Особое место в силу специфики регулирования здесь занимает кадровый электронный документооборот (сокращенно – КЭДО). Его применение позволяет автоматизировать и ускорить кадровые процессы, повысить эффективность системы управления персоналом, сэкономить временные и финансовые затраты на доставку документов, а также сократить риски потери документов или допущения ошибок при их заполнении в письменном виде.
Что же понимается под кадровым электронным документооборотом и насколько сложно его вести? Попробуем прояснить ситуацию.
Что такое КЭДО
Кадровый электронный документооборот – это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде, без дублирования на бумажном носителе. Такое определение дано в ст. 22.1 Трудового кодекса.
Посредством КЭДО можно заключать трудовые договоры с работниками и оформлять большинство кадровых документов – заявления, уведомления, приказы в электронном виде, то есть без оформления документов на бумажном носителе.
Сразу же оговоримся, что есть ряд документов в сфере оформления трудовых отношений, которые нельзя перевести в электронный вид. К ним относятся, в частности, трудовые книжки (если работник не отказался от ее ведения), формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников по форме СТД-Р, приказы об увольнении, журналы инструктажей по охране труда и акты о несчастном случае.
Среди особенностей ведения кадрового электронного документооборота можно отметить следующие.
1. Для осуществления кадрового электронного документооборота необходима специальная информационная система. Это может быть:
собственная информационная система работодателя;
Федеральная государственная информационная система «Работа в России» (цифровая платформа «Работа в России»), доступ к которой может быть получен в том числе через Федеральную государственную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг».
К платформе работодателя при этом предъявляются определенные требования – она должна обеспечить возможность подписания электронного документа в соответствии с требованиями закона, хранение электронного документа и фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.
Само ведение кадрового электронного документооборота в любой из систем осуществляется без каких-либо затруднений, перекладывания документов из одной папки в другую или из одного шкафа в другой. Все это за работодателя делает платформа. Работодатель создает документ в электронной форме, подписывает электронной подписью и выгружает в систему. Сотрудник в своем личном кабинете читает документ и подписывает его. Таким же образом работник может отправить заявление работодателю, например о выдаче справки о доходах, и получить документ в электронном виде в своем личном кабинете.
Отдельно следует отметить, что ведение кадрового электронного документооборота не предполагает обмена документами (их сканами) с помощью электронной почты.
2. Кадровый электронный документооборот вводится на основании локального нормативного акта (сокращенно – ЛНА), который должен содержать:
сведения об информационной системе, с использованием которой будет осуществляться кадровый электронный документооборот;
порядок доступа к этой системе;
перечень электронных документов и категорий работников, в отношении которых осуществляется кадровый электронный документооборот;
срок уведомления работников о переходе на кадровый электронный документооборот, сведения о дате запуска кадрового электронного документооборота в компании.
Обычно таким документом является приказ о введении КЭДО.
Также работодателю необходимо утвердить второй ЛНА – уже непосредственно о порядке осуществления кадрового электронного документооборота. Как правило, таким документом является положение о кадровом электронном документообороте. В нем должны быть предусмотрены все особенности электронного взаимодействия в компании: сроки ознакомления и подписания работником электронных документов, исключительные случаи, при которых допускается оформление отдельных документов в бумажном виде, порядок кадровых запросов со стороны работника и т. д.
При необходимости нужно будет внести изменения в коллективный договор, трудовые договоры, другие ЛНА (например, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение об отпусках, инструкцию о кадровом делопроизводстве и др., в текущих редакциях которых есть нормы о бумажном документообороте, который планируется заменить на электронный).
Если говорить об иных документах, которые нужно будет разработать и утвердить работодателю в целях ведения кадрового электронного документооборота в собственной информационной системе, то к ним будут отнесены формы (шаблоны) кадровых документов, которые будут использоваться.
Электронный документ – это файл. У каждого файла есть формат – то, с каким расширением его сохраняют, к примеру, jpg, png, pdf. С 1 марта 2023 года кадровые электронные документы должны соответствовать единым требованиям.
