В статье расскажем, что такое СЭД, какие проблемы она решает и каким компаниям необходима. Также мы составили для вас чек-лист по переходу на систему электронного документооборота.
Что такое СЭД
Система электронного документооборота (или СЭД) — это комплексное решение, которое отвечает за делопроизводство компании.
В СЭД можно создавать, согласовывать и подписывать документы в электронном виде. Также в системе ведется архив и учет входящей, исходящей документации.
Большинство процессов в системах электронного документооборота автоматизировано. Передача документации занимает буквально пару секунд. По итогу у каждой стороны будет подписанный экземпляр документа, который имеет такую же юридическую значимость, как и его бумажная версия.
Какие проблемы решает СЭД
СЭД систематизируют делопроизводство компании и решают сразу несколько задач. Основные из них:
Организация структуры документооборота внутри организации.
СЭД избавит вас от кучи бумаг, забитых документами шкафов, архивов-лабиринтов и ошибок, которые возникают в силу человеческого фактора. Все письма, акты, соглашения и договоры хранятся в электронном формате внутри системы. Каждое уполномоченное лицо будет иметь доступ к документам с любого устройства.
Поиск документации стал проще: необходимо лишь задать нужные параметры, а единая база исключит дубли.
Ускорение бизнес-процессов.
Работать с электронными документами куда быстрее, чем с бумажными. Например, чтобы выслать бумажную документацию, необходимо привлечь курьера или обратиться на почту. В то время как отправка или получение электронного файла займет пару минут. Кроме того в СЭД можно сразу изучить полученный договор или соглашение, оперативно внести правки и подписать. Так вы сэкономите время сотрудников, которое они потратят на более важные задачи.
Сокращение административных расходов.
При бумажном делопроизводстве необходимо регулярно выделять бюджет на закупку бумаги, печатей, логистику и сопутствующие расходы. В случае с СЭД вы тратитесь только на внедрение самой системы, приобретение лицензии и подписки, электронный документооборот осуществляется бесплатно.
Четкая маршрутизация и безопасность.
В СЭД документы не теряются, вы можете отслеживать статус файлов на каждом этапе маршрутизации. Передача данных происходит по защищенным каналам связи, что исключает риск утечки информации в руки злоумышленников.
Когда стоит задуматься о переходе
В 2023 году на электронный документооборот в обязательном порядке перешли бюджетные организации, а также компании, которые занимаются оборотом маркированных товаров и участвуют в госзакупках по закону 44-ФЗ.
СЭД будет полезна как крупным холдингам, так и небольшим предприятиям, чтобы оптимизировать процесс обмена документацией и упростить работу персонала.
Внедрение системы — необязательная процедура, однако о ней следует задуматься, если:
компания работает с большим потоком входящих, исходящих и внутренних документов, обработка которых отнимает много времени;
тормозится процедура принятия решений в силу длительного прохождения документации;
регулярно растет количество отчетных форм;
у предприятия есть проблемы с информационной безопасностью.
Чек-лист: как перейти на СЭД
Мы составили для вас чек-лист, в котором описали процесс перехода на СЭД по пунктам.
Сформируйте единое видение в компании предпосылок к замене системы. Это может быть список или слайд, который согласует директор или утвердит комитет.
Выделите ответственного сотрудника за проект по внедрению системы. Процедура выбора новой системы — длительный процесс и им нужно управлять, как проектом.
Разработайте сценарий выбора нового решения. Как формируется воронка потенциальных вендоров, как отбирается шорт-лист, по каким критериям сравниваются продукты, как принимается решение.
Составьте реестр ФТ и НФТ, разбейте требования на блоки/домены, расставьте приоритеты. Важно выделить обязательные требования и желательные/перспективные. У каждого функционального домена должен быть свой ответственный от бизнеса.
Учитывайте при сравнении продуктов не только их текущую функциональность, но и дорожную карту на 6–12 месяцев. Некоторые вендоры готовы включать дорожную карту в обязательства по договору.
Нагрузочное тестирование в качестве этапа проекта всегда долго и дорого. В качестве альтернативы можно запросить готовые отчеты о НТ у вендора.
Определитесь с подходом к проекту внедрения. Например, внедрение под ключ, внедрение коробки и доработок, внедрение платформы и затем создание бизнес-решений собственными силами.
Если планируете внедрять одно из коробочных решений, оцените возможность сокращения трудозатрат на доработку за счет адаптации бизнес-процессов в сторону «коробочных».
Уделите особое внимание подходу к миграции документов из старой системы, если такая была. По возможности все старое лучше оставить там, где оно лежит.
Обязательно считайте стоимость владения системой минимум на 3 года, желательно на 5 лет.
Решение LDM.Документооборот
LDM.Документооборот — это масштабируемая система электронного документооборота для средних и крупных организаций. Комплексное решение позволяет настраивать и дорабатывать продукт под потребности компании.
Возможности LDM.Документооборот:
Согласование документов;
Делегирование задач;
Контроль поручений;
Формирование отчетов;
Архив документов;
Система уведомлений;
Виджеты — инструменты оперативного отслеживания и управления задачами.
Внедрение LDM.Документооборот
Существует два варианта установки LDM.Документооборот. Формат внедрения выбирается с учетом специфики компании и необходимого функционала.
Типовое внедрение — для организаций с простой структурой, чьи бизнес-процессы реализуются в рамках типовой настройки;
Проектное внедрение — для организаций, которым требуется настройка и интеграция с текущей системой.
Вместо выводов
Бумажный документооборот, хоть и привычный для большинства компаний, несет в себе множество издержек, как трудовых, так и финансовых. Чтобы систематизировать работу с документами и исключить возникновение ошибок, можно перейти на СЭД.
Система электронного документооборота позволит навести порядок в делопроизводстве организации, упростить многие бизнес-процессы и сократить расходы. Благодаря четкой маршрутизации документы не потеряются и не застопорятся в процессе согласования. Все данные внутри системы шифруются, что исключает риск несанкционированного доступа.
При переходе на систему электронного документооборота обращайте внимание не только на ее функционал, но и безопасность, от которой зависит сохранность критически важной информации.
Оцените возможности LDM.Документооборот на практике
Вы можете записаться на демонстрацию системы:
Реклама: ООО «ЛАНИТ-СиЭсПи», ИНН: 7717152779, erid: LjN8KUwNb
Начать дискуссию