Порядок принятия решения о закупке
Планирование деятельности любого государственного (муниципального) учреждения начинается задолго до наступления нового календарного года, как правило, в сентябре-ноябре отчетного года.
На основании плановых показателей, полученных от учредителя, учреждения разрабатывают проекты бюджетных смет или планов финансово-хозяйственной деятельности (ФХД). После утверждения бюджета соответствующего уровня происходит утверждение бюджетной сметы или плана ФХД на следующий год.
Затем казенным учреждениям доводят лимиты бюджетных обязательств (ЛБО), а бюджетным и автономным учреждениям утверждают сметные назначения согласно установленному государственному (муниципальному) заданию.
Далее в учреждениях начинаются мероприятия по планированию закупок товаров (работ, услуг) в соответствии с требованиями закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ или закона от 18.07.2011 № 223-ФЗ. Задача руководителя в период планирования сводится к четкому и последовательному выполнению положений закупочного законодательства.
Планирование закупок казенные и бюджетные учреждения осуществляют посредством формирования, утверждения и ведения планов-графиков. Закупки, не предусмотренные планами-графиками, не могут быть осуществлены (п. 1 ст. 16 закона № 44-ФЗ).
Порядок формирования плана-графика и требования к нему утверждает правительство (п. 3 ст. 16 закона № 44-ФЗ). Основа планирования закупок автономных учреждений – это Положение о закупках (п. 2 ст. 2 закона № 223-ФЗ).
Если в рамках контрактной системы требования к заказчику установлены законодательно (закон № 44-ФЗ), то в рамках закона № 223-ФЗ осуществление закупочной деятельности регулируется ведомственными и локальными актами. При этом порядок расчетов (наличные или безналичные) значения не имеет. Но в Положении о закупках могут быть указаны случаи использования наличных средств при расчетах с подрядчиками (исполнителями, поставщиками), которые отражают особенности ведения финансово-хозяйственной деятельности конкретного учреждения.
Обратите внимание! В бухгалтерском и бюджетном учете мероприятия по формированию плана закупок, проведению закупочных мероприятий, выявлению победителя и заключению с ним контракта или договора соответствуют записям по счетам санкционирования расходов.
Основанием для принятия различных обязательств служат закупочная документация, контракты (договоры), письменные распоряжения руководителя и т.п. Соответствующие указания на документы-основания есть в пп. 140-142 инструкции от 06.12.2010 № 162н, п. 167 инструкции от 16.12.2010 № 174н, п. 196 инструкции от 23.12.2010 № 183н, а также в письмах Минфина от 07.04.2015 № 02-07-07/19450, от 25.09.2020 № 02-06-10/86916 и других.
А сформированная на счетах бухгалтерского (бюджетного) учета информация отражается в бухгалтерской (бюджетной) отчетности. Соблюдение установленного порядка расходования финансовых средств позволяет руководителю постоянно контролировать движение финансовых ресурсов и избежать многих неприятностей.
Однако, несмотря на строгую регламентацию хозяйственной деятельности, у учреждений возникают вопросы. Рассмотрим далее наиболее популярные.
В ходе финансово-хозяйственной деятельности государственные и муниципальные учреждения часто сталкиваются с необходимостью решения сложных вопросов, которые связаны с закупкой товаров (работ, услуг). «МКПЦН-Консультант» – одна из ведущих российских компаний, которая оказывает консультационные услуги в области закупочного законодательства для учреждений бюджетной сферы.
Являются ли закупки через подотчетное лицо уходом от конкурентных процедур
Проведение конкурентных процедур государственными заказчиками регламентировано закупочным законодательством.
Согласно ст. 93 закона № 44-ФЗ закупки у ЕП ограничены по сумме одной закупки и должны учитываться в годовом лимите на общую сумму таких закупок. Чтобы не превысить такой лимит закупки через подотчетных лиц нужно контролировать в течение года.
Таким образом, закупки через подотчетных лиц должны быть учтены в общей сумме закупок у ЕП уже на этапе планирования. Нарушение этого требования может повлечь привлечение к административной ответственности.
В каких случаях можно закупать не учреждению, а подотчетному лицу, есть ли ограничения
Как уже было отмечено выше, принятие решения о закупке товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо для нужд учреждения осуществляется в определенном порядке. При этом основанием для принятия учреждением соответствующих обязательств служат закупочная документация, контракты (договоры), письменные распоряжения руководителя и т. п.
