Как работать с социальным электронным документооборотом ФСС

Для чего нужен СЭДО ФСС и как его подключить

Работодатель оплачивает первые три дня болезни работника. Остальное платит соцстрах. ФСС рассчитывает пособие автоматически на основании информации, которую получает от других ведомств. Работодателю нужно только проверить информацию по работнику и, если нужно, дополнить её. Такая схема начисления пособий называется проактивной или беззаявительной.

Обмен данными с соцстрахом происходит через систему социального электронного документооборота — СЭДО ФСС. Через неё работодатель получает информацию о листе нетрудоспособности: когда его открыли, продлили, закрыли, аннулировали, направили больного на медико-социальную экспертизу.

ФСС через СЭДО запрашивает недостающие сведения по работнику, например, реквизиты для перечисления денег, период оплаты по табелю рабочего времени.

СЭДО — бесплатный сервис. Его можно встраивать во все популярные бухгалтерские программы и интернет-бухгалтерии, у которых есть функция обмена документами с ФСС. Спросите в техподдержке вашей учётной системы, как подключиться к СЭДО.

Например, в интернет-бухгалтерии «Моё дело» раздел СЭДО ФСС добавляется автоматически у тех, кто работает на тарифном плане с сотрудниками и подключил электронную отчётность.

Бумажные больничные ещё есть, но их выдают только отдельным людям, сведения о которых составляют гостайну, и тем, кто находится под госзащитой. Для них действует старая схема прямых выплат — они приносят больничный лист, пишут заявление, а работодатель передаёт в фонд все сведения для выплаты пособия.

Подарок для наших читателей — практическое пособие по подготовке отчётности в ПФР, ФСС и ИФНС в 2022 году от экспертов интернет-бухгалтерии «Моё дело». 62 страницы подробнейших инструкций с примерами заполнения форм.

Отчётность в ИФНС, ПФР и ФСС в 2022 году

практическое пособие для работодателя

Получите бесплатно 62 страницы экспертного контента!

Оставьте заявку в форме ниже, и мы вышлем вам запись

Порядок работы с социальным электронным документооборотом ФСС

Рассмотрим, как работать с соцстрахом по СЭДО на примере интернет-бухгалтерии «Моё дело».

Работодатель отправляет сведения о сотрудниках

После подключения СЭДО по всем работникам нужно отправить в ФСС форму «Сведения о застрахованном лице». Соцстрах просил сделать это ещё в начале года, но конкретных сроков в законах нет.

В форме указывают ФИО работников, дату рождения, паспортные данные, СНИЛС, ИНН (если есть), каким способом и на какие реквизиты перечислять пособия. Такую информацию передают один раз. Если после этого у работника изменились данные, нужно подать по нему новые сведения в течение трёх рабочих дней.

Информацию нужно подать и по уволенным менее 30 дней назад — у них тоже есть право на пособие по нетрудоспособности в случае заболевания или травмы. Если работников много, передачу сведений можно разбить на несколько этапов. В первую очередь лучше подать данные по сотрудницам, которые находятся или собираются в отпуск по беременности и родам и по уходу за ребёнком. По только что принятым работникам сведения подают не позднее трёх рабочих дней с даты их трудоустройства.

В интернет-бухгалтерии «Моё дело» данные для формы заполняются автоматически. При необходимости их можно отредактировать.

После получения сведений о застрахованных соцстрах сверит их с данными Пенсионного фонда и сообщит работодателю о результате. Вам нужно только отслеживать статус отправленных сведений. Если что-то не так, ФСС проинформирует, что сведения не совпали и их нужно исправить.

ФСС сообщает о страховых случаях

При наступлении страховых случаев вы будет получать через СЭДО уведомления о номерах и статусах больничных ваших работников. Когда медорганизация открывает больничный лист, она подписывает его УКЭП и размещает в информационной системе ЕИИС «Соцстрах».

ФСС получает эту информацию и узнаёт в Пенсионном фонде, есть ли у застрахованного работодатель и какой у него ИНН/КПП. Ответ из ПФР предоставляют в течение одного календарного дня после получения запроса. После этого информация об открытии электронного листка нетрудоспособности поступает работодателю по СЭДО, а работнику — в личный кабинет на Госуслугах.

Работодателю нужно проверить уже заполненные сведения, и, если есть ошибки, сообщить в соцстрах. ФСС перенаправит сообщение в медорганизацию для оформления дубликата. Ошибочный больничный аннулируют.

