Ежегодно юридические лица должны проводить очередные общие собрания участников (далее также ООСУ). Так общества с ограниченной ответственностью должны провести такие собрания с февраля по апрель (ст. 34 ФЗ об ООО).
При этом большинство уставов содержат положения о том, что ООСУ должно пройти не позднее 31-го марта. Это связано с тем, что бухгалтерам необходимо сдавать годовой бухгалтерский баланс до конца марта. При этом важно отметить, что в корпоративных документах (в частности Уставе) могут содержаться иные сроки проведения собраний, например, до 15 февраля, но в любом случае в пределах, установленных императивными нормами закона (ст. 34 ФЗ об ООО).
Ранее в законе, а, как следствие, в большинстве уставов, были предусмотрены положения о том, что ООСУ проводятся в очной форме. Но условия пандемии заставили законодателя пересмотреть привычную форму проведения собраний и разработать новые нормы, которые позволили бы проводить ООСУ в заочной форме в 2022 году.
Так, 16.02.2022 года в третьем чтении Госдумой были приняты Проекты Федерального закона № 1087689-7 и Федерального закона № 1087244-7.
Если вы хотите предусмотреть специальные условия, отличные от проведения ООСУ в очной форме, то мы рекомендуем внести соответствующие изменения в Устав.
Таким образом, первый этап, на который требуется обратить внимание — это положения в Уставе о форме, порядке и месте проведения ООСУ.
Второй и не менее важный этап, требующий внимания, это подготовка и корректное уведомление участников о предстоящем собрании. Здесь допускается больше всего ошибок, которые в последующем могут привести к оспариванию общего собрания, и, как следствие, и к привлечению к административной ответственности в виде административного штрафа в размере вплоть до 700 тыс. рублей (ч. 11 ст. 15.23.1 КоАП).
Чаще всего, ООСУ созывает директор (единоличный исполнительный орган), иногда эта функция возложена на совет директоров (ст. 32 ФЗ об ООО), но в данном случае, мы не рекомендуем использовать такой механизм компаниям, в которых нет корпоративного секретаря или хотя бы юриста, поскольку это сильно формализует процесс, а также увеличивает количество документов и регламентирует соблюдение сроков. По общему правилу, не позднее, чем за 30 дней до общего собрания директор должен созвать участников, если иной срок не предусмотрен Уставом (п. 1 ст. 36 ФЗ об ООО).
Вместе с уведомлением о созыве, директор должен направить документы, перечень вопросов, которые будут обсуждаться на собрании. Это, как правило, годовой отчет и годовой бухгалтерский баланс, но иногда на повестку годового собрания выносится более значительный перечень вопросов. Директор обязан либо направить данные документы, либо предоставить возможность ознакомиться с ними (об этом должно быть указано в уведомлении, а также место и порядок ознакомления с такими документами).
Пришлите нам ваш устав на почту info@lexalliance.ru и мы проанализируем ваш устав в части наличия положений о порядке проведения общего собрания участников и сообщим верный алгоритм действий.
Уведомления директор направляет по месту регистрации участников (если иное не предусмотрено корпоративными документами), в соответствии со списком участников, который должен быть у каждого общества. Если у участника меняются идентификационные данные (включая адрес регистрации), он обязан уведомить об этом общество. Если в обществе существует конфликт, то лучше направить уведомление по всем известным вам адресам.
Уже достаточно давно в закон внесли изменения относительно того, что также в наличии должен быть документ о сделках с заинтересованностью (ст. 45 ФЗ об ООО), но большинство обществ по-прежнему не готовят этот документ, что фактически также ведет к наличию оснований для оспаривания общего собрания и наложения административного штрафа.
Более подробно о том, что именно нужно указывать в уведомлении, читайте в нашей прошлогодней статье, концептуально подход не изменился.
Третьим и самым важным этапом является проведение самого ООСУ. Вот здесь также значительный сектор для наличия ошибок у обществ.
Важно обязательно понять, необходимо ли нотариальное удостоверение протокола или нет (обязательно проверяем Устав). Это, в том числе, влияет на то, требуется ли вам привлекать нотариуса к проведению ООСУ или нет. Если требуется, то ООСУ может быть проведено в помещении нотариуса (но об этом важно указать в уведомлении).
Вообще, привлечение нотариуса влечет за собой дополнительную «бумажную волокиту», но при этом является дополнительным механизмом защиты такого ООСУ от потенциального оспаривания.
При проведении ООСУ обязательно должен быть лист регистрации, в котором фиксируются как участники, принимающие участие в собрании, так и иные лица, присутствующие на собрании, например, нотариус.
К листу регистрации обычно относятся крайне формально, но на самом деле это один из важных корпоративных документов. Регистрация, кстати, проходит, в период времени, который указан в уведомлении о проведении ООСУ. Обычно регистрация осуществляется за 30 минут (но это зависит от количества участников в ООО, которых, кстати, должно быть не более 50 — ст. 88 ГК) до начала собрания.
О том, какие данные важно указать в листе регистрации, также читайте в нашей статье.
