Как принять на работу эмигранта

Можно ли заключить дистанционный трудовой договор с работником, который находится за рубежом

Минтруд неоднократно указывал, что российский работодатель не может принять на работу кандидата, проживающего в другой стране. Например, письмо Минтруда РФ от 09.09.2022 № 14-2/ООГ-5755. Запрет следует из ст. 13 ТК РФ, по которой нормы трудового законодательства распространяются только на территорию России, если в самих законах не установлено другое.

Из общего правила есть исключения. В ст. 10 ТК РФ установлено, что международные договоры РФ имеют приоритет над национальным законодательством. Так, соглашение с Республикой Польша о трудовой деятельности граждан от 15.03.1994 предусматривает, что трудовой договор заключается по праву государства трудоустройства.То есть, если жителя Польши примут на работу в российскую компанию, то для него будут действовать правила ТК РФ. Но таких международных договоров у России единицы. В большинстве договоров устанавливаются особенности трудоустройства в стране проживания. Поэтому работодатель, заключая трудовой договор с удалёнщиком из другой страны, действует на свой страх и риск.

Приём на работу жителя другой страны может расцениваться инспектором ГИТ как нарушение по ст. 5.27 КоАП РФ. Это штраф для ИП до 5 000 рублей; для компании – до 50 000 рублей. Но это в теории, а практика штрафов за дистанционный трудовой договор с жителем другой страны ещё не сложилась. К тому же у сотрудника может сохраниться постоянная регистрация в России, а в договоре не будет указано фактическое место жительства.

Дистанционного работника можно уволить по ст. 312.8 ТК РФ при изменении места жительства, если он не сможет выполнять трудовую функцию на прежних условиях. Это разъясняет Роструд в письме от 30.03.2021 № ПГ/05825-6-1. То есть работодатель всегда может прекратить трудовой договор, в котором удалёнщик захочет указать местом выполнения трудовой функции другую страну, если изначально указывалась Россия.

Подарок для наших читателей – запись вебинара по изменениям в бухучёте и налогообложении с 1 января 2023 года. Полтора часа подробного разбора новаций, конкретных примеров и ответов на вопросы!

Спикеры – известные эксперты в бухгалтерии и участники разработки новых ФСБУ:

Алексей Иванов – директор по знаниям и развитию учётной системы интернет-бухгалтерии «Моё дело».
Людмила Архипкина – ведущий методолог по бухгалтерскому учёту и налогообложению интернет-бухгалтерии "Моё дело«.Подарок для наших читателей – запись вебинара по изменениям в бухучёте и налогообложении с 1 января 2023 года. Полтора часа подробного разбора новаций, конкретных примеров и ответов на вопросы!

Главные изменения в бухучёте и налогах в 2023 году

Все новации в одном вебинаре

Получите бесплатное видео с экспертным обзором!

Оставьте заявку в форме ниже, и мы вышлем вам запись

Какие сложности могут быть при приёме на работу работника из-за рубежа

Перед заключением трудового договора полезно знать о некоторых нюансы удалённой работы с жителем другой страны.

Возмещение расходов работника

Дистанционному работнику положена компенсация по ст. 312.6 ТК РФ за использование личного имущества, например, ноутбука, а также за связь и интернет. Размер и сроки выплаты возмещения устанавливаются локальным нормативным актом работодателя или трудовым договором. Но все расходы работник должен будет подтверждать документально: чеками, квитанциями, договорам с мобильным оператором. Это разъяснил Минфин России в письме от 06.11.2020 № 03-04-06/96913.

Здесь кроется подводный камень. Если у сотрудника местом выполнения трудовой функции будет значиться, например, г. Ростов-на-Дону, а договор с интернет-провайдером он предъявит из Казахстана, налоговая инспекция может поставить под сомнение экономическую обоснованность таких затрат.

Работодатель может сам выдать работнику средства для работы, канцтовары и предоставить корпоративную связь вместо компенсации. Тогда он должен проводить удалёнщику инструктажи по безопасному использованию выданного оборудования.

Охрана труда дистанционного работника

Большинство обязанностей работодателя по обеспечению безопасных условий труда на удалённых сотрудников не распространяется. Например, им не нужно выдавать средства индивидуальной защиты или проводить спецоценку их рабочих мест. Но часть требований всё равно придётся выполнять:

Страховать «дистанционщика» от несчастных случаев и профессиональных заболеваний в соответствии со ст. 5 закона от 24.07.98 № 125-ФЗ.
Расследовать несчастные случаи, микротравмы и профессиональные заболевания у работника.
Выполнять предписания Роструда и других уполномоченных надзорных органов, рассматривать представления профсоюза.

Требования охраны труда – одна из причин, по которой Минтруд выступает против дистанционных договоров с сотрудниками, проживающими в другой стране. Чиновники опасаются, что работодатель просто не сможет их выполнить за рубежом. Например, организовать расследование несчастного случая.

