Как новому руководителю госучреждения не отвечать за ошибки прошлого

С чего начать новому руководителю госучреждения

Прием нового директора государственного (муниципального) учреждения осуществляется на основании приказа органа исполнительной власти, в ведении которого находится учреждение.

В реальности это происходит редко, и организация процедуры передачи дел, составление и подписание передаточного акта должны быть инициированы новым директором.

Передаточный акт не имеет унифицированной формы

Полагаем, в нем в обязательном порядке должны содержаться сведения о документах и ценностях, получаемых на хранение, за которые отвечает непосредственно руководитель учреждения. Как правило, в состав таких сведений входят:

• учредительные документы юридического лица, правоустанавливающие документы на недвижимое имущество учреждения, лицензии и иные документы (акты проверок контрольных (надзорных) органов, отдельные документы бухгалтерского учета);

• печати, бланки, ключи от офиса, сейфа и т.д.;

• перечень недвижимого и движимого имущества, по которому прежний директор являлся материально ответственным лицом в бухгалтерском учете;

• иные документы и ценности по решению руководителя.

Правила по оформлению передаточного акта при назначении нового руководителя государственного учреждения

Передаточный акт в обязательном порядке подписывается в двух экземплярах.

Не лишним будет привлечь комиссию при передаче дел и оформлении передаточного акта, состав такой комиссии целесообразно утвердить в приказе о проведении передачи дел.

Смена руководителя не только бумажная волокита. Руководитель бюджетной организации — это еще и публичность данных

Следующими формальными мероприятиями при смене руководителя являются:

1. уведомление налогового органа о прекращении полномочий прежнего директора и назначении нового. Сделайте это в течение 7 рабочих дней после принятия решения о назначении нового директора. Уведомление осуществляется в виде подачи заявления в бумажном виде (с обязательным нотариальным заверением) или в электронном виде: нарочно или по почте в налоговый орган, через МФЦ, через Интернет (например, посредством Единого портала госуслуг);

2. уведомление Казначейства и/или кредитной организации с предоставлением карточек с образцом подписи;

3. размещение информации о новом руководителе учреждения на сайте учреждения и портале https://bus.gov.ru/ с прикреплением электронного образа решения учредителя о назначении нового директора. Сделать это нужно в течение 5 рабочих дней со дня утверждения решения.

Нужна ли полная инвентаризация при смене руководителя учреждения

Формально руководитель организации несет полную материальную ответственность в соответствии со ст. 277 ТК. По нашему мнению, это не является полным синонимом статусу материально ответственного лица (МОЛ) в понимании законодательства о бухгалтерском учете.

Общими требованиями к организации инвентаризации активов и обязательств установлены случаи, когда проведение инвентаризации обязательно, в частности, при смене ответственного лица (уст. приложением 1 к приказу Минфина от 30.12.2017 № 274н «Об утверждении федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Учетная политика, оценочные значения и ошибки»).

Если прежний руководитель госучреждения являлся МОЛ

Издайте приказ о проведении инвентаризации. Новому ответственному лицу (не обязательно новому руководителю) передайте активы. Отразите результаты сверки фактического наличия активов с данными бухгалтерского учета. Закрепите смену МОЛ в бухгалтерском учете.

Полагаем, что проведение полной инвентаризации активов (основных средств, материальных запасов, готовой продукции, товаров, денежных средств) и обязательств (кредиторской задолженности, резервов и т.д.) будет слишком трудоемким. И это займет гораздо больше времени, чем располагают прежний и новый руководитель.

Какие последствия ждут нового руководителя, если не провести инвентаризацию активов и обязательств государственного учреждения

Одновременно существуют риски непроведения инвентаризации: в случае выявления впоследствии недостач будет довольно проблематично доказать, что факт утраты произошел в период полномочий прежнего директора. Поэтому вопрос проведения инвентаризации (быть или не быть), объемов инвентаризации и т.д. оставляем на усмотрение нового руководителя, в зависимости в том числе от условий, в которых он принимает новое хозяйство.

Как оценить финансовое положение принимаемого учреждения

В этом вопросе можно положиться на старую команду. Такое решение может обернуться довольно рискованным поступком, если руководитель — новичок в отрасли, к которой относится учреждение. Особенно если он назначен в результате экстренных мер (утрата доверия прежнего руководителя и т.д.) и иных подобных случаях.