Приобретение товаров (работ, услуг) подотчетным лицом без принятия соответствующего обязательства в рамках ЛБО или сметных назначений недопустимо.
Однако работодатель имеет право предусмотреть в коллективном договоре, а также в трудовых договорах с работниками, такие условия оплаты труда, которые будут, в частности, компенсировать его затраты, которые связаны с исполнением трудовых или иных обязанностей. Возможность возмещения работнику затрат, связанных с исполнением трудовых или иных обязанностей, предусмотрена статье 164 ТК.
Когда затраты подотчетного лица не являются закупками с точки зрения 44-ФЗ и 223-ФЗ
Компенсационные выплаты работнику, которые предусмотрены коллективным договором и иными локальными актами, осуществленные с согласия или ведома работодателя и в его интересах, не являются закупкой с точки зрения законов № 44-ФЗ и № 223-ФЗ.
Таким образом, если работник расходует самостоятельно денежные средства, к примеру, на оформление проездных документов и проживание в командировке, возмещение ему в денежной форме командировочных расходов не является закупкой и, соответственно, не подлежит включению в план-график (план закупок), реестр контрактов. В случае если заказчик заключает договор на оказание услуг, связанных с направлением работника в служебную командировку, то это является закупкой.
Также к затратам подотчетного лица, не являющимися закупками, относятся расходы на прохождение обязательного предварительного или планового медицинского осмотра или прохождение обучения, курсов повышения квалификации.
По сути своей все компенсационные выплаты подотчетникам, которые осуществляются не в рамках КВР 240 «Иные закупки товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд» не будут являться закупками.
Консультации по вопросам деятельности организаций государственного сектора
Поможет с вопросами по отчетности, налогам и взносам, кадрам и остальными
В каком объеме можно производить расчеты наличными (с ограничением суммы и без ограничения)
Порядок осуществления закупок, учитывающий особенности ФХД конкретного учреждения, регулируется планом-графиком закупок, Положением о закупках и иными локальными актами.
Общие требования по выдаче наличных денег в подотчет установлены указаниями Банка от 11.03.2014 № 3210-У. Так согласно п. 6.3 этих указаний правила выдачи наличности состоят в следующем:
деньги выдаются сотруднику под отчет только в целях осуществления расходов, которые связаны с деятельностью юридического лица;
основанием для выдачи служит письменное заявление сотрудника, которое содержит данные о размере запрашиваемой суммы, а также срок, на который она берется, дату и визу руководителя, или распоряжение руководителя юрлица;
выдача под отчет наличных денег сопровождается оформлением расходного документа – ордера по форме ОКУД 0310002.
Согласно пункту 214 Инструкции 157н отражать возникновение дебиторской задолженности в учете по расчетам с подотчетными лицами можно только при отсутствии за ними задолженности по денежным средствам, по которым наступил срок представления авансового отчета. Таким образом, выдача новых сумм под отчет при наличии задолженности по предыдущим невозможна.
Отчитаться по израсходованным суммам (авансовым отчетом с приложением подтверждающих документов) сотрудник обязан в срок, установленный работодателем, который исчисляется со дня окончания срока выдачи подотчетных денег. При этом после утверждения авансового отчета он имеет право на получение излишне израсходованных им при покупках собственных денег.
В случае получения подотчетной суммы авансом процесс закупки сотрудником состоит из трех операций:
Получение от работодателя денег в подотчет на покупки, которые необходимы для осуществления его деятельности.
Приобретение товаров, услуг у поставщика и совершение расчетов с ним.
Оформление авансового отчета
При этом первая операция не имеет законодательных ограничений по суммам. А вот вторая операция строго регламентирована указанием Банка России от 09.12.2019 № 5348-У, которым установлена предельная сумма для них. Согласно п. 4 указаний № 5348-У предельный размер для расчетов наличными деньгами составляет 100 000 руб. по одному договору.
При этом к обычным физлицам (гражданам без статуса ИП), которые участвуют в расчетах с фирмами и ИП, вышеуказанное ограничение не относится. Сотрудник, который выступает в сделке не самостоятельно, а от имени своего работодателя (например, по доверенности), также обязан соблюдать порядок расчетов наличными (ст. 182 ГК).
За превышение лимита расчета наличными предусмотрен штраф. Его могут наложить налоговая инспекция, если выявит наличные расчеты, которые превышают лимит, в течение двух месяцев со дня их проведения (ч. 1 ст. 4.5, ч. 1 ст. 23.5 КоАП).