Оплата больничных и декретных

Дистанционный сотрудник работает по трудовому договору, а значит подлежит социальному страхованию по временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Страховой случай работника, например, заболевание или уход за заболевшим ребёнком, подтверждается листком нетрудоспособности, оформленным в лицензированной российской медицинской организации в соответствии с Приказом Минздрава РФ от 23.11.2021 № 1089н.

Больничные листы на основании иностранных медицинских документов не оплачиваются.

Сначала работник, который проживает за рубежом, должен получить российский листок нетрудоспособности по решению врачебной комиссии. Для этого он представляет в российскую поликлинику лично или через представителя:

легализованный иностранный документ, подтверждающий временную нетрудоспособность – подробнее о легализации можно прочитать в разъяснениях ФСС;
нотариальный перевод этого документа.

Без замены иностранного больничного на российский выплаты работнику сделать нельзя. Поэтому работодатель, который принимает на работу «удалёнщика» из другой страны должен предусмотреть все риски, связанные с нетрудоспособностью работника. Запретить сотруднику болеть или травмироваться он не может, но с получением подтверждающих документов могут быть сложности.

Налогообложение

Работодатель начисляет и удерживает НДФЛ с дистанционных работников – налоговых резидентов Российской Федерации по ставке 13-15%. Но это при условии, что источник дохода расположен на территории России. То есть работодатель «не знает» о проживании работника за рубежом.

Налоговые резиденты по ст. 207 НК РФ – это физические лица, которые находятся в России не менее 183 дней в течение 12 месяцев подряд. При этом нерезидентство не присваивается автоматически. Работник должен подать заявление работодателю, приложив к нему копию загранпаспорта с отметкой о дате пересечения границы. Закон не обязывает компании самостоятельно выяснять, где фактически проживает сотрудник, и уведомлять об этом ФНС.

Если у работника в трудовом договоре местом выполнения трудовой функции будет указана страна проживания, то источник дохода в силу пп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ будет находиться за пределами Российской Федерации. В этом случае НДФЛ работник будет перечислять и платить за себя сам, пока он является российским резидентом. Как только он становится нерезидентом, НДФЛ в России перестаёт уплачиваться. И это одна из причин, по которой ФНС с подозрением относится к дистанционным трудовым договорам с лицами из других стран, подозревая, что это способ ухода от налогов.

В 2023 году правила налогообложения зарплаты дистанционных работников могут измениться. Минфин подготовил законопроект о том, что все доходы от работы в российских компаниях считаются доходами от источника в РФ. Если его примут, работодатель будет удерживать НДФЛ от зарплаты дистанционного работника-нерезидента по ставке 30%.

Моё дело Бюро

Справочно-правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг

Как оформить трудоустройство работника, который находится за рубежом

Для заключения трудового договора кандидат передаёт работодателю бумажную трудовую книжку или сведения по формам СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности, представляемые работнику работодателем» и СТД-ПФР «Сведения о трудовой деятельности, представляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации».

Отказать в приёме на работу только из-за отсутствия трудовой книжки или формы СТД по общему правилу нельзя. Единственное исключение: в квалификационных требованиях к должности есть требования к стажу работы, а работник не может их подтвердить. Но тогда и основанием для отказа в трудоустройстве будет именно несоответствие деловых качеств, а не отсутствие документа.

Что делать, если кандидат не прислал трудовую книжку или СТД

Вариант 1. Работник у бывшего работодателя уже писал заявление на замену бумажной трудовой книжки на электронную. Тогда при устройстве на работу бумажная трудовая уже не нужна. В этом случае подскажите кандидату, где он может получить электронные сведения о трудовой деятельности:

в личном кабинете гражданина Пенсионного фонда;
на портале Госуслуг;
в МФЦ.

СТД-Р выдаёт бывший работодатель при увольнении, либо по запросу работника: на бумажном носителе, либо в электронном виде, подписанную усиленной квалифицированной подписью.

Вариант 2. Сотрудник не отказывался от бумажной трудовой книжки.Тогда на новое место работы кандидат должен представить бумажную трудовую. Если он по каким-то причинам не может её получить или переслать новому работодателю, то можно использовать вариант с «потерей» документа. В этом случае компания по письменному заявлению сотрудника оформляет ему новый бланк. Как правило, в нём делают только записи о трудоустройстве к действующему работодателю. Далее работник имеет право подать письменное заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Именно такой порядок действий советует Роструд в письме от 20.10.2021 № ПГ/30991-6-1.

Наконец, у работодателя всегда остаётся вариант считать работника устраивающимся на работу впервые и сразу вести на него сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Но здесь есть риск, что сам работник будет против.

Как обмениваться документами по трудоустройству с работником, который находится за рубежом

Порядок обмена документами с «дистанционщиком» устанавливается локальным нормативным актом или трудовым договором, с учётом требований ст. 312.3 ТК РФ. По правилам для подписания электронного трудового договора, договора о материальной ответственности и ученического договора нужна усиленная электронная подпись работника в соответствии с законодательством РФ об электронной подписи. Для заявлений и других документов таких жёстких требований нет.

