Проверка контрагентов. Риски, критерии, чек-лист для бухгалтера и руководителя

Расскажем, какие возможны риски существуют при работе с сомнительными фирмами и как их снизить.

Риски при работе с недобросовестными контрагентами

В процессе работы организация взаимодействует с различными компаниями, предпринимателями и физическими лицами. Контрагенты могут выступать в качестве покупателей, поставщиков или в других ролях.

Вступая в гражданско-правовые отношения, фирма несет риски не только за свои действия, но и за действия своего контрагента. Если он уклоняется от уплаты налогов или нарушает закон другим способом, то у вас могут быть проблемы с контролирующими службами, прежде всего с ФНС. Поэтому перед заключением сделок контрагентов всегда нужно проверять. Подобный контроль называется должной осмотрительностью.

Если организация по незнанию или умышленно подпишет договор и будет проводить операции с сомнительными поставщиками и покупателями, она может столкнуться со следующими рисками:

1. Налоговые риски

Отказ в зачете, возврате, учете в расходах, вычете по НДС, применении льгот и другие негативные последствия для законопослушного налогоплательщика. Также честную компанию могут включить в группу высокого налогового риска при проверках деклараций по НДС, что влечет за собой дополнительные углубленные камеральные проверки.

В особых случаях это может стать причиной проведения выездной налоговой проверки.

2. Риски материальных потерь

В операциях с недобросовестными контрагентами компания может лишиться денег, столкнувшись с мошенничеством. Если незнакомый поставщик с сомнительной репутацией получит аванс или задаток в счет будущих поставок, он может вывести деньги и скрыться, оставив компанию без денег и без товаров.

3. Риск перед третьими лицами

В части полноты заявленной поставки, оплаты, сроков и качества поставляемых товаров (выполняемых работ, оказываемых услуг) для других покупателей и поставщиков. Если у неблагонадежного поставщика отсутствует необходимый персонал и оборудование для выполнения соглашения, компания рискует не только своей репутацией перед другими контрагентами, но и возможными штрафными санкциями.

Например, если компания не осуществит поставку товаров из-за сомнительного поставщика, то она может получить обоснованную претензию от покупателей. Может быть нарушена цепочка поставок, которая приведет к существенным убыткам.

4. Банковские риски

Банк также строго следит за взаимоотношениями своих клиентов. С 1 июля 2022 года заработает платформа «Знай своего клиента» от ЦБ РФ. Банки будут относить клиентов к разным категориям. Если у вас сомнительные партнеры или вы сами ведете незаконную деятельность (например, оптимизируете налоги с помощью технических компаний), то вас внесут в список неблагонадежных, запретят отдельные операции и будут тщательно проверять каждый платеж.

Сервис «Риск — контроль» от Локо-Банка поможет понять, насколько надежна ваша компания в глазах ФНС, и провести «Спецпроверку контрагентов». Для самопроверки вы можете использовать еще один сервис — «Проверь себя». Банк вовремя даст рекомендации по операциям и существенно сократит риски блокировки счета.

Критерии неблагонадежных контрагентов

При выборе партнеров для заключения договоров необходимо ориентироваться на комплекс критериев, которые показывают сомнительных поставщиков и покупателей. Часть признаков определена налоговой службой.

Среди них:

отсутствие регистрации в ЕГРЮЛ;
«массовый» учредитель и/или руководитель контрагента;
«массовый» адрес регистрации;
отсутствие обычных характерных для ведения деятельности расходов (аренда, зарплаты, канцелярские принадлежности и т. д.);
отсутствие персонала, основных средств и недвижимого имущества, необходимого для выполнения условий договора;
отсутствие обязательных разрешений (например, лицензий) и/или состава контрагента в специализированных организациях (например, в строительной СРО).

Приведенный перечень не является исчерпывающим. Компания может самостоятельно разработать дополнительные признаки, по которым будет проверять контрагентов. При этом компания может разработать локальное положение о проверке контрагентов, в котором будет описан порядок сбора и анализа информации по поставщикам и покупателям, а также — источники информации и обязательные к составлению отчеты о проверках.

Важно понимать: наличие того или иного критерия у контрагента не является причиной реализации рисков (материальных, налоговых, репутационных). Если сделка реальная и компания способна подтвердить этот факт документами и иными способами, то вероятность претензий от ИФНС и других контрагентов значительна ниже.

Источники информации для проверки контрагентов

Для сбора данных по потенциальным и действующим контрагентам компания может использовать разнообразные источники. В частности:

Сервис «Прозрачный бизнес» от ФНС, в котором можно получить основные сведения об организации, выписку из ЕГРЮЛ, а также бухгалтерскую отчетность из ГИРБО.
Раздел «Как меня видит налоговая» в личном кабинете налогоплательщика. Чтобы вы смогли получить доступ к этим сведениям, контрагент должен добавить вашу компанию «в друзья».
На сайте судебных приставов, вы сможете получить сведения о долгах вашего потенциального поставщика (покупателя) по исполнительным документам.
Картотека арбитражных делпоможет собрать информацию о судебных делах, в которых участвует контрагент. Например, сведения о возбуждении дела о банкротстве.
Государственная система «Единый реестр проверок», выполняемых Генеральной прокуратурой РФ и иными надзорными органами.
Федеральный реестр недобросовестных поставщиков — это информация по сомнительным поставщикам государственных закупок. Нахождение в этом реестре — косвенный признак будущих проблем при поставках (оплатах).
Сведения в открытых источниках: сайт компании, порталы СМИ, новостные агентства и другие.

Сервис «Спецпроверка контрагентов» экономит время бухгалтера и владельца бизнеса. Просто введите ИНН контрагента и получите всю необходимую информацию.

Много важных данных предоставляет непосредственно сам контрагент.

Например, наличие необходимых материально-технических ресурсов, персонала, сведений о доверенностях, учредительные документы и прочие.

Если объем и перечень запрашиваемой документации разумен и обоснован, то у контрагента нет оснований не предоставить эту информацию.

Полученные в ходе проверки сведения должны использоваться только для внутренних целей и не должны разглашаться. Если полученная информация относится к персональным данным, компания должна обеспечить надлежащее хранение и обработку этих данных.

Алгоритм проверки контрагентов

Типовой порядок оценки благонадежности контрагентов следующий:

Сбор информации об организации и ее руководителе из доступных источников. Это может быть сбор из государственных реестров, прямой запрос информации или иные способы. До момента заключения договора компания должна обладать доступной информацией о деятельности потенциального поставщика (покупателя).
Формирование досье на контрагента. Это может быть формализованный отчет с перечнем основных данных об организации или иной документ, который формируется в бумажном или электронном виде. Собранные сведения необходимо хранить достаточное время, чтобы покрыть риски налоговых запросов о деятельности по этому контрагенту.
Анализ сведений и принятие решения о сотрудничестве. На основе полученной информации руководитель компании принимает решения о подписании договора или отклонении предложения о взаимодействии с контрагентом. Выбор дальнейших действий должен учитывать не только потенциальную выгоду от сотрудничества, но и вероятность наступления неблагоприятных последствий.

При необходимости, компания может составить собственный порядок проверки контрагентов, включив в него, например, личные встречи, запрос дополнительных документов и другие необходимые шаги.

Хотите открыть бизнес?

Подробная памятка от экспертов Локо-Банка для начинающих предпринимателей

Нужная информация просто и доступно

Оставьте контакты и получите памятку на почту прямо сейчас. Это бесплатно: