Как предотвратить кражи со стороны сотрудников

Потери денег в бизнесе можно условно разделить на несколько групп:

• кражи;
• неэффективные траты и инвестиции;
• упущенная выгода.

Своевременно выявлять эти проблемы позволяет грамотно выстроенная система управленческого учёта.

Сегодня поговорим о кражах. Конечно, увидеть отсутствие компьютеров в офисе, товаров на складе или денег в кассе собственник бизнеса может и без управленческой отчётности. Но не все способы воровства лежат на поверхности:

• завышение норм расхода топлива, сырья и материалов. В результате фиктивные затраты ложатся на себестоимость. Недостач на складе нет, а по факту компания несет убытки. Избежать можно, если утвердить нормативы расхода, регулярно отслеживать их исполнение и пересматривать, сравнивая с нормативами аналогичных компаний. Для этого необходимо организовать учет затрат по каждой номенклатуре, товару, услуге;
• замена комплектующих на складе компании дешевыми аналогами. Инвентаризационная комиссия должна проверять не только остатки на складах, но и дорогостоящие ремонты. Применяйте правило «двух пар глаз» — одни и те же бизнес-процессы контролируют не менее двух ответственных.
• отсутствие тендерных и закупочных процедур, из-за чего выбирается не оптимальный по цене и качеству поставщик. При отсутствии планирования и понимания годового объема закупок товара и услуги, сложно понять, действительно ли хорошее предложение вам сделал поставщик. Собственник, подписывая сотни мелких договоров, не понимает, что в совокупности тратит приличные деньги.

Единый договор на поставку позволил бы получить лучшую цену и более выгодные условия на сервис. Также при выборе поставщика часто не учитываются дополнительные затраты — на логистику, гарантийное обслуживание, комплектующие и т.д. Либо закупается самый дорогой товар при наличии сопоставимых по качеству более дешевых аналогов.

Решение: создайте тендерную комиссию, планируйте закупки и выбирайте поставщиков заранее и коллегиально, учитывая все факторы. Не отдавайте принятие решения на откуп одному сотруднику. Прописывайте требования к товару, услуге. Проверяйте зависимость от поставщика при помощи финансового моделирования: меняя цену закупки, можно рассчитать, как изменится себестоимость и прибыль компании. Проверяйте поставщика на добросовестность по критериям оценки ФНС, чтобы избежать проблем с вычетом по НДС и налогу на прибыль.

Чтобы провести мини-ревизию уже сейчас, возьмите все банковские выписки и выберите топ-20 контрагентов по объему платежей за год. Убедитесь, что вы понимаете, за что платили. Проверьте предложения от их конкурентов и сравните цены.

Избегайте покупок за наличный расчет. Ненадлежащее оформление отчетных документов сотрудниками приведет к непринятию расходов к налоговому учету и переплате налогов, не говоря о рисках злоупотребления.

Чтобы все эти неприятности вас не постигли, предлагаем пройти совместный курс от «Моё дело Финансы» и Центра обучения «Клерка», автор которого Ольга Головина — финансовый директор, консультант. Просто и понятно, на примерах расскажем о внедрении в организации управленческого учета. После окончания обучения вы получите именной сертификат. 

Курс бесплатный, так что пройти его можно прямо сегодня — скорее регистрируйтесь и делитесь с коллегами!

Сервис автоматизации работы бухгалтера

Распознает выписки, покажет ошибки. Собственная база знаний и консалтинг

Подробнее