Мораторий на налоговые проверки, который ввели из-за коронавируса, закончился. У налоговиков было достаточно времени подготовиться, чтобы взяться за работу с новыми силами. Рассказываем, как оценить свои риски попасть под проверку и что нужно делать, если проверка вот-вот нагрянет.
Как понять, что к вам придут
Перед каждой налоговой проверкой инспекторы заранее собирают информацию о налогоплательщике и проводят предпроверочный анализ. Основной документ, которым пользуются налоговики, — концепция системы планирования выездных налоговых проверок. В ней выделено 12 критериев, по которым каждый налогоплательщик может сам проанализировать свою финансово-хозяйственную деятельность и определить риск попасть под проверку. Чем больше налоговики найдут совпадений, тем выше вероятность проверки.
Разберем подробнее, что значит каждый критерий.
- Низкая налоговая нагрузка. Критерий действует для всех организаций и ИП. Общая налоговая нагрузка — соотношение суммы уплаченных налогов к выручке в пределах одного года. Если это соотношение ниже среднего уровня по отрасли, это вызовет подозрение у налоговиков. Среднеотраслевые уровни налоговой нагрузки можно посмотреть на сайте ФНС.
- Убыточная деятельность на протяжении двух и более лет. Критерий действует для всех организаций и ИП. Налоговиков заинтересуют убытки как в бухгалтерской, так и в налоговой отчётности.
- Значительные суммы вычетов по НДС. Критерий действует для организаций и ИП на общей системе налогообложения. Если доля вычетов по НДС в сумме налога к уплате за 12 месяцев превышает 89%, это может стать поводом для налоговой проверки. 89% — это общий показатель. Дополнительно по каждому субъекту РФ рассчитывают отдельные средние показатели, отклоняться от которых опасно.
- Расходы растут быстрее чем доходы. Критерий действует для организаций на общей системе налогообложения. Нужно сравнить темпы роста расходов и доходов от реализации по данным налоговой и бухгалтерской отчётности. Сюда же относятся ситуации, когда доходы падают быстрее, чем расходы, или если доходы падают, а расходы растут.
- Среднемесячная зарплата на одного сотрудника меньше среднеотраслевого показателя в регионе. Критерий действует для всех организаций и ИП. Информацию о среднем уровне зарплаты по региону можно найти на сайтах территориальных отделений Росстата.
- Неоднократное приближение к предельным значениям для применения специального налогового режима. Критерий действует для организаций и ИП на спецрежимах. У инспекторов вызовет подозрение, если два или более раза за год вы приблизились к лимиту дохода по спецрежиму и разница между вашим фактическим доходом и лимитом менее 5%. Проверяющие могут посчитать, что вы специально занижаете показатели, чтобы не «слететь» со спецрежима.
- Доходы ИП почти равны расходам. Критерий действует для ИП на общей системе налогообложения. Также предпринимателя могут заподозрить в махинациях, если вычеты по НДФЛ будут выше 83% от доходов.
- Деятельность через цепочку контрагентов. Критерий действует для всех организаций и ИП. Работа с перекупщиками, посредниками без обоснованных экономических причин, привлечение фирм-однодневок, работников-инвалидов и прочее. Проверить контрагента можно через наш сервис «Моё дело. Бюро».
- Игнорирование запросов ФНС. Критерий действует для всех организаций и ИП. Внимание налоговиков вызывают случаи, когда компания не дает пояснений об ошибках, выявленных при камеральных проверках или не сохранила документы, необходимые для расчета и уплаты налогов.
- Деятельность с высоким налоговым риском. Критерий действует для всех организаций и ИП. Работа с фирмами-однодневками, вывод части средств в оффшоры, обналичивание денег — эти действия приведут к тому, что инспекторы будут подозревать вас в получении необоснованной налоговой выгоды.
- Миграция между налоговыми инспекциями. Критерий действует для всех организаций и ИП. Инспекторы обратят внимание на налогоплательщиков, который два и более раза после регистрации меняли адрес местонахождения. Возможно, бизнес старается избежать внимания налоговой и уклониться от проверок.
- Низкий уровень рентабельности. Критерий действует для организаций на общей системе налогообложения. Инспекторы посчитают два показателя: рентабельность продаж и рентабельность активов по данным бухгалтерской отчётности. Если они ниже среднеотраслевых значений более, чем на 20%, вы в группе риска. Среднеотраслевые уровни налоговой нагрузки можно посмотреть на сайте ФНС.