Уведомления работодателю приходят при всех изменениях статуса больничного:

10 — открыт;
20 — продлён;
30 — закрыт;
40 — направлен на медико-социальную экспертизу (МСЭ);
50 — дополнен результатами МСЭ;
90 — аннулирован.

ФСС запрашивает недостающую информацию

После того как больничный сменит статус на «закрыт», от ФСС поступит запрос о предоставлении недостающих сведений, необходимых для выплаты пособия. Ответить нужно не позднее трёх рабочих дней. В ответном сообщении нужно скорректировать и дополнить сведения фонда.

Соцстрах может запросить:

суммы выплат за расчётный период;
страховой стаж работника;
размер районного коэффициента;
приходятся ли дни больничного на период отстранения от работы.

На основании сведений от работодателя ФСС выплатит работнику пособие. Статус больничного изменится на «Выплачено». Если больничный не надо оплачивать, в ответ на запрос нужно прислать отказ от пособия и указать в примечании причину. Например, работник болел во время отпуска без сохранения зарплаты. В этом случае пособие по временной нетрудоспособности ему не положено.

Если вы отправили не всю информацию, которая нужна соцстраху, то в течение пяти рабочих дней получите по СЭДО ещё одно извещение о предоставлении недостающих данных. Вам нужно сначала отправить подтверждение о том, что вы его получили — на это есть три рабочих дня.

Если этого не сделать, фонд отправит извещение заказным письмом. Оно автоматически считается полученным по истечении шести рабочих дней со дня отправки почтой. С даты получения письма у вас будет пять рабочих дней, чтобы отправить сведения.

Что делать, если нет уведомлений о больничном

В некоторых региональных отделениях ФСС пока есть сложности с внедрением новой системы — могут не поступать уведомления о больничных из медучреждений и информация из ЗАГСов.

Поэтому лучше подстраховаться: если вы знаете, что сотрудник болеет или уходит в декрет, уточните в соцстрахе, нужно ли подавать документы для выплат. Возможно, придётся действовать по старинке — запросить у работника номер электронного больничного и самостоятельно отправить сведения для расчёта пособий. В ответ соцстрах пришлёт запрос на недостающие сведения.

Что делать, если больничный не более трёх дней

Больничный продолжительностью три дня полностью оплачивает работодатель. В этом случае соцстрах не запрашивает сведения для расчёта пособия, а только уведомляет работодателя об открытии и закрытии больничного.

Особенности пособий по материнству и по несчастным случаям

Порядок назначения таких пособий немного отличается.

Единовременное пособие при рождении ребёнка ФСС выплачивает на основании информации из ЗАГСов. У работодателя соцстрах может запросить данные о районном коэффициенте. Отправить ответ нужно в течение двух рабочих дней с даты получения запроса (п. 32 Правил).

Основанием для выплаты ежемесячного пособия по уходу за ребёнком будет заявление от работника. В течение трёх рабочих дней после его подачи нужно направить в ФСС сведения о периоде отпуска, о замене календарных лет и о неполном рабочем времени (п. 35 Правил).

Больничный лист по беременности и родам медорганизация обычно формирует на 140 дней и сразу же его закрывает. ФСС отправляет работодателю запрос на сведения для расчёта пособия. Но использование такого отпуска — право, а не обязанность работницы, поэтому нужно сначала получить от неё заявление, а затем отправлять информацию в ФСС (ст. 255 ТК).

Для выплат по больничному в связи с несчастным случаем дополнительно нужно отправить в соцстрах акт по форме Н-1 или копии материалов расследования. Их можно подавать в бумажном виде (п. 24 Правил).

Что будет, если не отправить сведения по СЭДО или нарушить сроки

С 2022 года к работодателям применяют новые штрафные санкции по ст. 15.2 закона № 255-ФЗ:

за нарушение трёхдневного срока для предоставления сведений в соцстрах — 5 000 руб.;
за отказ предоставить документы или несоблюдение сроков — по 200 рублей за каждый документ;
за недостоверные сведения или их сокрытие — 20% от излишне выплаченного пособия, но не более 5 000 руб. и не менее 1 000 руб.

За непредставление документов должностное лицо организации могут дополнительно оштрафовать по ч. 4 ст. 15.33 КоАП на сумму от 300 до 500 руб.

Моё дело Бюро

Справочно-правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг