Потери денег в бизнесе можно условно разделить на несколько групп:
- кражи;
- неэффективные траты и инвестиции;
- упущенная выгода.
Своевременно выявлять эти проблемы позволяет грамотно выстроенная система управленческого учёта.
Сегодня поговорим о кражах. Конечно, увидеть отсутствие компьютеров в офисе, товаров на складе или денег в кассе собственник бизнеса может и без управленческой отчётности. Но не все способы воровства лежат на поверхности:
- завышение норм расхода топлива, сырья и материалов. В результате фиктивные затраты ложатся на себестоимость. Недостач на складе нет, а по факту компания несет убытки. Избежать можно, если утвердить нормативы расхода, регулярно отслеживать их исполнение и пересматривать, сравнивая с нормативами аналогичных компаний. Для этого необходимо организовать учет затрат по каждой номенклатуре, товару, услуге;
- замена комплектующих на складе компании дешевыми аналогами. Инвентаризационная комиссия должна проверять не только остатки на складах, но и дорогостоящие ремонты. Применяйте правило «двух пар глаз» — одни и те же бизнес-процессы контролируют не менее двух ответственных.
- отсутствие тендерных и закупочных процедур, из-за чего выбирается не оптимальный по цене и качеству поставщик. При отсутствии планирования и понимания годового объема закупок товара и услуги, сложно понять, действительно ли хорошее предложение вам сделал поставщик. Собственник, подписывая сотни мелких договоров, не понимает, что в совокупности тратит приличные деньги.
Единый договор на поставку позволил бы получить лучшую цену и более выгодные условия на сервис. Также при выборе поставщика часто не учитываются дополнительные затраты — на логистику, гарантийное обслуживание, комплектующие и т.д. Либо закупается самый дорогой товар при наличии сопоставимых по качеству более дешевых аналогов.
Решение: создайте тендерную комиссию, планируйте закупки и выбирайте поставщиков заранее и коллегиально, учитывая все факторы. Не отдавайте принятие решения на откуп одному сотруднику. Прописывайте требования к товару, услуге. Проверяйте зависимость от поставщика при помощи финансового моделирования: меняя цену закупки, можно рассчитать, как изменится себестоимость и прибыль компании. Проверяйте поставщика на добросовестность по критериям оценки ФНС, чтобы избежать проблем с вычетом по НДС и налогу на прибыль.
Чтобы провести мини-ревизию уже сейчас, возьмите все банковские выписки и выберите топ-20 контрагентов по объему платежей за год. Убедитесь, что вы понимаете, за что платили. Проверьте предложения от их конкурентов и сравните цены.
Избегайте покупок за наличный расчет. Ненадлежащее оформление отчетных документов сотрудниками приведет к непринятию расходов к налоговому учету и переплате налогов, не говоря о рисках злоупотребления.
Чтобы все эти неприятности вас не постигли, предлагаем пройти совместный курс от «Моё дело Финансы» и Центра обучения «Клерка», автор которого Ольга Головина — финансовый директор, консультант. Просто и понятно, на примерах расскажем о внедрении в организации управленческого учета. После окончания обучения вы получите именной сертификат.
Курс бесплатный, так что пройти его можно прямо сегодня — скорее регистрируйтесь и делитесь с коллегами!
Сервис автоматизации работы бухгалтера
Распознает выписки, покажет ошибки. Собственная база знаний и консалтинг
Комментарии
5Неэффективные траты и инвестиции делает лично директор-учредитель.
К сожалению так часто бывает, особенно когда доли неравные(
Воруют чаще там, где не большая зарплата. Самое оптимальное- создать для сотрудников условия, при которых они будут полноценно работать, а не подворовывать и левачить. А комиссии, учет, проверки и тд- можно обойти .
Единый договор на поставку позволил бы получить лучшую цену и более выгодные условия на сервис.
Это как возможно, при большой номенклатуре закупок? Молоко и топливо- по одному договору?) Обычно организации имеют какую-то специализацию, а не продают все подряд.
Я бы не стала рыться в выписках, а посмотрела обороты по ОСВ). А выписки пусть комиссия проверяет)
И кому адресованы рекомендации ? Если руководителю, то у меня вопрос, а он вообще знает, где работает и чем занимается его организация?)
Добрый день, Евгения, спасибо за подробные комментарии.
Разумеется, Вы правы на счет заработной платы. Про KPI и мотивацию я говорю во втором блоке курса отдельно, хотя и не так подробно как хотелось бы - это предмет отдельного курса.
Единый договор при большой номенклатуре не сработает, разумеется, речь идет о том, что один и тот же ресурс закупают у разных поставщиков, часто встречала это на практике, причем зачастую не учитывая ни сроки поставки, ни дополнительные затраты на доставку.
Вы бы посмотрели ОСВ ( и я тоже), потому что Вы это умеете делать, и потому что наверное доверяете той информации, которая в них отражена, так? И если они подтверждены документально. А представьте себе ситуацию, когда Вы пришли и смотрите данные в чужой учетной системе и степень доверия к ним крайне низкая. Выписки в таком случае единственная доступная информация, так? Рекомендации даны собственнику, который непосредственно не является управляющим собственником.
Добрый день! Не совсем понятна для меня такая ситуация, так как собственник назначает директора, грубо говоря. То есть собственник директору в какой-то степени доверяет, это как минимум. А этот директор несет ответственность за деятельность организации. Если же идет речь о недоверии, и есть обоснованные подозрения о том, что директор занимается сокрытием части дохода, которая должна бы пойти собственнику, то нужно задуматься о смене директора. Или с "пониманием" отнестись к тому, что он приворовывает.
Но если брать проблему в целом- чем больше контроль, тем более изощреннее способы его обойти у сотрудников, которые "не чисты на руку" при любых условиях, которые им создают.