Как только все участники зарегистрировались или вышло время, предусмотренное для регистрации, необходимо переходить к открытию собрания. Мы рекомендуем, чтобы открывал и брал первое слово директор общества, ведь он в большинстве случаев является инициатором собрания. Далее переходим к повестке дня, в настоящий момент чаше всего первыми пунктами повестки является выбор председателя и секретаря собрания.
Кстати, при выборе председателя каждый участник имеет по одному голосу (ст. 37 ФЗ об ООО), именно по этому вопросу законодатель предусмотрел такой подход. Все остальные голоса распределяются исходя из количества доли участника.
Далее стороны выбирают председательствующего собрания. Но что делать, если стороны не могут выбрать председательствующего? На практике такое обычно случается в корпоративных конфликтах, когда кто-то по несколько раз предлагает разные кандидатуры и в случае, если так и не принято решение, мы считаем, что директор должен прекратить собрание в связи с отсутствием председательствующего. Далее, соответственно, придется проводить повторное голосование с нарушением сроков. Чтобы избежать таких ситуаций, мы рекомендуем такие положение предусматривать в уставе, например, в случае, если не могут выбрать председательствующего, то у одного из участников появляется преимущественное право выбора, либо это преимущественное право переходит из года в год к разным участникам (так соблюдается баланс интересов).
После того, как выбран председательствующий, выбирается секретарь (ст. 181.2 ГК), с этим вопросом обычно не бывает проблем, если достигнуто решение по председательствующему.
Когда формальные вопросы повестки пройдены, необходимо переходить к основной повестке — к голосованию по вопросам утверждения годового отчета и годового бухгалтерского баланса.
Мы рекомендуем на каждый вопрос готовить бюллетени и подшивать их к протоколу после завершения собрания. Это не обязательный элемент, но он также является одним из дополнительных механизмов защиты от оспаривания, когда один из участников злоупотребляет правами.
После подсчета голосов по каждому вопросу повестки дня необходимо озвучить результат и в конце собрания, сообщить обо всех результатах голосования.
По поводу подсчета голосов, крайне важно также ознакомиться с Уставом и иными корпоративными документами Общества, чтобы понять, какого количества голосов достаточно для принятия решения по тому или иному вопросу. Так, сейчас достаточно часто собственники предусматривают в уставе, например, положения о необходимости 100% голосов для принятия всех решении общества. При этом законом для большинства вопросов предусмотрено обычное большинство голосов 51%, а по отдельным вопросам — квалифицированное большинство (2/3 или ¾) или 100% голосов (п. 8 ст. 37 ФЗ об ООО).
Кстати, мы вам рекомендуем место проведения ООСУ оборудовать всей необходимой техникой (принтером, компьютером), чтобы при необходимости оперативно что-то поправить.
Как только были решены все вопросы повестки дня, необходимо составить протокол. Если в вашем собрании требуется обязательное участие нотариуса, то необходимо составить свидетельство нотариуса, подтверждающее принятые решения (ст. 67 ГК). Как ранее писали, не во всех случаях необходимо составлять свидетельство, в зависимости от положений Устава. Если в Уставе по этому вопросу содержится неоднозначная формулировка, и у вас есть сомнения относительно того, можно ли провести ООСУ без участия нотариуса, мы рекомендуем привлекать нотариуса.
Ну и конечно, четвертый (завершающий) этап собрания — это направление протокола ООСУ всем участникам общества. Главное не забыть его направить в течение 10 дней (п. 6 ст. 37 ФЗ об ООО). Здесь ошибки крайне редки.
Также на любой стадии проведения собрания (направление уведомления или направления уже готового протокола) мы рекомендуем все письма отправлять с описью вложения.
Глобально, если у вас нет конфликта в обществе, такие собрания становятся формальностью, которую необходимо просто правильно засвидетельствовать. Также мы рекомендуем, даже если у вас в обществе все хорошо, в любом случае составлять протоколы, потому что в любой момент отношения участников могут измениться, а сроки оспаривания и привлечения к административной ответственности достаточно большие.
Вообще, в последнее время (возможно, это тоже последствия пандемии) стало достаточно много корпоративных споров, но их можно избежать, изначально правильно составив документы.
Корпоративное право сейчас обладает очень высоким арсеналом различных корпоративных инструментов, которые могут помочь в формализации отношении.
Это и опционы на выкуп доли, это и конвертируемые займы, и возможность составления корпоративных документов, и огромная вариативность положений в Уставе (законодательство об обществах в последнее время претерпело значительные изменения, и появилось достаточно много возможностей по внесению различных положений в корпоративные документы), и создание совета директоров и наличие нескольких исполнительных органов.
Команда Лекс Альянс может корректно и профессионально подойти к структурированию ваших отношений и предложит наиболее взаимовыгодное и взаимоприемлемое решение для всех сторон. Вы можете направить запрос нам на почту info@lexalliance.ru, и мы вам обязательно ответим.
Важно решить также не только корпоративные моменты, но и ситуации, связанные с наследством, брачными отношениями, трудовыми отношениями с родственниками участников и т. п.
Входите в отношения, договорившись «на берегу», и тогда проведение общего собрания для вас станет, как мы писали ранее, обычной формальностью.
Управляющий партнер юридической компании Лекс Альянс — Леер Артур
Начать дискуссию