Кто должен вести миграционный учет — кадровик или бухгалтер

Миграционный и кадровый учет часто отдают на откуп бухгалтерии. Однако такое совмещение функций несет серьезные риски для организации. Почему? Расскажем в нашем материале.

Бухгалтер ≠ кадровик

И бухгалтеру, и кадровику требуются глубокие системные знания, но из разных областей.

Епархия бухгалтера — Налоговый кодекс, закон о бухучете положение по его ведению, План счетов, ПБУ, многочисленные постановления, приказы, разъяснения Минфина, ФНС, ПФР и прочих государственных структур.

Набор знаний кадровика — это Трудовой кодекс, справочники должностей, правила ведения трудовых книжек, порядок исчисления рабочего времени, положения и законы о воинском учете, персональных данных, правовом положении иностранных граждан и еще множество нормативных документов по трудовому праву.

Бухгалтер в первую очередь занят регулярной отчетностью. Изучать нюансы трудового, а уж тем более, миграционного законодательства, ему просто некогда.

К кадровым функциям бухгалтер часто относится формально. И так лишняя головная боль — отчеты в ПФР. Проверку документов сотрудника часто откладывают на завтра, послезавтра, до конца отчетного периода. А уж вникать в нюансы оформления трудовых договоров, локальных актов — где же столько времени найти? Миграционный контроль, ГИТ — когда они еще придут? А камералка по налоговой декларации — вот она. Да еще и требования от контролеров поступают, нужно в сжатые сроки первичку собрать.

Да, сегодня многие бухгалтеры микропредприятий имеют опыт ведения кадрового учета. Но, как правило, такой учет не сопряжен с нестандартными ситуациями. Персонал малого бизнеса часто работает без официальных больничных листов, получает фиксированный оклад. И с большой долей вероятности с иностранными работниками такой бухгалтер не сталкивался никогда.

Руководители организаций в свою очередь часто не в курсе, какие подводные камни таит трудоустройство работников. Российские они или иностранные — какая разница. Руководители полагают, раз в компании есть специалист по «бумажкам», он сам во всем разберется. Разумеется, это мнение ошибочно.

Законодательных нюансов в кадровом и миграционном учете очень много, а наказание за неисполнение норм — суровое.

Подводные камни трудоустройства иностранцев

Ваш бухгалтер может не подозревать о ситуациях, которые грозят организации серьезными проблемами. Не разбираясь в тонкостях миграционного учета можно подставить работодателя под очень серьезные штрафы. Вот некоторые из таких ситуаций:

1.Не получили разрешение на привлечение иностранцев

Рабочую силу из числа россиян привлекать можно в неограниченном количестве. И сообщать об этом никуда не нужно.

С иностранцами дело обстоит намного сложнее.

Например: чтобы принять на работу визового иностранца, работодателю предстоит подача заявки на квоту, получение аккредитации и разрешения на привлечение к работе иностранцев.

Трудоустройство иностранца работодателем, который не оформил разрешение на использование рабочей силы из-за рубежа, влечет штраф или приостановление деятельности организации.

2.Не проверили полноту пакета документов при трудоустройстве

Пакет документов для трудоустройства иностранца больше, чем у российского гражданина. Перечень обязательной документации будет зависеть от статуса иностранного работника.

Например, визовый иностранец должен представить работодателю: загранпаспорт, миграционную карту, регистрацию, разрешение на работу, полис ДМС.

Если иностранец представил не все документы, штрафами накажут и его и работодателя.

3.Приняли иностранца на работу не по специальности

Российские граждане могут работать кем угодно. Иностранцы могут работать только по профессиям или специальностям, которые указаны в патенте или разрешении на работу.

Работодатель, который привлек работника не по профилю, нарушает миграционное законодательство и попадает под штрафы.

4.Не уведомили миграционную службу МВД о заключении трудового договора

Заключение трудового договора с российскими гражданами не обязывает работодателя уведомлять об этом государственные органы. Предприятие просто подает отчеты в ПФР, в которых отражает сведения о внесении записей в трудовую книжку.

С иностранцами снова возникают сложности. О заключении трудового договора нужно обязательно уведомить миграционную службу. Причем сделать это нужно в течение трех рабочих дней со дня подписания документа.

Об особенностях заключения трудового договора с иностранными гражданами мы рассказывали в этой статье.

Неподача уведомления в установленные сроки влечет штрафные санкции.

5.Не отследили срок действия документов иностранца

Документы российских граждан выдаются пожизненно или на длительный срок. ИНН и номер лицевого счета в ПФР присваиваются раз и навсегда. Паспорта россияне меняют редко: достижение определенного возраста, смена ФИО, утеря. Запросил бухгалтер разово документы при трудоустройстве, внес сведения в программу, и все, можно жить спокойно.

Но с иностранными гражданами все обстоит совсем по-другому. Большинство документов имеет свои «сроки годности», которые нужно постоянно отслеживать.

Все документы должны быть действительны весь период работы иностранца у работодателя.

Пример 1: организация приняла на работу иностранца с полным пакетом документов и выступила принимающей стороной. Спустя несколько месяцев у работника закончилась регистрация, но он продолжал трудиться в организации. При проверке работодателю назначили штраф за нелегального работника.

Пример 2: иностранный сотрудник работает по патенту. Он забыл вовремя внести авансовый платеж, и его патент был автоматически аннулирован. Проверяющие выписали организации штраф за привлечение нелегальной рабочей силы.

Штрафы для работодателя

Все вышеперечисленные нарушения караются штрафами по ст. 18.15 КоАП РФ в размере:

• от 25 до 50 тысяч рублей — на должностное лицо;
• от 250 до 800 тысяч рублей — на организацию.

Кроме того деятельность организации могут приостановить на срок от 14 до 90 суток.

Штрафы для работодателей Москвы и Санкт-Петербурга еще выше:

• от 35 до 70 тысяч рублей — на должностное лицо;
• от 400 тысяч до 1 миллиона рублей — на организацию.

Что делать, если бухгалтер не в теме, а кадровика нет

Не все работодатели могут принять на постоянку профессионала в области кадрового и миграционного учета. Зарплата специалиста — тяжелое бремя в период кризиса. Особенно, если иностранных сотрудников в компании немного. Сэкономить на профильном специалисте и не прогореть на штрафах поможет миграционный аутсорсинг.

Альянс ТМ предоставляет полный спектр миграционных услуг, который позволяет работодателям упростить учет, передав часть или вообще всю работу по оформлению документов нам, а иностранным сотрудникам иметь действующие легальные документы и спокойно работать!

Вы оплачиваете только те услуги, которые вам действительно нужны. Обращайтесь к специалистам нашей компании за консультацией по телефону: 8 (812) 640-95-04 или оставьте заявку в форме ниже.