В случае компенсации подотчетнику затраченных денежных средств этапы закупки будут такими:
Закупка работником за собственные средства товаров/работ/услуг.
Оформление авансового отчета с приложением подтверждающих документов.
Возмещение работодателем затраченных сумм.
Поскольку приобретение товаров и услуг через подотчетное лицо является закупкой и чаще всего у единственного поставщика, то 223-ФЗ ограничивает ее объем суммой в 100 000 рублей (при выручках более 5 млрд в год – 500 000), а 44-ФЗ – 600 000 рублей (при осуществлении закупки в электронной форме предельная сумма увеличивается до 3 млн рублей).
Напомним, что 223-ФЗ применяется бюджетными и автономными учреждениями при закупках за счет средств от предпринимательской деятельности. При использовании субсидий в качестве источников финансирования применяется 44-ФЗ.
Порядок оформление договора подотчетным лицом
От имени юридического лица согласно статье 53 ГК могут выступать его представители. Это лица, действующие на основании выданной им доверенности или полномочия которых следуют из обстановки (п. 1 ст. 182, п. 1 ст. 185 ГК). Этими полномочиями, к примеру, обладают продавец в розничной торговле, кассир или работник склада, которые в силу своей деятельности являются представителями организации.
Согласно статье 182 ГК действия подотчетного лица как представителя непосредственно создают, изменяют и прекращают гражданские права и обязанности представляемого учреждения (п. 1 ст. 182 ГК). Поскольку подотчетное лицо, закупая товары (работы, услуги) по поручению учреждения, действует от его имени и в его интересах, то оно выступает в качестве уполномоченного представителя учреждения.
Чтобы подотчетное лицо могло заключить договор от имени учреждения доверенность требуется обязательно. Тогда сторонами договора будут выступать юридические лица, а право подписи договора будет у подотчетника. Печать в таком случае не обязательна.
Если сотрудник оплачивает расходы от своего имени, но с ведома и в интересах работодателя, то их оформление и компенсация расходов осуществляется в порядке, который установлен локальными актами работодателя.
Если сотрудник осуществляет закупку от имени учреждения, то необходимый перечень документов (например, договор и т. п.) он предъявляет при оформлении заявления на выдачу денег в подотчет (п. 213 инструкции № 157н).
Если доверенности нет, а сотрудник находится в командировке, с ведома руководства он может приобрести необходимые товары и услуги для нужд учреждения, оформив договор на свое имя. Здесь важно внимательно отнестись к платежным документам, которые подтверждают оплату сотрудником.
Это связано с тем, что закон о бухучете 402-ФЗ и инструкция 157н предусматривают, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, оформленным надлежащим образом. А значит, при предоставлении авансового отчета после покупки товаров/услуг или поездки в командировку в случае расходования собственных средств сотрудником для их возмещения к нему должны быть приложены договор, платежныйи и прочие первичные документы, подтверждающие произведенные расходы.
Чаще всего в бюджетных учреждениях с лицами, которые могут приобретать товары и услуги для нужд учреждения заключается договор о полной материальной ответственности во избежание рисков при судебных разбирательствах.
Применение бюджетной классификации при разных видах закупок через подотчетное лицо
Увязка КВР и КОСГУ при осуществлении закупок через подотчетное лицо
В данном случае согласно Порядку 82н применяется КВР 244 в сочетании со следующими подстатьями КОСГУ в зависимости от конкретной закупки:
КОСГУ 214 – приобретение молока, выдаваемого «за вредность» сотрудникам, и путевок для их детей.
КОСГУ 221 – оплата услуг связи через подотчетное лицо (в рамках мероприятий по созданию, развитию, эксплуатации, вводу в эксплуатацию или выводу из нее государственных (муниципальных) информационных систем госорганов (муниципальных органов) и учреждений может использоваться в сочетании с 246 КВР).
КОСГУ 222 – оплата через подотчетное лицо транспортных услуг.
КОСГУ 223 – оплата через подотчетное лицо коммунальных услуг (в случае оплаты электро- и теплоэнергии используется в сочетании с КВР 247).
КОСГУ 224 – оплата через подотчетное лицо арендной платы за пользование имуществом (может использоваться с КВР 246).
КОСГУ 225 – оплата через подотчетное лицо работ, услуг по содержанию имущества (может использоваться с КВР 246).
