Сельхозпроизводства и агропромышленные комплексы (АПК) также, как и компании из других сфер, ежедневно работают с огромным количеством документов. Причем, в АПК документооборот часто даже более сложный и объемный, чем в других отраслях. Например, такие предприятия создают и согласовывают:
Контракты с поставщиками семян, удобрений и техники;
Сезонные отчеты о состоянии полей и урожае;
Документы по ветеринарному контролю и сертификации продукции;
Логистическую документацию — включает в себя планирование и контроль поставок продукции на перерабатывающие предприятия и в торговые сети;
Финансовые отчеты и акты выполненных работ.
Эти задачи требуют не только времени и внимания, но и высокой степени точности. Ошибки в документах могут привести к серьезным последствиям — штрафам, задержкам в поставках и потери доверия клиентов.
СЭД для сельского хозяйства
Управлять из головного офиса производствами разных отраслевых направлений с бумажным документооборотом намного сложнее, чем с электронным.
Наладить «бесшовный» и прозрачный процесс обмена документами между филиалами помогает централизованный архив всей внутренней документации в системе электронного документооборота (СЭД).
Это особенно важно для крупных агропромышленных комплексов с территориально распределенными сельхоз-производством, переработкой, логистическим центром и дистрибуцией.
СЭД не только упрощает работу с внутренней документацией, но и позволяет автоматизировать ряд бизнес-процессов, например, планирование и анализ сельскохозяйственной деятельности или учет различных видов затрат на:
посевную;
содержание автомобильного и тракторного парка;
фонд оплаты труда;
аренду земельной доли;
растениеводство и животноводство.
Переход к электронному документообороту особенно актуален в условиях цифровизации — АПК понимают, что модернизировать только лишь производство уже недостаточно.
Дальше расскажем, как внедрение СЭД помогло крупному агробизнесу стать еще эффективнее.
Кейс внедрения СЭД в компании АПК
О компании
ООО «АгроИнновация» — один из крупнейших агропромышленных холдингов России с шестью производствами в Белгородской и Курской области, центральный офис находится в Москве. В холдинге работает 1500 сотрудников.
Зачем понадобилась СЭД
Из-за территориальной разрозненности производств при пересылке документы часто терялись → сотрудники были недовольны тем, что приходилось несколько раз готовить и отправлять документы.
Понять, где сейчас находится документ, тоже было непросто. В итоге на согласование уходило много времени, чаще всего это касалось важных договоров.
Проанализировав ситуацию, в «АгроИнновации» приняли решение перевести весь документооборот в электронный вид и обратились к нам.
Как внедряли LDM.Express
Перед началом работы мы изучили ИТ-ландшафт агрокомплекса и сложившийся порядок работы с документами. В компании не было единой сети между предприятиями и собственного физического сервера, на котором мы могли бы установить систему. Приходящий системный администратор отказался администрировать систему электронного документооборота, а ИТ-специалистов в штате не было.
Мы предложили «АгроИнновации» начать с коробочной версии системы электронного документооборота. Для компании «коробка» — это возможность максимально быстро развернуть решение и доработать его под свои запросы позже, в спокойном темпе.
Уже на месте мы доработали коробочную версию, чтобы сотрудники территориально распределенных компаний работали с документами без лишних сложностей. Пользователи просто получали ярлык, логин, пароль и сразу же начинали работать в системе.
Благодаря этому опыту мы создали чек-лист для заказчиков, который помогает еще до начала работ узнать все важные нюансы.
Это внедрение запомнилось одновременной автоматизацией нескольких юридических лиц на базе единого решения со строгим разграничением прав доступа. Некоторые группы компаний опасаются, что внедрение ПО занимает много времени, но наш опыт доказывает, что эти опасения напрасны.
Результат: документы согласуют в 4 раза быстрее
Сотрудники «АгроИнновации» быстро освоили новую систему электронного документооборота и в итоге:
практически исключили риск потери документов;
наладили коммуникацию между всеми филиалами;
ускорили процесс согласования документов в 4 раза.
Уже спустя два месяца с начала работы в СЭД, заказчик принял решение докупить лицензии на работу в системе для всех филиалов.
В нашем портфеле уже более 200 успешных проектов внедрения ПО в разных отраслях. Мы точно знаем: электронный документооборот — это то, что нужно любой организации.
Хотите узнать, как отказаться от бумажных документов именно вашей компании?
Оставьте заявку на бесплатную консультацию прямо сейчас:
Реклама: ООО «ЛАНИТ-ТЕХНОЛОГИИ», ИНН 7717152779, erid: LjN8KHtSu
Комментарии
6Хотелось бы узнать, какие изменения произошли в процессах этой компании после двух месяцев использования СЭД и каких результатов удалось достичь? Также волнует вопрос обучения сотрудников - вызвало ли это проблемы?
Внедрение решения LDM.Express позволило в 4 раза ускорить процесс согласования документов. Кроме того, была налажена эффективная коммуникация между сотрудниками компании и создано единое хранилище документов, что полностью исключило возможность потери документов.
Благодаря интуитивно понятному интерфейсу, обучение пользователей происходит всего за несколько дней, что позволяет заказчику быстро начать работу с электронными документами без каких-либо проблем.
А подойдет ли СЭД для сферы более мелкого бизнеса, например, для сети магазинов в маркетплейсах? Какие особенности нужно учитывать при внедрении?
Конечно, СЭД полезна для сети магазинов, работающих на маркетплейсах. Однако важно подобрать подходящую СЭД под потребности конкретной компании. В СЭД могут быть включены функции для обработки товарной документации, управления запасами, учёта товаров и других задач, связанных с работой магазинов.
О том, как малому и среднему бизнесу выбрать правильную СЭД и на что обратить внимание, мы расскажем на нашем бесплатном вебинаре 26 июня в 11:00.
Бесплатная регистрация