Обязательные форматы кадровых электронных документов утверждены приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578н. Формализованные документы необходимы законодателю, чтобы автоматизировать и ускорить проверки. Благодаря одинаковой структуре файлов госсистемы легко считывают и обрабатывают их содержание.
Если же работодатель будет пользоваться готовыми программными продуктами (например, «Электронные офисные системы», «СберКорус», «Контур.Диадок», Directum, «АТАЧ.КАДРЫ», HRlink, Docsvision и т. д.), то разрабатывать и утверждать работодателю ничего не нужно будет.
3. Перейти на взаимодействие с работником посредством электронного документооборота работодатель может только с согласия работника, если:
работник был трудоустроен до 31.12.2021;
гражданин трудоустраивается после 31.12.2021 и имеет трудовой стаж.
Такое согласие нужно оформить в письменном виде и обязательно на бумажном носителе.
Если же лицо принято на работу после 31.12.2021 и у него на эту дату не было трудового стажа, кадровый электронный документооборот с ним может вестись без какого-либо дополнительного оформления. Единственное, о чем нельзя забывать, – работодатель обязан ознакомить работника со всеми локальными нормативными актами, в том числе и с положением о кадровом электронном документообороте.
4. В случае перехода на кадровый электронный документооборот все расходы на его внедрение ложатся на работодателя. В частности, при выборе собственной цифровой платформы работодатель несет расходы по созданию и (или) эксплуатации информационной системы, а также по созданию, использованию и хранению электронных документов.
Помимо этого, работодатель несет расходы на получение и использование работниками электронной подписи.
Если оценить особенности ведения кадрового электронного документооборота, то можно с уверенностью утверждать, что с помощью налаженной системы КЭДО облегчается работа кадровой службы и не только, так как она позволяет:
мгновенно подписывать и находить документы в архиве;
готовить и подписывать документы, находясь в любом месте, где есть интернет;
сэкономить полезную площадь за счет избавления от бумажного архива;
уменьшить расходы на закупку бумаги, почтовые расходы, курьеров.
Вместе с тем нельзя не учитывать потенциальные риски и сложности:
Если не все сотрудники дадут согласие на электронный документооборот, работодатель не сможет массово перейти на КЭДО.
Не все документы можно оцифровать, определенную их часть, о которой мы говорили выше, по-прежнему нужно оформлять только на бумажном носителе.
Работодатель будет нести расходы на изготовление электронных подписей работников, ему нужно будет отслеживать срок действия подписей и своевременно оформлять новые.
Информационная система работодателя должна обладать надежной инфраструктурой и регулярно проверяться на предмет безопасности. Это тоже расходы.
С учетом всех плюсов и минусов перехода на кадровый электронный документооборот работодателю следует принять решение, применять его или нет.
Со всеми юридическими вопросами, которые возникнут в процессе внедрения кадрового электронного документооборота, готовы помочь справиться специалисты ООО «МКПЦН-Консультант».
Наш опыт работы в сфере трудового законодательства позволит реализовать данный проект с наименьшими временными и финансовыми затратами.
Консультации по трудовому законодательству
Предлагается комплексная правовая поддержка процессов, которые могут вызывать конфликты с работниками
Реклама: ООО «МКПЦН-КОНСУЛЬТАНТ», ИНН: 7717539166, erid: LjN8KM6x2
Комментарии
2не.... зря деньги на рекламу потратили. Общеизвестные сведения здесь уже 150 раз печатали.... лучше бы о реальных кейсах рассказали....подтвердили свою экспертность...
Мы обязательно будем делиться интересными задачами и предлагаемыми нами решениями. Целью данной публикации было рассказать о преимуществах ЭДО и тех проблемах, с которыми можно столкнуться при переходе на него. Полагаем, что данная информация также может быть интересной тем, кто еще только знакомится с электронным документооборотом.