка;

• сокращает подготовку документов по требованиям налоговой и ЦБ;

• сокращает расходы на хранение бумажного архива документов;

• ускоряет процесс согласования внутренних документов и кредитных заявок;

• позволяет интегрировать данные из разных систем в одном окне;

• ускоряет поиск документов;

• автоматизирует контроль поручений.

Производственным компаниям

Любое производство — это не только цеха, но и множество процессов, связанных с документами. Договоры поставки, товарно-транспортные накладные, доверенности, графики поставки, спецификации — эти и другие документы нужно быстро согласовывать, чтобы не столкнуться с простоем на производстве или неустойкой. Поэтому производственные компании активно переходят на электронный внутренний документооборот.

СЭД для производства:

• ускоряет производственные циклы за счет автоматизации внутренних процессов;

• помогает контролировать работу сотрудников административного состава и производства;

• ускоряет приемку материалов и отгрузку готовой продукции;

• обеспечивает своевременное выполнение заявок на продукции;

• объединяет всю информацию о продукции, поставщиках и покупателях;

• ускоряет согласование документов, в том числе со смартфона.

Строительным компаниям

Еще одна отрасль, которая особенно ценит СЭД — строительство.

СЭД позволяет застройщику:

• сократить риски, связанные с документооборотом при строительстве;

• настроить прозрачное взаимодействие с заказчиком по текущей ситуации на стройке;

• быстро согласовывать тендерную документацию, заявки на материалы, пакет исполнительной документации;

• ускорить цикл разработки, согласования и утверждения проектно-изыскательских работ;

• оперативно ставить на баланс и вводить объекты капитального строительства в эксплуатацию;

• исключить потери первичной документации;

• оперативно согласовывать договоры с заказчиками и подрядчиками на всех этапах работ;

• контролировать сроки проекта.

МСБ

В интернете часто встречается мнение о том, что только крупный бизнес работает в СЭД — мол, небольшие компании прекрасно справляются и с бумажными документами. Однако стоит отталкиваться не от объема продаж и выручки, а от количества сотрудников и документов для одной сделки.

Малый и средний бизнес выбирает СЭД, чтобы:

• быстро перейти на электронный документооборот и начать работать с крупными заказчиками;

• сэкономить на бумаге и хранении архива бумажных документов;

• оптимизировать процессы без расширения штата;

• исключить потери документов;

• систематизировать документооборот и передать рутину программе.

Вместо заключения

Системы электронного документооборота постепенно «захватывают» организации во всех отраслях: от МСБ до финсектора и госучреждений. Такие сервисы упрощают работу и помогают эффективнее достигать целей бизнеса, особенно если СЭД можно настроить или доработать под нюансы конкретной сферы. Например, СЭД LDM.Express легко интегрируется со любыми информационными системами, а встроенные инструменты low-code позволяют доработать готовое решение своими силами, не привлекая разработчиков. Оставьте заявку на бесплатную консультацию и мы расскажем, как с помощью LDM.Express оптимизировать работу с документами в вашей компании.

Оставьте заявку на бесплатную консультацию

Заполните форму, наши менеджеры с вами свяжутся:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Название компании^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «ЛАНИТ-ТЕХНОЛОГИИ», ИНН 7717152779, erid: LjN8KLRUK