Как подготовиться к проверке
Цель выездной налоговой проверки — контроль за правильностью расчета и уплаты в бюджет налогов, взносов или сборов. Проверку могут провести как по одному налогу, так и по всем видам. Предмет проверки можно узнать из решения о проведении ВНП. Менять его по ходу проверки или выходить за его рамки инспектор не может.
Если вы понимаете, что выездная проверка неизбежна, следует подготовиться.
Проверьте первичные документы
Конкретного перечня документов, который могут запросить налоговики, нет. Все зависит от того, какой налог они проверяют. Поэтому, тщательно пересмотрите следующие виды документов:
- кассовые документы — на предмет того, куда и на что расходуется наличность из кассы, правильно ли оформлены приходно-расходные документы, в каком размере деньги сдаются в банк;
- счета-фактуры — на правильность оформления в соответствии с законодательством;
- накладные — на наличие необходимых реквизитов, печатей и подписей;
- акты приема-передачи — на полномочия подписантов. Если они подписаны неуполномоченными сотрудниками (водителями-экспедиторами, приёмщиками товаров, кассирами), поменяйте. Документы должны быть подписаны руководителем, представителем бухгалтерии, зав. складом или другими уполномоченными лицами;
- авансовые отчеты и товаросопроводительные документы — на правильность оформления;
- если компания пользуется налоговыми льготами, проверьте наличие документов, которые подтвердят право на их применение;
- разделите файлы управленческого учёта и аналитические материалы для внутреннего использования. Их нельзя хранить на том же компьютере, где ведёте бухгалтерский и налоговый учёт. Такие материалы безопаснее разместить на внешних дисках и держать отдельно от официальной информации. А еще лучше — в облаке с передачей зашифрованных данных по протоколу SSL. В интернет-бухгалтерии «Моё дело» данные хранятся именно так, поэтому несанкционированный доступ к ним исключён.
Помните, что все расходы должны иметь деловую цель, направлены на получение прибыли, быть разумными, экономически обоснованными и соответствовать рыночным ценам. При потере или порче документов, обязательно свяжитесь с контрагентами и возьмите дубликат. Документы должны быть подписаны «живой» подписью и уполномоченными лицами. Если во время пандемии организация экстренно перешла на электронный документооборот, не забудьте внести эти изменения в учетную политику.
Все документы передавайте налоговикам по акту приема-передачи и под роспись. Документы нужно прошить и пронумеровать. Это нужно для того, чтобы налоговики не смогли «случайно» что-то потерять, и сказать, что так и было.
Моё дело Бюро
Справочно-правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг
Проверьте штатное расписание, приказы о назначении, доверенности, должностные инструкции персонала
Если руководитель организации — внешний совместитель и трудится в рамках неполного рабочего времени, то документы, подписанные им, должны содержать именно те даты, когда руководитель официально выполнял свои должностные обязанности. То же самое с отпуском руководителя или должностного лица, уполномоченного подписывать документы.
Пересмотрите документы с подрядчиками и контрагентами
Одна из целей проверки — разобраться, не участвует ли проверяемая организация в схемах незаконной оптимизации налогов и не работает ли с фирмами-однодневками. Важно подтвердить, что при выборе делового партнёра вы проявили должную осмотрительность и собрали весь пакет документов.
Это нужно делать до проверки. Чтобы обезопасить себя, посмотрите на будущего партнера глазами налогового инспектора и соберите как можно больше документов.
Сюда может войти:
- устав и учредительные документы компании;
- свидетельство о госрегистрации и о постановке на налоговый учёт;
- решение о назначении руководителя — вторая и третья страница паспорта;
- сданная бухотчётность за последний отчетный период.
Обязательно проверьте компанию контрагента:
- зарегистрирована ли фирма в ЕГРЮЛ;
- есть ли у нее налоговая задолженность и сдает ли она отчётность;
- является ли фирма действующей;
- как часто она судится и по каким вопросам;
- есть ли у фирмы долги по исполнительным документам.
Если вели переписку с контрагентом по крупному договору, включите ее в досье. При возможности, сохраните фотографии его складских помещений, протоколы совещаний, докладные записки и прочее. В переписке между вашими менеджерами и сотрудниками контрагента в социальных сетях и мессенджерах не должно быть описания схем, вариантов снижения налоговой нагрузки и аналогичной компрометирующей информации.
Все это поможет стать весомым доказательством, что вы действовали осмотрительно и при заключении сделки полностью проверили добросовестность делового партнёра.
Используйте разные компьютеры для разных компаний
Если в одном офисе размещаются несколько организаций или ИП, которые формально независимы друг от друга, но как-то связаны между собой, ведите учет их деятельности на разных ПК. Контролеры весьма активно отслеживают IP-адреса, с которых поступают отчёты в ИФНС, формируются документы в системе «Клиент-Банк» и ведется переписка с контрагентами. При проверке такие организации и ИП могут признать взаимозависимыми.
