Визуальное управление задачами
Канбан-доска — это инструмент трекинга, созданный для управления рабочими процессами. Организованное виртуальное пространство помогает следить за статусами задач, контролировать дисциплину и личную эффективность, вести заметки и напоминания.
Метод разработала компания Toyota в 1959 году — тогда это выглядело как карточки, которые помогали отслеживать производство. В цифровой формат они «перекочевали» позже.
Основные принципы канбан-методологии — это:
Визуализация. Задачи представлены на доске в виде карточек или стикеров — так рабочий процесс становится видимым и понятным для всех участников.
Самоорганизация. Команда определяет порядок выполнения задач и перемещает карточки между столбцами.
Группировка задач. Запланированные дела распределяются по колонкам в соответствии с текущим статусом.
Внимание к незавершенным задачам. В системе легко отслеживать сроки выполнения поручений. Если возникают задержки, вы можете проанализировать их причины и изменить рабочий процесс так, чтобы задачи закрывались вовремя.
Канбан-доски используются в разных отраслях: производство, IT, образование, здравоохранение и другие. Этот гибкий и универсальный метод помогает повысить производительность и улучшить коммуникацию между сотрудниками.
Канбан в LDM.Express
LDM.Express — это система электронного документооборота (СЭД), в которой есть раздел канбан для управления поручениями и задачами (в терминологии системы LDM — «Cообщениями»).
В базовой версии пользователю доступны две доски:
1. «Мои задачи».
Здесь показаны все задачи, которые нужно выполнить. По умолчанию доска состоит из трех колонок:
«Новые» — здесь отображаются активные сообщения, то есть задачи, к которым пользователь еще не приступил.
«В работе» — сюда попадают сообщения, которые взяли в работу или по которым создали проект отчета или резолюции.
«Готово» — здесь находятся сообщения с отчетами, которые уже отправлены, но еще не подтверждены (как положительные, так и отрицательные).
С помощью механизма перетягивания можно перемещать сообщения между столбцами, создавая отчет по заданию. Все происходит согласно матрице изменений состояний сообщений. Но есть и возможность работы с помощью команд.
2. «На контроле».
На этой доске видно список сообщений, где пользователь указан как получатель отчета. Список автоматически сортируется по получателям.
Здесь мы видим четыре столбца:
«В работе» — сюда попадают активные сообщения.
«Завершено (успешно)» — здесь отображаются сообщения, по которым исполнитель отправил успешно завершенные отчеты.
«Завершено (с отказом)» — а здесь показаны задачи, по которым исполнитель отправил отчеты, но получил отказ.
«Закрыто» — отображает принятые отчеты (как успешные, так и с отказом).
Можно перемещать сообщения между колонками:
«В работе» — если нужно повторить задание.
«Закрыто» — если отчет принят.
Также доступен стандартный способ работы с сообщениями с использованием команд.
Личные доски
Приятный бонус: возможность создавать личные канбан-доски для заметок и напоминаний. Придумайте название доски и статусов сообщений.
Здесь тоже есть функция контроля сроков, так что если вы о чем-то забудете, система автоматически напомнит об этом, выделив даты красным цветом и пометкой «Просрочено».
Какие проблемы решают с помощью канбан-досок
Канбан-доски не дают пользователям потерять задачи и помогают легко распределять их между сотрудниками.
Часто ли у вас бывает так? | Подход канбан позволяет сделать так ↓ |
Дела зависают на каком-то этапе и не продвигаются | Понять причину и предотвратить возникновение такой ситуации в дальнейшем |
Задачи не выполняются вовремя | Легко контролировать выполнение задач и корректировать нагрузку на сотрудников. Система при этом будет напоминать им о сроках, да и сами доски совершенствуют тайм-менеджмент за счет наглядности |
Человек не понимает, за что хвататься, часто кажется, что задач слишком много, так как приходится переключаться с одной на другую | Планирование гибкое, видна общая картина процессов в компании, легко определять приоритетные задачи и распределять сроки так, чтобы они выполнялись в первую очередь, а второстепенные — позже |
А есть ли минусы
Основной момент: к канбан-доскам нужно привыкнуть. Обучение сотрудников ускорит этот процесс. Расскажите коллегам о принципах этого метода и проведите практический тренинг.
Кроме того, здесь неудобно строить долгосрочные, многолетние планы: этот инструмент, скорее, про удобство выполнения конкретных задач, условно говоря, «здесь и сейчас».
Делаем выводы
Канбан-доски — удобный инструмент для управления задачами и организации рабочих процессов. Они визуализируют прогресс и исключают ситуации, когда кто-то забыл что-то сделать, увеличивая эффективность, а заодно и скорость работы сотрудников.
Хотите увидеть канбан-доску в деле?
Оставляйте заявку, и мы проведем для вас демонстрацию в решении LDM.Express:
Реклама: ООО «ЛАНИТ-ТЕХНОЛОГИИ», ИНН 7717152779, erid: LjN8JuuUQ
Начать дискуссию