Как нанимать иностранных фрилансеров без рисков и юридических сложностей

Статус иностранного фрилансера

Российские компании вправе нанимать иностранных исполнителей. Причем некоторые из них могут иметь статус самозанятых.

Возможность зарегистрироваться в качестве самозанятых и уплачивать НПД (налог на профессиональный доход) предоставляется не только гражданам РФ, но и гражданам стран ЕАЭС (ст. 5 закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ).Участниками ЕАЭС являются: Белоруссия, Армения, Казахстан и Кыргызстан. Их граждане могут применять налоговый режим на тех же условиях, что и граждане РФ. По этому поводу давал разъяснения Минфин в письме от 20.01.2020 № 03-11-11/2644.

А с 1 августа 2022 года вступили в силу изменения в статьи 3 и 5 422-ФЗ, согласно которым самозанятыми могут стать граждане Украины, ДНР и ЛНР.

Как оформить сотрудничество с иностранным фрилансером

Процедура оформления и перечень документов зависит от следующих факторов:

Какой статус имеет иностранный фрилансер: самозанятый или физлицо без статуса плательщика НПД.
Где находится исполнитель – в РФ или за ее пределами.

Сотрудничество с самозанятым из ЕАЭС

Отношения с самозанятым иностранцем оформляют по договору ГПХ. Чтобы сотрудничество было законным иностранный фрилансер должен находиться в РФ легально. В противном случае сотрудничество с ним является административным правонарушением и грозит штрафом до 1 млн руб. или приостановлением деятельности компании до 90 суток (п. 1, п. 4 ст. 18.15 КоАП).

При оформлении договора ГПХ важно следить за формулировкой, чтобы текст не пересекался с трудовым законодательством.

Для соблюдения требований миграционного учета заказчик в течение трех рабочих дней с момента подписания или расторжения договора ГПХ должен уведомить об этом ГУВМ МВД по формам из приложения № 7 и приложения № 8 приказа МВД от 30.07.2020 № 536 (п. 8 ст. 13 закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ).

Подавать уведомление о заключении договора с гражданином Белоруссии не нужно (решение ВСС Беларуси и России от 22.06.1996 № 4).

Нарушения при подаче уведомления о заключении договора или о его расторжении повлекут за собой штрафы в размере:

от 400 тыс. руб. до 1 млн руб. за каждое уведомление – для Москвы, МО, Санкт-Петербурга и Ленинградской области;
от 400 тыс. руб. до 800 тыс.руб. за каждое уведомление – для остальных территорий РФ,

либо административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (п.3, п. 4 ст. 18.15 КоАП).

Самозанятые иностранцы выполняют те же требования, что и российские плательщики НПД:

Когда весь объем работ выполнен необходимо выставить акт и подписать его у заказчика.
По результатам каждой полученной оплаты за выполненные работы (оказанные услуги) нужно сформировать чек и направить его заказчику через приложение «Мой налог».

При сотрудничестве с самозанятым у заказчика не возникает обязанности уплачивать в бюджет НДФЛ и страховые взносы.

Самозанятый иностранец выехал за границу

Российская компания может продолжить сотрудничество с самозанятым иностранцем, который выехал за границу.

Закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ предусматривает два условия для того, чтобы оформить или сохранить статус самозанятого:

Гражданство РФ или стран участниц ЕАЭС.
Нахождение на территории РФ исполнителя (самозанятого) или его заказчика (того, от кого самозанятый получает вознаграждение).

С августа 2022 года присоединилось третье условие по 206-ФЗ – гражданство Украины, ДНР, ЛНР.

По этому поводу ФНС не раз давала разъяснения в своих письмах, например, от 18.11.2019 № СД-4-3/23424@ или от 12.10.2020 № АБ-4-20/16632@. Согласно данным разъяснениям место ведения деятельности может определяться по выбору плательщика НПД:

место нахождения самозанятого;
место нахождения заказчика.

Поэтому после переезда за границу в качестве региона ведения деятельности нужно выбрать в приложении «Мой налог» регион нахождения российского заказчика. Приложение «Мой налог» продолжает функционировать на территории иностранных государств.

Таким образом для самозанятостине имеет значение статус резидентства. При выезде за территорию РФ у исполнителя иностранца сохраняется гражданство стран ЕАЭС, Украины, ДНР, ЛНР и он продолжает сотрудничать с российскими заказчиками, а значит он вправе оставаться плательщиком НПД.

Но есть один нюанс не в пользу исполнителя. Спустя 183 дня пребывания на территории другого государства, он теряет статус налогового резидента РФ и становится резидентом страны проживания, где теперь должен платить налоги. В этом случае избежать двойного налогообложения не получится, так как на НПД соглашения не распространяются. А это может быть невыгодно для иностранного исполнителя.

Если самозанятый иностранец находится за пределами России и там же выполняет работы, то у заказчика нет обязанности уведомлять МВД о заключении или расторжении договора с таким исполнителем.

Сотрудничество с иностранным физлицом

Многие компании не ограничиваются в поиске фрилансеров территорией РФ. Иностранные специалисты в некоторых сферах имеют более продвинутый опыт, а в каких-то странах стоимость услуг исполнителей ниже, чем у российских.