КОСГУ 226 – оплата прочих услуг и работ, в числе которых расходы на питание, проживание и проезд командированных сотрудников; расходы, связанные с участием спортсменов, учащихся образовательных учреждений в соревнованиях, тренировочных и других мероприятиях по подготовке к соревнованиям (затраты на проезд к месту проведения мероприятия и обратно, проживание, питание, оргвзносы, иные расходы). Командированному работнику на обеспечение участия сопровождаемой группы в мероприятии (может использоваться с КВР 246).
КОСГУ 227 – оплата подотчетным лицом услуг страхования.
КОСГУ 228 – оплата через подотчетное лицо услуг, работ для целей капвложений в нефинансовые активы (может использоваться с КВР 246).
КОСГУ 229 – оплата через подотчетное лицо арендной платы за пользование земельными участками и другими обособленными природными объектами по договору аренды земельного участка или водопользования.
КОСГУ 267 – приобретение санаторно-курортных путевок в рамках профилактики проф. заболеваний и травматизма, а также частичная оплата путевки для ребенка в оздоровительный лагерь.
КОСГУ 320 – приобретение исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности или средства индивидуализации через подотчетных лиц (может использоваться с КВР 246).
КОСГУ 310 – вложения в основные средства через подотчетников (может использоваться КВР 242 в случае закупок в сфере ИКТ казенными учреждениями, КВР 243 при осуществлении кап. вложений и КВР 246 в установленных случаях).
КОСГУ 341-349 – вложения в материальные запасы (может использоваться КВР 242 в случае закупок в сфере ИКТ казенными учреждениями, КВР 243 при осуществлении кап. вложений. и КВР 246 в установленных случаях).
МКПЦН-Консультант
Проконсультируем по любым вопросам учета бюджетных учреждений
Увязка КВР и КОСГУ при осуществлении компенсации понесенных затрат подотчетному лицу
Компенсация расходов подотчетнику согласно Порядку 82н чаще всего производится в рамках КВР 112 в увязке со следующими подстатьями КОСГУ:
КОСГУ 212 – компенсация суточных в командировке и возмещение затрат научно-педагогическим работникам на публикацию статей в их рецензируемых журналах.
КОСГУ 214 – компенсация на питание, установленная муниципальным актом и не относящаяся к расходам, возмещаемым работодателем при командировании спортивных судей и спортивных тренеров.
КОСГУ 221 – возмещение затрат, понесенных за услуги связи.
КОСГУ 222 – компенсация транспортных услуг.
КОСГУ 226:
возмещение иных произведенных в командировке с разрешения или ведома работодателя расходов, предусмотренных коллективным договором, локальным нормативным актом учреждения.
компенсация прохождения медкомиссии (освидетельствования) при поступлении на работу.
По данной подстатье КОСГУ в увязке с КВР 113 могут осуществляться выплаты физлицам, привлекаемым для выполнения отдельных полномочий либо участия в мероприятиях без заключения договоров и не являющимся работниками учреждения, для сопровождения группы физлиц и обеспечения их участия в спортивном или ином мероприятии.
КОСГУ 267 – компенсация стоимости медицинских услуг, именных путевок на санаторно-курортное лечение работникам учреждений, а также путевок их детям в детские оздоровительные лагеря в установленных законодательством РФ случаях.
Здесь перечислены основные увязки КВР и КОСГУ при расчетах с подотчетными лицами, но порядками 82н и 209н предусмотрены и иные, такие как оплата госпошлины (КВР 852 КОСГУ 291), компенсация проезда и провоза багажа при переезде из районов Крайнего Севера к новому месту жительства в другую местность бывшим работникам (КВР 321 КОСГУ 265), оплата прочих экономических санкций (КОСГУ 295 КВР 853 в добровольном порядке и 831 по решению суда) и прочие.
Осуществление закупок по КВР 244 нужно проводить в пределах, которые установлены для закупок малого объема согласно нормам ст. 93 закона № 44 -ФЗ, закона № 223-ФЗ и положения о закупках, утвержденного в конкретном учреждении.
Консультация деятельности государственных организаций отМКПЦН-Консультант в устной и письменной форме на разовой или абонентской основе по вопросам применения КОСГУ и КВР, ведению бюджетного учета и формированию отчетности, кадрового учета, системы оплаты труда и материального стимулирования, а также начисления и уплаты налогов, сборов и взносов.
