Как понять, что вашей компании нужна СЭД

В статье расскажем, что такое СЭД, какие проблемы она решает и каким компаниям необходима. Также мы составили для вас чек-лист по переходу на систему электронного документооборота.

Система электронного документооборота (или СЭД) — это комплексное решение, которое отвечает за делопроизводство компании.

Большинство процессов в системах электронного документооборота автоматизировано. Передача документации занимает буквально пару секунд. По итогу у каждой стороны будет подписанный экземпляр документа, который имеет такую же юридическую значимость, как и его бумажная версия.

СЭД систематизируют делопроизводство компании и решают сразу несколько задач. Основные из них:

• Организация структуры документооборота внутри организации.

СЭД избавит вас от кучи бумаг, забитых документами шкафов, архивов-лабиринтов и ошибок, которые возникают в силу человеческого фактора. Все письма, акты, соглашения и договоры хранятся в электронном формате внутри системы. Каждое уполномоченное лицо будет иметь доступ к документам с любого устройства.

Поиск документации стал проще: необходимо лишь задать нужные параметры, а единая база исключит дубли.

• Ускорение бизнес-процессов.

Работать с электронными документами куда быстрее, чем с бумажными. Например, чтобы выслать бумажную документацию, необходимо привлечь курьера или обратиться на почту. В то время как отправка или получение электронного файла займет пару минут. Кроме того в СЭД можно сразу изучить полученный договор или соглашение, оперативно внести правки и подписать. Так вы сэкономите время сотрудников, которое они потратят на более важные задачи.

• Сокращение административных расходов.

При бумажном делопроизводстве необходимо регулярно выделять бюджет на закупку бумаги, печатей, логистику и сопутствующие расходы. В случае с СЭД вы тратитесь только на внедрение самой системы, приобретение лицензии и подписки, электронный документооборот осуществляется бесплатно.

• Четкая маршрутизация и безопасность.

В СЭД документы не теряются, вы можете отслеживать статус файлов на каждом этапе маршрутизации. Передача данных происходит по защищенным каналам связи, что исключает риск утечки информации в руки злоумышленников.

В 2023 году на электронный документооборот в обязательном порядке перешли бюджетные организации, а также компании, которые занимаются оборотом маркированных товаров и участвуют в госзакупках по закону 44-ФЗ.

Внедрение системы — необязательная процедура, однако о ней следует задуматься, если:

• компания работает с большим потоком входящих, исходящих и внутренних документов, обработка которых отнимает много времени;

• тормозится процедура принятия решений в силу длительного прохождения документации;

• регулярно растет количество отчетных форм;

• у предприятия есть проблемы с информационной безопасностью.

Мы составили для вас чек-лист, в котором описали процесс перехода на СЭД по пунктам.

1. Сформируйте единое видение в компании предпосылок к замене системы. Это может быть список или слайд, который согласует директор или утвердит комитет.

2. Выделите ответственного сотрудника за проект по внедрению системы. Процедура выбора новой системы — длительный процесс и им нужно управлять, как проектом.

3. Разработайте сценарий выбора нового решения. Как формируется воронка потенциальных вендоров, как отбирается шорт-лист, по каким критериям сравниваются продукты, как принимается решение.

4. Составьте реестр ФТ и НФТ, разбейте требования на блоки/домены, расставьте приоритеты. Важно выделить обязательные требования и желательные/перспективные. У каждого функционального домена должен быть свой ответственный от бизнеса.

5. Учитывайте при сравнении продуктов не только их текущую функциональность, но и дорожную карту на 6–12 месяцев. Некоторые вендоры готовы включать дорожную карту в обязательства по договору.

6. Нагрузочное тестирование в качестве этапа проекта всегда долго и дорого. В качестве альтернативы можно запросить готовые отчеты о НТ у вендора.

7. Определитесь с подходом к проекту внедрения. Например, внедрение под ключ, внедрение коробки и доработок, внедрение платформы и затем создание бизнес-решений собственными силами.

8. Если планируете внедрять одно из коробочных решений, оцените возможность сокращения трудозатрат на доработку за счет адаптации бизнес-процессов в сторону «коробочных».

9. Уделите особое внимание подходу к миграции документов из старой системы, если такая была. По возможности все старое лучше оставить там, где оно лежит.

10. Обязательно считайте стоимость владения системой минимум на 3 года, желательно на 5 лет.

LDM.Документооборот — это масштабируемая система электронного документооборота для средних и крупных организаций. Комплексное решение позволяет настраивать и дорабатывать продукт под потребности компании.

Возможности LDM.Документооборот:

• Согласование документов;

• Делегирование задач;

• Контроль поручений;

• Формирование отчетов;

• Архив документов;

• Система уведомлений;

• Виджеты — инструменты оперативного отслеживания и управления задачами.

Существует два варианта установки LDM.Документооборот. Формат внедрения выбирается с учетом специфики компании и необходимого функционала.

1. Типовое внедрение — для организаций с простой структурой, чьи бизнес-процессы реализуются в рамках типовой настройки;

2. Проектное внедрение — для организаций, которым требуется настройка и интеграция с текущей системой.

Бумажный документооборот, хоть и привычный для большинства компаний, несет в себе множество издержек, как трудовых, так и финансовых. Чтобы систематизировать работу с документами и исключить возникновение ошибок, можно перейти на СЭД.

При переходе на систему электронного документооборота обращайте внимание не только на ее функционал, но и безопасность, от которой зависит сохранность критически важной информации. 

Оцените возможности LDM.Документооборот на практике

Вы можете записаться на демонстрацию системы:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Название компании^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «ЛАНИТ-СиЭсПи», ИНН: 7717152779, erid: LjN8KUwNb