Всем привет! С вами Алексей Иванов — директор по знаниям интернет-бухгалтерии «Моё дело» и автор телеграм-канала «Переводчик с бухгалтерского».
Каждую пятницу в нашем блоге на «Клерке» я рассказываю о бухгалтерском и управленческом учётах. Тем, кто только готовится стать бухгалтером, это поможет поближе познакомиться с профессией. Матёрым главбухам — взглянуть на привычные категории под другим углом. Предпринимателям — понять, какую пользу можно извлечь из бухгалтерии.
Сегодня расскажу о регламенте, который традиционно считают бухгалтерским. Хотя на самом деле он нужен для управления бизнесом. Но и бухгалтерии без него никуда.
График документооборота — это схема прохождения документов внутри компании. В нём устанавливаются виды документов, ответственные за их создание и прохождение и сроки каждого этапа обработки. Если такого графика нет, Петр Иваныч из отдела снабжения режет воблу на накладной поставщика, а Марья Васильевна в бухгалтерии списывает со склада несуществующие с точки зрения бухучёта материалы и не понимает, почему программа ругается, высвечивая красные остатки.
С 2022 года в России есть отдельный бухгалтерский стандарт, который регулирует правила составления и обработки бухгалтерских документов — ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте». Он определяет документооборот так: «Движение документов бухгалтерского учёта в экономическом субъекте с момента их составления до завершения исполнения». Перевожу на русский.
Подарок нашим читателям: онлайн-курс Алексея Иванова «Бухгалтерия для бизнеса» из 26 видео. В нем простым языком с примерами рассказывается о том, как понимать бухгалтерские отчёты и использовать их для управления бизнесом.
Бухгалтерия для бизнеса
Онлайн-курс Алексея Иванова
Бесплатно!
Бухгалтерский документооборот охватывает только бухгалтерские документы:
Их движение начинается в момент составления. И это движение не должно быть не таким, как в моем примере. При наличии графика документооборота начальник отдела снабжения объяснит Иванычу, что после подписания накладной у него есть три дня на то, чтобы донести документ в бухгалтерию. Иначе никакой больше воблы на складе.
После составления бухгалтерские документы могут проходить через несколько ответственных сотрудников из разных подразделений. Завершением исполнения, как правило, будет составление на их основе финансовой отчётности и передача в архив. Документы не обязательно должны быть бумажными, но и для электронных документов график документооборота необходим. Без него хаос в бухгалтерии будет современным, продвинутым и с удобными кнопочками.
Обычно график документооборота оформляется как часть учётной политики компании. И, несмотря на то, что учётную политику готовит главбух, график документооборота стоит разрабатывать в плотном контакте с директором. Во-первых, это его зона ответственности: согласно п. 28 ФСБУ 27/2021, документооборот в бухгалтерском учёте организуется руководителем экономического субъекта. Во-вторых, он лучше понимает какого взаимодействия между подразделениями нужно достичь. И график документооборота — отличное средство, чтобы устранить затыки там, где они есть, и добавить бюрократии туда, где царит анархия.
Поэтому не стоит рассматривать график документооборота как часть бухгалтерского учёта. Правильнее смотреть на него как на часть системы внутреннего контроля, которая позволяет вовремя и без ошибок готовить информацию, необходимую не только для подготовки финансовой отчётности, но и для оперативного управления компанией.
График документооборота можно составить в виде схемы, текстового документа или таблицы — утверждённых форм нет. Главное, чтобы его было удобно читать, и он отвечал на вопросы:
какой документ составляется в какой ситуации?
сколько экземпляров нужно составить?
кто отвечает за составление документа?
кто подписывает документ?
кому и в какие сроки передаётся документ?
кто и в какие сроки обрабатывает документ?
кто и когда сдает документ в архив?
Составление графика документооборота позволяет по-новому взглянуть на организационную структуру компании и бизнес-процессы. Это полезное упражнение для руководителя, которое может дать мощные инсайты. Но важно понимать, что бухгалтерский документооборот — лишь часть общего документооборота компании. И график документооборота нужен не только в бухгалтерии. А главное, без воли руководителя, который заставляет команду соблюдать его, — это просто бумажка.
Если вам понравился этот пост, подписывайтесь на меня в Telegram, Дзене и YouTube – там ещё много интересного!
Моё дело Бюро
Справочно-правовая система и профессиональный консалтинг для бухгалтеров, юристов, кадровиков
Начать дискуссию