Использование первичных документов
Минфин приказом от 30.03.2015 № 52н в составе форм унифицированных первичных учетных документов утвердил Заявку-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0504518). Этот документ применяют для формирования в электронном виде расчета потребности в финансовом обеспечении расходов закупки товаров (работ, услуг) для нужд учреждения.
Заявка-обоснование (ф. 0504518) в электронном виде заполняется работником учреждения (подотчетным лицом), который осуществляет закупки малого объема для нужд учреждения. При этом в строке «Документ-основание» работник указывает сведения о план-графике, в соответствии с которым осуществляется такая закупка, а также идентификационный код закупки.
Эту информацию подписывают работники контрактной службы и финансово-экономического подразделения простой ЭП. А в разделе 2 «Сведения о малой закупке» отражают справочную информацию, формируемую из данных единого агрегатора торговли (ЕАТ), с использованием которого заказчики осуществляют такие закупки.
С 1 января 2024 года учреждения в рамках электронного документооборота смогут применять Заявку-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф. 0510521), которая утверждена приказом Минфина от 15.04.2021 № 61н (в редакции приказа Минфина от 28.06.2022 № 100н).
Этот документ учреждения будут использовать в случае принятия решения о закупке товаров (работ, услуг) подотчетным лицом для хозяйственных нужд учреждения, за исключением закупок, сведения о которых составляют государственную тайну, а также при оформлении выдачи денежных документов (например, талонов на бензин, почтовых марок) под отчет подотчетному лицу в целях приобретения им товаров, работ, услуг.
Но Заявку-обоснование (ф. 0510521) можно начать использовать и ранее в случаях, которые установлены учетной политикой (п. 2 приказа Минфина от 28.06.2022 № 100н). А уже в этом году Заявку-обоснование (ф. 0510521) применяют при ведении бюджетного учета уполномоченными организациями в рамках полномочий, переданных им по решению Правительства (п. 2 приказа Минфина от 28.06.2022 № 100н).
При заполнении Заявки-обоснования ф. 0510521 подотчетное лицо указывает идентификационный код закупки, способ закупки и другие необходимые сведения. Информацию, указанную в разделе 1 «Расчет (обоснование) размера аванса» документа, формирует и подписывает простой ЭП ответственное лицо контрактной службы, а в части финансовой информации подписывает ответственное лицо финансово-экономического подразделения простой ЭП.
Информацию о принятых денежных обязательствах, а также размере ранее выданных авансов проверяет и подписывает работник бухгалтерии простой ЭП. Затем Заявку-обоснование (ф. 0510521) согласовывает руководитель учреждения и подписывается ее ЭП. И только после этого подотчетное лицо может получить денежные средства и осуществить закупку.
Использование Заявок-обоснований ф. 0504518 и ф. 0510521 в бухгалтерском учете следует закрепить в учетной политике учреждения.
В случаях, когда правилами документооборота в учетной политике установлено применение унифицированных форм или когда ведение учета передано в рамках централизации полномочий, после осуществления закупки применяется отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520). Он формируется только в электронном виде, за исключением моментов, когда при централизации учета федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе или отсутствует техническая возможность представить и хранить электронный документ, но в целях обеспечения интеграции информационных систем и реализации принципа однократного ввода данных требуется его электронная копия.
Документами-основаниями для формирования отчета 0504520 являются:
При командировочных расходах – решение о командировании на территории РФ (ф. 0504512), изменение решения о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504513), решение о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504515), изменение решения о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504516).
При компенсировании расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях – решение о компенсации (ф. 0504517).
При закупках товаров, работ, услуг малого объема – заявка-обоснования (ф. 0504518) или в установленных случаях заявка-обоснования (ф. 0510521).
Во всех остальных случаях используется бумажный вариант авансового отчета привычной формы 0504505. Одновременно оформлять электронный отчет (ф. 0504520) и бумажный авансовый отчет (ф. 0504505) не нужно, поскольку эти формы аналогичны.
Специалисты компании МКПЦН-Консультант помогут в актуальных вопросах учета бюджетных учреждений. Консультации могут оказываться на абонентской основе или по отдельным разовым обращениям.
Консультации по вопросам деятельности организаций государственного сектора
Поможет с вопросами по отчетности, налогам и взносам, кадрам и остальными
Реклама: ООО «МКПЦН-КОНСУЛЬТАНТ», ИНН: 7717539166, erid: LjN8KWryp
Начать дискуссию