Как перечислять зарплату работнику, который находится за рубежом

Из-за санкций работодатель не всегда сможет выплатить «дистанционщику» деньги за работу, если тот проживает в другой стране. Выход – перечислять зарплату на банковскую карту или просто счёт в российском банке. Они могут принадлежать как самому работнику, так и его родственнику.

Центробанк и Роструд считают, что зарплата должна выплачиваться только на банковскую карту работника. Во-первых, так работодатель сможет доказать, что выполнил свои обязательства перед сотрудником. Во-вторых, это защита прав работника – например, от мошенников. Но ст. 136 ТК РФ разрешает выплачивать зарплату на карту третьего лица, если это установлено трудовыми договором.

Заработная плата выплачивается «дистанционщику» в кредитную организацию, указанную в его заявлении на работодателя. При этом работник может поменять банк, письменно уведомив работодателя не позднее чем за 15 дней до дня очередной выплаты. Зарплата выдаётся непосредственно сотруднику, если иное не установлено законом или трудовым договором. То есть вполне возможно перечислять зарплату работника, проживающего в другой стране, на любую карту в российском банке, которую он укажет в своём заявлении.

Как вести воинский учёт по работнику, который находится за рубежом

Воинский учёт ведется на всех военнообязанных работников в компании, в том числе дистанционных. От него освобождены только лица, указанные в п. 15 Положения от 27.11.2006 № 719 – например, постоянно проживающие за границей.

Постоянное проживание за границей означает, что гражданин снялся с регистрационного учёта в России и получил право постоянного или долгосрочного проживания в другой стране. Например, вид на жительство.

То есть «удалёнщика» тоже нужно ставить на воинский учёт и взаимодействовать с военкоматом по месту жительства или пребывания работника в России. Но здесь работодатель должен учитывать, что состоять на воинском учёте – это обязанность гражданина, а поставить того на учёт – обязанность военкомата, по ст. 8 закона от 28.03.98 № 53-ФЗ. Компания в этой цепочке выполняет лишь роль помощника во взаимодействии работника и комиссариата. Руководитель организации несёт ответственность по главе 21 КоАП РФ в трёх случаях:

не предоставил списки работников, подлежащих первоначальной постановке на воинский учёт;
не известил сотрудника о вызове в военкомат по повестке, если та поступила в организацию;
не передал в комиссариат сведения о приёме или увольнении граждан, состоящих или обязанных состоять на воинском учёте.

Обязанности компаний по воинскому учёту – это заполнять карточки на работников, направлять сведения и отчёты в военкомат и информировать работников, в том числе об их обязанностях перед военкоматом. Руководитель или кадровик не могут за руку отводить сотрудника в комиссариат или на призывной пункт, либо запрещать ему покидать место жительства.

При получении повестки от военкомата на «дистанционщика» работодатель должен помнить, что по ст. 31 закона № 53-ФЗ повестка вручается только под личную подпись гражданина. Все остальные способы нелегитимны. Повестку нужно вернуть в военкомат с сопроводительным письмом, в котором объяснить, что работник трудится дистанционно, поэтому вручить ему повестку невозможно. Далее уже сам военкомат будет искать призывника, в том числе через органы внутренних дел.

Какие есть альтернативы трудовому договору с работником, который находится за рубежом

С гражданами, которые живут в другой стране, проще всего заключить договор ГПХ. Именно это советует Минтруд в письме от 09.09.2022 № 14-2/ООГ-5755. Однако здесь есть риск подмены трудовых отношений гражданско-правовыми, на что плохо реагируют ФНС и Минфин. Из договора ГПХ придется убирать всё, что может расцениваться как трудоустройство: постоянную оплату, режим рабочего времени, повторяющийся объём работы.

Приём на работу сотрудника в интернет-бухгалтерии «Моё дело»

Функционал доступен на тарифе с сотрудниками во вкладке «Зарплата и кадры».

Для того, чтобы принять на работу сотрудника в сервисе запросите у него документы:

паспорт все листы,
СНИЛС,
ИНН,
номер телефона для связи,
номер электронной почты,
трудовую книжку,
реквизиты расчётного счёта для перечисления зарплаты, если собираетесь выплачивать её безналичным способом.

Во вкладке «Зарплата и кадры» – «Сотрудники» нажмите кнопку «В штат» и в открывшейся личной карточке внесите данные сотрудника:

Интернет-бухгалтерия автоматически сформирует трудовой договор, заявление и приказ о приёме на работу, личную карточку, сформирует штатное расписание, табель учёта рабочего времени, ведомость по налогам и сборам, расчётную ведомость. В дальнейшем сервис автоматически будет считать зарплату, авансы, другие выплаты сотрудникам и зарплатные налоги, а также формировать всю зарплатную отчётность. Налоговый календарь на главной странице напомнит о предстоящих отчётных и платёжных датах.