Со 2 мая 2021 года отправлять электронные реестры в ФСС по больничным и другим пособиям нужно по новым формам. Рассказываем, что изменилось и как их теперь заполнять.
Кто и когда отправляет электронные реестры в соцстрах
С 1 января 2021 года по всей стране заработали прямые выплаты от ФСС — работники стали получать пособия по временной нетрудоспособности напрямую из ФСС, а не от работодателей. Изменения затронули почти все больничные и соцвыплаты, кроме:
- первых трёх дней больничного при заболевании или травме;
- пособий на погребение;
- дополнительных выходных дней для ухода за детьми-инвалидами.
Эти суммы работодатели выплачивают за свой счёт, а затем обращаются в ФСС за возмещением расходов по пособиям на погребение и дополнительным выходным. По остальным выплатам они выступают в роли посредников — получают от работников и передают в соцстрах сведения и документы для назначения и расчёта пособий.
Если в организации или у ИП среднесписочная численность работников за прошлый год превысила 25 человек, сведения для назначения и выплаты пособий передают электронным реестром по специальным формам. Для этого нужны электронная подпись и сервис, через который можно обмениваться информацией с соцстрахом.
При среднесписочной численности за прошлый год менее 25 человек, работодатель может выбрать способ передачи документов в ФСС — электронным реестром или на бумаге с описью по форме из приложения № 3 к Приказу ФСС № 26 от 4 февраля 2021 г.
Срок отправки реестров в ФСС — не позднее пятого календарного дня с даты получения от работника листа нетрудоспособности (или номера, если это электронный больничный) и других документов для назначения и расчёта пособий. В интернет-бухгалтерии «Моё дело» реестры ФСС уже обновлены.
Список документов зависит от ситуации — это могут быть справки от других работодателей, свидетельство о рождении ребёнка и т. д.
Подарок для наших читателей — практическое пособие по подготовке отчётности в ПФР, ФСС и ИФНС в 2022 году от экспертов интернет-бухгалтерии «Моё дело». 62 страницы подробнейших инструкций с примерами заполнения форм.
Отчётность в ИФНС, ПФР и ФСС в 2022 году
практическое пособие для работодателя
Получите бесплатно 62 страницы экспертного контента!
Оставьте заявку в форме ниже, и мы вышлем вам запись.
Как заполнять новые реестры ФСС
Есть три формы реестра для назначения и выплат разных видов пособий. Обновлённые бланки утвердили приказом ФСС № 26 от 4 февраля 2021 г.
По временной нетрудоспособности и материнству
В приложении № 15 — форма реестра сразу к нескольким пособиям:
- по временной нетрудоспособности, в том числе по уходу за больным членом семьи;
- по беременности и родам;
- по единовременному пособию женщинам, вставшим на учёт в медорганизациях в ранние сроки беременности.
Особенности заполнения:
- в графах, которые не относятся к случаю получателя пособия, ставят прочерки;
- графы 2 – 4 — полные ФИО по паспорту. Если нет отчества — прочерк;
- графа 5 — дата рождения получателя пособия;
- графа 6 — адрес регистрации получателя пособия по паспорту или документу, подтверждающему регистрацию по месту жительства, месту пребывания, временного проживания;
- графа 7 — заполняют, если сотрудник хочет получить пособие почтой или через иную организацию. Указывают фактический адрес проживания. Прочерк, если пособие будет перечисляться на банковский счёт;
- графа 8 — ИНН или прочерк, если у заявителя его нет;
- графы 12 – 15 заполняют, если получатель пособия — иностранный гражданин или лицо без гражданства в РФ;
- графа 16 — указывают, в какой форме представлен больничный: «на бумажном носителе – листок нетрудоспособности», «в форме электронного документа – электронный листок нетрудоспособности»;
- графа 17 — номер больничного. Если нужно указать, что это продолжение ранее выданного листка нетрудоспособности, в скобках указывают номер предыдущего листка;
- графа 19 — через запятую указывают коды из строки «Причина нетрудоспособности» больничного листа: основной двузначный и дополнительный трёхзначный. Если в больничном менялась причина нетрудоспособности, добавляют код изменения, а в скобках указывают дату такого изменения;
- графа 22 — число, месяц и год начала и окончания временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, указанные в больничном;
- графы 37 – 38 — календарные годы расчётного периода для пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам. Если сотрудник выбрал другой расчётный период, в скобках указывают основание — дату и номер заявления работника;
- графы 39 – 40 — средний заработок за год, указанный в графах 37 и 38 соответственно;
- графа 41 — заполняют, если на момент отправки реестра сотрудник оформлен как внешний совместитель или работает неполный рабочий день. Указывают размер ставки по трудовому договору или допсоглашению. Если у сотрудника полный рабочий день, ставят прочерк;
- графа 42 — здесь могут быть реквизиты справки совместителю от другого работодателя о том, что больничное пособие не назначалось, информация о районном коэффициенте, о периодах, за которые пособие не назначается и др.;
- графа 43 — способ выплаты пособия, выбранный работником: «на банковский счёт», «почтовым переводом», «через иную организацию».