Проведите инструктаж сотрудников
К приходу налоговиков нужно морально подготовить сотрудников. По возможности полностью исключите общение персонала с проверяющими. Работники могут неумышленно выдать какие-то данные инспектору, не понимая, что это навредит компании. Например, налоговики могут поинтересоваться размером зарплаты, системой поиска контрагентов, частотой проведения инвентаризации и прочее. Обязательно объясните сотрудникам, что если проверяющий попросил дать доступ к бухгалтерской базе, показать список поставщиков и контрагентов или показать кассовые документы, предъявить их можно только по официальному запросу, а не по личной просьбе. Сотрудники не знают, какие документы можно показывать, какие — нет и могут нечаянно предоставить материалы, которые нанесут урон компании.
Если кого-то из персонала вызвали на допрос как свидетеля, следует озвучить ему три важных правила.
- Не нужно бояться. Ответственность свидетеля в налоговом праве — административная, а не уголовная. Ее размер не более 3 000 руб. Но это не значит, что свидетелю можно говорить неправду.
- Свидетель — очевидец событий, которые интересуют инспектора. Если ему что-то известно со слов других людей или по своему жизненному опыту, такая информация не признается свидетельской. Она относится к фантазиям, слухам и домыслам. Если инспектор задает вопросы о фактах и событиях, не входящих в компетенцию свидетеля, ответ должен быть исчерпывающим: «Это не входит в мои должностные обязанности» или «Я не был очевидцем этих событий», «Некомпетентен в этом вопросе», или «Я этой информацией не обладаю». Такими словами сотрудник аргументирует свой отрицательный ответ. Предупредите персонал, что они всегда могут отказаться от дачи показаний и сослаться на ст. 51 Конституции РФ — никто не обязан свидетельствовать против себя.
- Свидетель — хозяин ответов. Ответ может быть односложным, а может быть и развёрнутым. Инспектор внесет в протокол только то, что сказал свидетель. Сотрудник вправе вспомнить и уточнить ранее данный ответ. Важно понимать, что свидетельские показания могут использоваться не только против налогоплательщика, но могут защитить, сохранить репутацию и подтвердить законопослушность. Иногда инспекторы намеренно не задают свидетелям вопросов, ответы на которые будут зачтены в пользу налогоплательщика. Если сотрудник понимает, что его информация будет плюсом для работодателя, пусть попросит внести в протокол нужную информацию. И проверит, зафиксированы ли показания.
Какие вопросы могут задать на допросе руководителю и сотрудникам, чтобы доказать нарушения, можно узнать из письма ФНС России от 13.07.2017 N ЕД-4-2/13650@ «О направлении методических рекомендаций по установлению в ходе налоговых и процессуальных проверок обстоятельств, свидетельствующих об умысле в действиях должностных лиц налогоплательщика, направленном на неуплату налогов (сборов)». Вы можете заранее порепетировать ответы на случай, если об этом спросят.
Внимание! Допрос не может длиться более 4 часов подряд и более 8 часов в сутки. Запрещены допросы в ночное время.
Найдите помещение для проверяющих
Желательно разместить налоговиков в отдельном помещении. Главное — чтобы у них не было свободного доступа к документам, не имеющим отношения к проверке и к общению с вашими сотрудникам. Документы для проверки по их требованию будет приносить сотрудник. Все лишнее нужно на время убрать из офиса — документы, файлы, печати и штампы других организаций, рабочие места сотрудников из чужих компаний, даже если они входят в один холдинг. В офисе компании, где проходит проверка, должны быть только имущество и документы проверяемой компании.
Назначьте сотрудника, который будет общаться с налоговиками
Лучше, если это будет главный бухгалтер компании или его помощник. Во-первых, он знает все о финансово-хозяйственной деятельности организации, в курсе слабых мест в документах и может аргументировать, ссылаясь на законы. Во-вторых — морально готов к проверкам и имеет опыт общения с контролерами. Он знает, какие документы можно предоставлять, а какие — убрать и никогда не показывать.
Как проходит выездная налоговая проверка
Проходит она обычно на территории налогоплательщика. Если компания или ИП не могут предоставить помещения, то проверка будет проведена в здании налоговой службы. Инспектор при выездной проверке имеет право:
- истребовать документы у вас (п. 12 ст. 89, ст. 93 НК РФ);
- требовать документы и информацию у ваших контрагентов или у третьих лиц в рамках встречных проверок (ст. 93.1 НК РФ);
- допрашивать свидетелей, в том числе ваших работников (ст. 90 НК РФ);
- осматривать ваши помещения, территорию, предметы (п. 13 ст. 89, ст. 92 НК РФ);
- изымать документы и предметы (п. 14 ст. 89, ст. 94 НК РФ);
- проводить экспертизу (ст. 95 НК РФ);
- привлекать к участию специалиста (ст. 96 НК РФ).