Иностранного специалиста можно оформить в штат, а можно сотрудничать с ним в рамках договора ГПХ. По рекомендации Минтруда с иностранцем-нерезидентом стоит заключать именно договор ГПХ (письмо Минтруда от 07.08.2015 № 17-3/В-410).

Если иностранный исполнитель пребывает на территории РФ, то об этом необходимо уведомить МВД, как и в случае с иностранным самозанятым.

Если иностранный исполнитель находится за рубежом, то уведомлять МВД о заключенном договоре заказчик не должен. Поскольку иностранный исполнитель, который не находится на территории РФ, не подпадает под действие закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ.

Если иностранец находится в России не менее 183 дней, то он становится налоговым резидентом РФ (п. 2 ст. 207 НК). В таком случае у заказчика возникает обязанность перечислять в бюджет НДФЛ с выплат исполнителю по ставке13%.

Если исполнитель находится на территории РФ, но не является налоговым резидентом, то с его доходов заказчик должен удержать и перечислить в бюджет НДФЛ по ставке 30%.

Выплаты иностранным резидентам или нерезидентам, имеющим гражданство стран участниц ЕАЭС, подлежат обложению НДФЛ по ставке 13% (ст. 73 договора о ЕАЭС).

Если исполнитель постоянно живет за рубежом обязанности по уплате НДФЛ с его доходов у заказчика нет. Иностранец сам уплачивает налоги в бюджет своего государства.

Если иностранный исполнитель находится на территории РФ, то размер страховых взносов по ГПХ зависит от его статуса на территории России и составит (ст. 425 НК):

ОПС – 22%, ФСС – 1,8% – для временно пребывающих на территории РФ;
ОПС – 22%, ФСС – 2,9 %, ФОМС – 5,1% – для временно и постоянно проживающих на территории РФ, граждан ЕАЭС, беженцев.

Взносы на травматизм нужно уплачивать в ФСС по тарифам 0,2 – 8,5%, только если это предусмотрено договором (ст. 5 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Если иностранный исполнитель проживает за рубежом и оказывает услуги удаленно, то у заказчика нет обязанности уплачивать с его вознаграждений страховые взносы (п. 5 ст. 420 НК).

Оплата иностранным фрилансерам

Когда сумма договора ГПХ с самозанятым или физлицом иностранцем превышает 600 тыс. руб., она попадает под валютный контроль. Чтобы его пройти, необходимо направить в банк скан договора при проведении первого платежа.

Для перевода суммы до 600 тыс. руб. достаточно сообщить в банк код валютной операции и направить платежное поручение (п. 2.7, 2.15 гл. 2 инструкции Банка от 16.08.2017 № 181-И).

Нужно учесть, что могут возникнуть сложности с выводом средств у удаленных исполнителей. Как правило, вознаграждение по договору ГПХ переводят им на банковскую карту. Не в каждой стране есть возможность вывести деньги с карты и перевести их на другой счет.

Документооборот с иностранными фрилансерами

Если иностранный исполнитель находится за рубежом, то могут возникнуть сложности с подписанием договора и закрывающих документов. Обмен бумажными документами повлечет за собой значительные временные и финансовые расходы.

Обмен документами посредством ЭДО может усложниться тем, что нерезидент РФ не сможет получить электронную подпись в России. А полученная ЭЦП в стране нерезидента должна соответствовать международным и российским стандартам (ст. 7 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Как решить вопрос с выплатами и закрывающими документами

Сервис MadeTask – оптимальное решение для бизнеса при сотрудничестве с внештатными исполнителями, в том числе и иностранными. Сервис поможет решить ряд проблем, возникающих при оформлении отношений с фрилансерами, обмене закрывающими документами и выплате средств.

Сервис MadeTask дает возможность сотрудничать с физлицами без статуса самозанятого и без оформления договора ГПХ. Это позволит сократить финансовые издержки компании до 25% на законных основаниях, подтвержденных письмом Минфина от 05.07.2021 № 03-04-06/53027.

Оставьте заявку и попробуйте сервис бесплатно!

Проведите первый платеж на 100 000 рублей без комиссии.

Необходимые закрывающие документы вам предоставит сервис в виде актов аутсорсинговых услуг посредством ЭДО. Это заметно снизит операционную нагрузку на вашу компанию. Не будет сложностей с подписанием договора с иностранным фрилансером. Не придется томиться в ожидании правильно оформленных актов от исполнителей, в особенности, если они находятся за рубежом.

Сервис MadeTask поможет нивелировать риски при работе с самозанятыми. Нет вероятности переквалификации отношений в трудовые, исключены сложности с получением чека от самозанятых.

Таким образом у вас не возникнет проблем с обоснованием понесенных расходов при сотрудничестве с внештатными исполнителями перед проверяющими.

Также сервис обеспечит возможность перевода денежных средств практически в любую точку мира и моментальный вывод на карту в местной валюте.

Сотрудничество с иностранными фрилансерами – это выгодно и эффективно для бизнеса. Главное – выстроить такие отношения без рисков и юридических сложностей. А поможет в этом сервис MadeTask.