При рождении ребёнка
В приложении № 17 — форма реестра сведений по единовременному пособию при рождении ребенка.
Особенности заполнения:
- в графах 2 – 4 указывают ФИО заявителя как в паспорте или другом удостоверении личности. Если нет отчества, ставят прочерк;
- графа 5 — дата рождения получателя пособия;
- графа 6 — статус заявителя (мать, отец или лицо, заменяющее родителей);
- графа 7 — адрес регистрации получателя пособия (постоянная или временная прописка, регистрация по месту пребывания);
- графа 8 — фактический адрес, если работник выбрал получить пособие почтой или через иную организацию. Если на банковский счёт, ставят прочерк;
- графы 13 – 16 заполняют, если получатель пособия — иностранец или лицо без гражданства в России. Для граждан РФ в этих графах будут прочерки;
- графа 18 — краткие наименования и реквизиты представленных работником документов для назначения и выплаты пособия: заявления, справки о рождении ребёнка и т. д.;
- графа 19 — информация о том, что брак между родителями не заключён или расторгнут на дату обращения за пособием, о районных коэффициентах и т. д.;
- графа 20 — выбранный способ выплаты пособия: «на банковский счёт», «почтовым переводом», «через иную организацию».
По уходу за ребёнком до 1,5 лет
В приложении № 19 — форма реестра по ежемесячному пособию по уходу за ребёнком.
Особенности заполнения:
- в графах 2 – 4 указывают ФИО по паспорту. Если нет отчества, ставят прочерк;
- графа 5 — статус получателя пособия (мать, отец, опекун или другие родственники);
- графа 6 — адрес регистрации заявителя (постоянная или временная прописка, регистрация по месту пребывания);
- графа 7 — адрес его фактического проживания, если пособие будет отправляться почтой или через иную организацию. Если заявитель хочет получить пособие на банковский счёт, здесь ставят прочерк;
- графы 12 – 15 заполняют, если получатель пособия — иностранный гражданин или лицо без гражданства в РФ. Для граждан РФ в этих графах ставят прочерк;
- графа 16 предназначена для льготников — пострадавшим при аварии 1957 года на ПО «Маяк» и сбросе радиоактивных отходов в реку Теча. В зависимости от того, в какой зоне постоянно проживает или работает получатель пособия, указывают значение от 1 до 4. В скобках вписывают документ, подтверждающий постоянное место жительства на этой территории и его реквизиты. Для всех остальных заявителей здесь ставят прочерк;
- графа 17 — номер, число, месяц и год приказа работодателя о предоставлении получателю пособия отпуска по уходу за ребёнком. Даты начала и окончания отпуска указывают в скобках;
- графы 19 – 20 — заполняют, если есть решение о лишении матери родительских прав или приказ о замене послеродового отпуска на отпуск по уходу за ребёнком. Если такой информации нет, ставят прочерк;
- графа 21 — краткие наименования и реквизиты представленных получателем пособия по месту работы документов для назначения и выплаты пособия;
- графу 22 заполняют, только если заявитель одновременно ухаживает за двумя и более детьми до достижения ими 1,5 лет;
- графы 23 – 24 — календарные годы, которые вошли в расчётный период для пособия. Если сотрудник воспользовался правом поменять расчётный период, в скобках указывают основание — дату и номер заявления работника;
- графы 25 и 26 — средний заработок за год, указанный в графе 23 и 24 соответственно;
- графа 27 — заполняют, если на момент подачи реестра сотрудник работает неполный рабочий день или по внешнему совместительству. Указывают размер ставки по трудовому договору или допсоглашению. Прочерк, если у сотрудника полный рабочий день;
- графа 28 — это могут быть сведения о прерывании отпуска по уходу за ребёнком, смерти ребёнка, о районных коэффициентах к зарплате, о расторжении брака между родителями на день обращения за пособием и др. Здесь же нужно указать краткое наименование и реквизиты документов, подтверждающих эту информацию;
- графа 29 — способ выплаты пособия, выбранный работником: «на банковский счёт», «почтовым переводом», «через иную организацию».
Если в реестре ФСС ошибки или неполная информация
Если в реестре не хватает каких-либо сведений для назначения и расчёта пособия, ФСС, в течение пяти рабочих дней вы получите извещение через электронный сервис, которым пользуетесь для обмена с ФСС.
Не позже следующего рабочего дня нужно подтвердить, что вы получили реестр, а в течение пяти рабочих дней с момента получения извещения — отправить новый реестр с уточнёнными сведениями.
Если ФСС не дождётся подтверждения и реестра в установленные сроки, то в течение трёх рабочих дней отправит извещение повторно, но уже заказным письмом.
Если не отправить реестр, должностных лиц организации могут оштрафовать за непредставление в ФСС сведений для назначения и выплаты пособий. Согласно п. 4 ст. 15.33 КоАП РФ штраф составит от 300 до 500 руб.
Если реестр уже принят ФСС, но вы обнаружили ошибки, например, неверно дали данные по расчёту среднего заработка, сформируйте и отправьте новый реестр. Откорректировать уже принятый реестр нельзя.
Моё дело Бюро
Справочно-правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг
Начать дискуссию