Легкий переход к оперативным коммуникациям с удаленными сотрудниками

Все мы знаем, по каким вопросам приходят люди в свой отдел кадров или к расчетчикам зарплаты. Оформить документы, запросить выписки или справки, потом забрать эти выписки или справки, подать заявления, уточнить важное насчет зарплаты или отпуска, поставить печать, принести сканы, что-то срочное спросить, отдать, заполнить, подписать... Менеджеры HR точно знают, что в их кабинеты «не зарастет народная тропа».

Можно так работать? Конечно. Да, много рабочего времени отнимают подобные дела, но можно. Если сотрудники распределены по разным городам или часто уезжают в командировки, процессы затягиваются и усложняются. Однако работали же так всегда, значит можно. Но стоит ли пренебрегать возможностями, которые нам дают современные технологии?

Мы, просто взяв в руки мобильный телефон или включив свой компьютер, можем поговорить с любым человеком, где бы он не находился, пройти обучение на интересном курсе, открыть банковский счет, что-то купить в интернете, даже государственные услуги, за которыми мы еще десять лет назад ходили по учреждениям, теперь доступны онлайн. Это удобно.

Разработчики ERP систем стали предлагать своим клиентам новый сервис для организации взаимодействия между сотрудниками и службами управления персоналом — Личный кабинет сотрудника. Это очередная мода или необходимость?

Подумаем. Во-первых, что это такое? Это мобильное и веб-приложение, с помощью которого сотрудники компании взаимодействуют с «офисом» — службами управления персоналом, бухгалтерией.

То же можно сказать и о Личном кабинете сотрудника:

• Это удобно и для персонала, и для HR служб.
• Это сокращение времени и повышение надежности взаимодействия между сотрудниками и службами управления персонала.
• Это прозрачность и понятность кадровой и зарплатной информации.
• Это сокращение расхода бумаги, что важно не только с экономической, но и с экологической точки зрения.
• Не стоит забывать и про имиджевый эффект, повышение лояльности сотрудников. Компании, идущие в ногу со временем, учитывают этот фактор и пользуются плюсами современных технологий.

У компании Лексема за плечами более 20 лет автоматизации бизнес-процессов множества различных предприятий, своя система Lexema-ERP, включенная в реестр Российского ПО, и платформа Lexema RPA для роботизации. Опираясь на свой богатый опыт и используя новейшие цифровые технологии, специалисты компании разработали собственное приложение Личный кабинет сотрудника.

Следует отметить, что это приложение от компании Лексема может работать с любой информационной системой, благодаря технологии RPA (программные роботы). К Личному кабинету подключается ЭЦП, в том числе и облачная, что наделяет все документы, направленные с помощью данного сервиса, юридической силой, ускоряет документооборот, сокращает число бумажных документов.

Теперь географическая распределенность сотрудников никак не влияет на их взаимодействие с HR службами. В приложение встраиваются чат-боты, которые берут на себя разные задачи: вводный инструктаж новых сотрудников, оформление командировок, оповещения и т.д.

Личный кабинет сотрудника подразумевает работу двух категорий пользователей: сотрудники подразделений и службы управления персоналом. Доступен в двух версиях: как мобильное приложение для телефона (iOS, Android), и как веб-приложение для работы через браузер. Функционал разграничивается согласно с предоставленным уровнем доступа к данным.

Функции сотрудника подразделений в Личном кабинете:

• Направление заявок на получение справок и иных документов, связанных с доходами и трудовой деятельностью сотрудника
• Получение и просмотр зарплатных расчетных листов в режиме online
• Направление личных заявлений сотрудника (на предоставление отпуска и т.д.)
• Просмотр справочной информации о личных данных, а также направления заявок на их актуализацию
• Отправка вопросов и предложений директору, топ-менеджерам, специалистам HR, бухгалтерии. Получение обратной связи
• Получение информационных сообщений

Функции отделов управления персоналом в Личном кабинете:

• Формирование реестра полученных из Личного кабинета заявок и учет их исполнения
• Отправка расчетных листов и прочей справочной информации сотрудникам в Личный кабинет
• Направление уточняющих вопросов и получение ответных комментариев по запросу (чат)

Приложение Личный кабинет сотрудника полностью закрывает задачу организации оперативных коммуникаций между сотрудниками и центральным офисом, независимо от структуры и территориальной распределенности компании.

Поговорим об этом и о других полезных для HR кейсах на бесплатном вебинаре «Как избавить HR от рутины».

Не бойтесь менять стиль работы и упрощать свою жизнь!