Оценку положения дел в учреждении можно поручить новой команде, если таковая имеется. Достижение объективного понимания состояния финансовых и хозяйственных вопросов деятельности потребует немало времени.

Наиболее оптимальным решением является привлечение независимых экспертов для проведения экспертизы ФХД принимаемого учреждения.

Независимая экспертиза ФХД

Свежий взгляд независимого эксперта позволит увидеть ФХД со стороны объективно и беспристрастно. Эксперт поможет обратить внимание на возможную нецелесообразность ведения дел в исторически сложившемся порядке и преподносится новому руководителю как единственно возможный.

Н3 Экспертиза ФХД — это долго, дорого и трудоемко?

Среди видов независимых экспертиз выделяются такие контрольные (аналитические) мероприятия, как:

• экспресс-диагностика;

• тематическая экспертиза ФХД;

• полная экспертиза ФХД.

Из названий очевидно, что скрывается за каждым видом независимой экспертизы деятельности учреждения. Рекомендуемым периодом для проведения экспертизы является период не более одного финансового года. Такой период позволяет увидеть репрезентативную выборку хозяйственных операций, присущих учреждению в его деятельности.

Определите рисковые зоны. Новый руководитель зарекомендует себя профессионалом, если изучит разные аспекты деятельности вверенного ему учреждения

Тематика экспертизы может предусматривать изучение и формирование выводов о наличии рисков ФХД в следующих вопросах:

• организационно-функциональная структура (управляемость учреждением, закрепление ответственности, недостаточность/избыточность штатного состава и др.);

• управление имуществом (наличие правоустанавливающих документов, распоряжение имуществом, в том числе несанкционированное, структура, состав, состояние имущества и др.);

• выполнение основных показателей деятельности (выполнение объемных и качественных показателей государственного задания, достижение целей предоставления целевых субсидий, выполнение индикативных показателей государственных программ, федеральных и национальных проектов и т.д.);

• финансовое положение (качество организации и ведения бухгалтерского учета, расчеты с бюджетом по налогам, наличие проблемных задолженностей (кредиторской и дебиторской), достоверность бухгалтерской отчетности, документальное оформление и подтверждение отражения в учете фактов хозяйственной жизни, эффективность ведения приносящей доход деятельности и прочее);

• кадровый аудит (ведение кадрового делопроизводства, воинского учета, работа с персональными данными и др.);

• экспертиза закупочной деятельности (соблюдение регламентных процедур закупочной деятельности, обоснованность выбора поставщиков, определения НМЦК);

• диагностика системы оплаты труда, эффективности и обоснованности системы стимулирования работников;

• целевое и эффективное использование средств бюджета (расходование средств субсидий на выполнение государственного задания, целевых субсидий);

• и др.

Практическая польза проведения экспертизы ФХД для руководителей бюджетных, автономных, казенных учреждений

Результаты экспертизы ФХД могут использоваться новым руководителем как для личного (служебного) пользования в целях понимания сложившейся ситуации, применения рекомендаций, накопления оснований для смены действующей команды, представления информации вышестоящему органу (учредителю) или органам контроля при проведении последующих проверок, так и для подстраховки — отсечения периода возникновения проблемных ситуаций в ФХД учреждения и периода назначения самого нового руководителя.

Эксперты МКПЦН-Консультант проводят экспертизы ФХД учреждений разных отраслей, масштабов деятельности. За долгие годы работы нами проведены проверки учреждений, инициированные самыми разными субъектами, будь то учредитель в отношении подведомственного учреждения или само учреждение перед планируемыми мероприятиями, проводимыми внешними контрольными (надзорными) органами или новым руководителем в отношении ФХД вверяемого ему учреждения.

По результатам проведения экспертизы ФХД представляется отчет о выявленных нарушениях, недостатках, рисках, к которым способны привести негативные явления, свойственные учреждению, а также рекомендации по устранению (при возможности) нарушений, исправлению недостатков, по минимизации рисков.

Подписывайтесь на наш Телеграм-канал «МКПЦН для бизнеса». Мы пишем о налогах, финансах, трудовом законодательстве, описываем интересные кейсы, отвечаем на ваши вопросы, анонсируем вебинары.

Консультации по налогообложению и бухгалтерскому учету

Нужна консультация? Оставьте заявку, мы свяжемся с вами и обсудим ваши вопросы:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «МКПЦН-КОНСУЛЬТАНТ», ИНН: 7717539166, erid: LjN8KH8gh