Что такое первичные учётные документы

Всем привет! С вами Алексей Иванов — директор по знаниям интернет-бухгалтерии «Моё дело» и автор телеграм-канала «Переводчик с бухгалтерского». Каждую пятницу в нашем блоге на «Клерке» я рассказываю о бухгалтерском учёте. Начал с азов, потом перейду к более сложным материям. Тем, кто только готовится стать бухгалтером, это поможет поближе познакомиться с профессией. Матёрым главбухам — взглянуть на привычные категории под другим углом.

Сегодня расскажу об атомах бухучёта, из которых после многоступенчатой обработки складывается финансовая отчётность. Имя им — первичные учётные документы (Source Documents) или попросту первичка.

Любой факт хозяйственной жизни (ФХЖ) должен регистрироваться в первичном учётном документе. Это требование статьи 9 закона «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ. Нет документа — ФХЖ не было. Бухгалтер не имеет права придумывать несуществующие ФХЖ, даже если полностью уверен в том, что они были. Первичный документ — это свидетельство о рождении ФХЖ. Без него ФХЖ — асоциальный маргинал непонятного происхождения, следы которого аудиторы заставят вычищать из бухгалтерских регистров и финансовой отчётности.

Для каждого типа ФХЖ применяются свои первичные документы. Например, оказанные услуги обычно фиксируются актом об оказании услуг, поступление денег в кассу сопровождается приходным кассовым ордером, а материалы в производство списываются по требованию-накладной.

Исключение — кассовые документы. Приходные и расходные кассовые ордера, книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств, кассовая книга, платёжные и расчётно-платежные ведомости составляются по унифицированным формам. Это требование Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Первичка должна содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;

• дата составления документа;

• наименование организации, от имени которой составлен документ;

• содержание ФХЖ;

• измерители ФХЖ в натуральном и денежном выражении — рубли и, например, штуки;

• наименование должностей лиц, ответственных за ФХЖ и правильность его оформления;

• личные подписи этих лиц с расшифровкой.

В теории свобода форм нужна компаниям, чтобы расширять или сужать набор реквизитов, исходя из своих информационных потребностей. Нужно вам в среднем бизнесе иметь в первичке код подразделения или статьи бюджета, чтобы было удобнее разносить затраты — добавляете. Не нужно в условной шаурмячной — убираете. Но практика внесла свои коррективы. Производителям бухгалтерского софта занимает удобно делать стандартные формы первички, обычно они основаны на унифицированных. Поэтому в большинстве бухгалтерий малого и среднего бизнеса первичка выглядит одинаково.

Первичка не обязательно должна быть бумажной. Закон 402-ФЗ разрешает составлять первичные учётные документы в электронном виде и подписывать их электронной подписью. Я очень поддерживаю такой формат. Электронный документооборот (ЭДО) ускоряет прохождение документов между контрагентами и внутри компании в несколько раз. При этом бухгалтерии не приходится заниматься обезьяньей работой — вбиванием в компьютер данных с бумажного документа, куда они попали с другого компьютера. Думаю, поголовный переход на ЭДО нам в ближайшие несколько лет обеспечит ФНС — я уже писал об этом на Клерке.

️Напоследок. Первичка обязательно фиксирует ФХЖ. Поэтому счёт на оплату — не первичный документ. А то некоторые бухи почему-то истерику устраивают, если нет счёта.

Бухгалтерия для бизнеса

онлайн-курс Алексея Иванова

Получите бесплатные видео с уроками курса!

Оставьте заявку в форме ниже, и мы вышлем вам запись.

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным