LDM
ЭДО

Проблемы при внедрении СЭД

О СЭД обычно говорят как о чудо-технологии, которая облегчает работу, ускоряет создание, согласование и подписание документов, позволяет сотрудникам меньше отвлекаться на бюрократию, а заодно и с HR-отдела снижает нагрузку.
Проблемы при внедрении СЭД
Иллюстрация: LANIT Document Management

Так и есть, но важно помнить, что СЭД — это не волшебная таблетка, приняв которую, вы резко и кардинально измените жизнь компании. Расскажем, какие трудности могут возникнуть при внедрении СЭД и как их обойти.

Преимущества систем электронного документооборота (СЭД)

Зачем вообще нужны СЭД? В этом разделе рассмотрим основные преимущества систем электронного документооборота:

  • Автоматизация.

Автоматизация создания, согласования и подписания документов позволяет сотрудникам быстрее и эффективнее выполнять свою работу, сокращая время, которое они тратят на рутинные задачи.

  • Повышение эффективности работы.

Общая эффективность работы организации повышается благодаря той самой автоматизации. Минимизируя время на заполнение бумажных документов, согласование и хождение с бумагами от коллеги к коллеге, СЭД позволяет сотрудникам сосредоточиться на выполнении своих основных задач.

  • Контроль над документами.

СЭД обеспечивает централизованное хранение и управление документами, что упрощает их поиск и доступ к ним. Это позволяет организациям лучше контролировать движение документов внутри компании и обеспечивать соблюдение необходимых процедур и стандартов.

Внедрение СЭД может принести значительные преимущества компании, повышая производительность и обеспечивая прозрачность управления документами. Но прежде чем вести речь о внедрении конкретного продукта, разберем, с какими сложностями может столкнуться бизнес.

Проблемы при внедрении СЭД

Предупрежден — значит вооружен, то есть готов преодолевать потенциальные препятствия, потому что введение безбумажного документооборота может пойти не совсем гладко.

1.Сопротивление

Вот что обычно пугает работодателей. Вдруг сотрудники саботируют переход на СЭД, ведь с бумагами так привычно работать? А может быть, кто-то из начальства сам не готов увидеть опустевшие полки?

Конечно, все новое — это выход из зоны комфорта, особенно если в компании сложилась консервативная корпоративная культура. Но как показывает опыт команды LDM, большинство сотрудников обычно поддерживает цифровизацию, видя преимущества решения.

2. Страх допустить ошибку

Наверное, многим знаком страх напортачить. Цена ошибки может быть разной: от времени, которое придется потратить на ее исправление, до штрафа. Чтобы минимизировать вероятность возникновения ошибки, достаточно соблюдать:

Кстати, страх перед ошибками в электронных документах нельзя назвать оправданным — и это возвращает нас к предыдущему пункту: все новое страшно. На самом деле ошибки в бумажных документах встречаются чаще. В СЭД многие процессы автоматизированы, есть готовые шаблоны документов, дата и номер проставляются автоматически, есть возможность автозаполнения полей.

Так что уделив время заполнению справочников, вы и сократите время на обработку документов, и минимизируете риск возникновения ошибок.

1. Низкий КПД

Если больше половины сотрудников не перейдет на СЭД:

  • задержки при согласовании документов останутся;

  • бумажные версии документов будут теряться;

  • проблемы с версионированием никуда не исчезнут.

Чтобы избежать этого и добиться максимальной эффективности процессов, связанных с документами, нужно выстроить единую систему, переведя как можно больше документов в «цифру».

2. Экономические сложности

Возможно, потребуется потратиться не только на установку нового решения, но и на закупку недостающего оборудования. Однако даже с учетом этого в долгосрочной перспективе переход на СЭД экономически выгоден, так как снимает с вас затраты на покупку бумаги и логистику. А чтобы переход «в цифру» был безболезненным, нужно заранее спланировать бюджет.

3. Адаптивность системы

Бывает такое, что компания внедряет, тестирует продукт и приходит к выводу, что он не совсем отвечает требованиям компании. Чтобы не попасть в такую ситуацию, рекомендуем сразу выбрать гибкий продукт с инструментами no-code и low-code. Например, LDM.Документооборот позволяет кастомизировать систему, собирая ее, как конструктор.

Выводы и рекомендации

Да, при внедрении электронного документооборота действительно могут возникнуть сложности, но оно пройдет легко, если принять превентивные меры. Нужно разработать стратегию внедрения СЭД:

  • определиться, какие документы перейдут в электронный вид первым делом, а какие позже;

  • заранее оцифровать архив;

  • спланировать онбординг: как ввести сотрудников в курс дела, объяснить преимущества электронного документооборота, как они будут расширять личную технологическую экспертизу;

  • назначить ответственного, который будет курировать внедрение продукта и к которому уже во время работы смогут обратиться с вопросами сотрудники;

  • разработать пошаговый план и внедрять систему поэтапно.

    Оцените функционал СЭД LDM.Документооборот

    Получите бесплатный доступ к демостенду

    Запишитесь на демонстрацию от LDM

    Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

    Реклама: ООО «ЛАНИТ-ТЕХНОЛОГИИ», ИНН 7717152779, erid: LjN8KNuY6

Начать дискуссию