Правила поведения во время выездной проверки
Проявите бдительность и уточните полномочия ревизоров. Проверяющие должны предоставить решение о проведении проверки и служебное удостоверение. Зафиксируйте эти данные в журнале проверок. Запишите ФИО, № удостоверения, должность, кем и когда выдано.
Убедитесь какие налоги и за какой период проверяют, обращайте внимание на дату начала и окончания проверки и перечисленные мероприятия по контролю. Если в решении не указан кто-то из проверяющих, вы имеете право не допускать его к проверке. Проверяющие не могут выходить за пределы полномочий, указанных в распоряжении на проведение проверки.
Ведите себя уверенно и доброжелательно. По возможности сведите общение с проверяющими к формальному: вопрос — ответ. Любые ответы нужно обсудить с главным бухгалтером или юристом. Инспектор может запросить практически любой документ, относящийся к проверяемому налогу и позволяющий установить правильность его исчисления. В запросе проверяющий обязан указать конкретный перечень истребуемых документов — наименование, реквизиты, индивидуальные признаки и сроки, в течение которых их нужно предоставить.
Обеспечьте юридическое сопровождение. Контроль переписки, осмотра, выемки, экспертизы, сопровождение свидетелей желательно проводить в присутствии юриста. Каждая из процедур имеет определенный законом порядок. Например, перед выемкой документов инспекторы должны объявить, какие документы они хотят получить и предложить выдать их добровольно. Если контролёры приходят к вам в офис и самостоятельно забирают то, что считают нужным, — это обыск. Обыск не предусмотрен Налоговым кодексом и незаконен.
Выемка производится только в присутствии проверяемого, под протокол, с полной переписью изъятых документов и в присутствии понятых. Выемку нельзя делать ночью — с 22 до 6 часов по местному времени (п. 2 ст. 94 НК РФ). Но налогоплательщики обычно не знают юридических тонкостей. Если нет штатного юриста, желательно заключить договор со сторонней компанией. Присутствие юриста дисциплинирует налоговых инспекторов, заставит их придерживаться законных рамок, и поможет свидетелю не наговорить лишнего.
Предлагайте помощь в проверке. Предлагайте своих свидетелей и экспертов. Если вы понимаете, что какая-то сделка заинтересовала контролеров, проявите инициативу и предложите кандидатуры сотрудников, представителей контрагентов, которые могут предоставить объективную информацию без лишних деталей. Этим вы снизите риск, что инспектор обратится к несведущему свидетелю или эксперту.
Если налоговики решили проверить ваши складские помещения, предложите им помощь вашего кладовщика. Пусть он покажет нужные склады и обойдет помещения, которые не относятся к данной сделке. Инспекторы могут отказаться от помощи. Но такое поведение налогоплательщика будет безусловным плюсом — вы не препятствовали проверке, а предлагали помощь в поиске доказательств и свидетелей.
Результаты проверки
По итогам налоговой проверки инспекторы составляют справку о проведенной ВНП и вручают налогоплательщику. Два месяца займет оформление акта проверки. После вручения акта у вас есть месяц, чтобы подготовить возражения. Как только истечёт срок на подачу возражений, налоговый орган может приступить к рассмотрению материалов проверки и принять итоговое решение. Его принимает начальник налогового органа или его заместитель после того, как рассмотрит материалы проверки (п. 1 ст. 101 НК РФ). Срок на вынесение решения — 10 рабочих дней.
На рассмотрение материалов вас пригласят. Вы можете принять активное участие в этой процедуре: приводить доводы в свою защиту, представить дополнительные документы и другие доказательства, заявить ходатайство о снижении штрафа (п. п. 2, 4 ст. 101 НК РФ). Руководитель или его заместитель может предпринять меры дополнительного контроля, если решит, что нельзя сделать однозначный вывод о нарушении законодательства. Тогда срок рассмотрения продлят, а итоговое решение примут после проведения мероприятий и оформления нового акта.
Если же руководство ИФНС сразу примет окончательное решение, то возможны два варианта:
- о привлечении к ответственности (если есть основания назначить вам штраф);
- об отказе в привлечении к ответственности (если нет оснований для штрафа).
Оба варианта оформляют документально.
Моё дело Бюро
Справочно-правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг
Начать дискуссию