Кто и когда сдаёт сведения о трудовой деятельности
Подразделы 1 и 1.1 сдают все работодатели, у которых работают физлица по трудовым или гражданско-правовым договорам. Эта часть отчёта ЕФС-1 нужна, чтобы сообщать о кадровых изменениях, в том числе по внешним совместителям и дистанционным работникам. Её заполняют и в случаях, когда работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку или пожелал вести её бумажную версию, а также если организация была переименована.
В отличие от прежней формы СЗВ-ТД, сведения о трудовой деятельности сдают ещё и когда заключают и расторгают с физлицом договор ГПХ.
Это могут быть договоры:
на оказание услуг, выполнение работ;
авторского заказа;
издательские лицензионные;
об отчуждении исключительных прав на произведения науки, литературы, искусства.
Сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1 нужно сдавать в разные сроки в зависимости от события:
при приёме сотрудников на работу или увольнении, приостановлении или возобновлении трудового договора, при заключении или окончании договора ГПХ – не позднее следующего рабочего дня;
при переводе на другую должность, переименовании организации, переходе на электронную трудовую книжку, запрете занимать какую-либо должность по решению суда – не позднее 25-го числа следующего месяца.
Если никаких кадровых событий за месяц не произошло, сдавать сведения не нужно.
Подарок для наших читателей – запись вебинара по изменениям в бухучёте и налогообложении с 1 января 2023 года. Полтора часа подробного разбора новаций, конкретных примеров и ответов на вопросы!
Спикеры – известные эксперты в бухгалтерии и участники разработки новых ФСБУ:
Алексей Иванов – директор по знаниям и развитию учётной системы интернет-бухгалтерии «Моё дело».
Людмила Архипкина – ведущий методолог по бухгалтерскому учёту и налогообложению интернет-бухгалтерии «Моё дело».
Главные изменения в бухучёте и налогах в 2023 году
Все новации в одном вебинаре
Получите бесплатное видео с экспертным обзором!
Оставьте заявку в форме ниже, и мы вышлем вам запись
Куда и как подавать сведения о трудовой деятельности
Сведения о трудовой деятельности в составе отчёта ЕФС-1 подают в территориальное отделение Социального фонда России (СФР). Форма действует начиная с отчётных периодов 2023 года, то есть первый раз нужно отчитаться по итогам января.
Если численность работников 11 и более человек, ЕФС-1 подают только в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Всю форму заполнять не нужно – разделы и подразделы можно сдавать отдельными файлами в разные даты.
Если численность 10 человек и менее, можно выбрать как сдавать отчёт: на бумаге или электронно.
Инструкция по заполнению сведений о трудовой деятельности
Форму ЕФС-1 утвердили постановлением Правления ПФР № 245п от 31 октября 2022 года. В приложении № 2 к нему – правила заполнения отчёта.
Титульный лист
Его заполняют при сдаче любых разделов и подразделов формы ЕФС-1.
На титульном листе заполните сведения о страхователе:
Регистрационный номер, который был присвоен при постановке на учёт в Пенсионном фонде.
Для организации – полное или сокращённое наименование из учредительных документов, ИНН и КПП. В ИНН юрлиц десять цифр, поэтому в двух последних ячейках поставьте прочерки. Для ИП – ФИО без сокращений, как в паспорте, ИНН из двенадцати цифр.
Поля с ОКФС, ОКОГУ и ОКПО – только для государственных и муниципальных учреждений, которые сдают подраздел 1.3.
Код по ОКВЭД – основной вид экономической деятельности по классификатору ОК 029-2014 (КДЕС Ред. 2). Вновь созданные организации указывают ОКВЭД из ЕГРЮЛ, а те, кто уже работает больше года – код, который они подтвердят в СФР. Предприниматели основной вид деятельности не подтверждают и берут ОКВЭД из ЕГРИП.
Для организации – ОГРН из тринадцати цифр, в первых двух ячейках нули. Для ИП – ОГРНИП из пятнадцати цифр.
Городской или мобильный номер телефона, без пропусков и знаков тире или скобок.
Адрес электронной почты без пробелов.
Внизу укажите должность руководителя или представителя, который подписывает отчёт. Поставьте подпись и её расшифровку, дату подписания отчёта и печать (если есть).
Подраздел 1 раздела 1
Его обязательно заполняют, если сдают подразделы 1.1, 1.2 или 1.3. Укажите здесь информацию о физлице, по которому отчитываетесь:
СНИЛС из одиннадцати цифр в формате 123-456-789-12 или 123-456-78912.
ИНН (если есть).
Полные ФИО в именительном падеже.
Дату рождения.
Статус ЗЛ – код статуса зарегистрированного лица. Если в течение отчётного месяца статус физлица поменялся, укажите код, который был на дату заполнения отчёта.
Код | Статус физлица |
ГРФ | граждане РФ |
ПЖИГ | иностранцы или лица без гражданства, постоянно проживающие в РФ |
ВЖИГ | иностранцы или лица без гражданства, временно проживающие в России, а также те, кому предоставили временное убежище |
ВПИГ | иностранцы или лица без гражданства, временно пребывающие в РФ, кроме «ВКС» |
ВКС | высококвалифицированные специалисты, временно пребывающие в РФ |
6. Гражданство – код из общероссийского классификатора стран мира. Например, для России «643». Для лиц без гражданства напишите в этом поле «000».
Подраздел 1.1 подраздела 1
В нём отражают информацию о трудовой деятельности, как в отчёте СЗВ-ТД, но есть и отличия.
Если вы сдаёте сведения по работнику, который написал заявление о выборе бумажной или электронной трудовой книжки, укажите дату напротив одного из вариантов:
Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки.
Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
Дату заполните в формате ДД.ММ.ГГГГ.
Если сдаёте сведения при приёме на работу, увольнении, переводе, приостановлении и возобновлении трудового договора, заполните графы:
1 – порядковый номер записи.
2 – дата приёма на работу, перевода, увольнения или другого кадрового мероприятия.
4 – только для работников Крайнего Севера или приравненных к нему местностям: код «РКС» или «МКС».
3 – наименование мероприятия, по которому отчитываетесь: «ПРИЕМ», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПЕРЕВОД», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ».
5 – должность, специальность, профессия с квалификацией в соответствии со штатным расписанием, а также структурное подразделение, если оно указано в трудовом договоре.
6 – пятизначный цифровой код выполняемой функции из Общероссийского классификатора занятий в формате XXXX.X, где первые четыре знака – это код из первой колонки, а пятый знак – контрольное число (КЧ) из второй колонки.
7 – код причины увольнения, а также полную формулировку по ТК РФ. Например, если работник увольняется по собственному желанию, код будет «п3ч1с77тк», а формулировка «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Вот самые популярные коды причин увольнения:
Код | Пункт, часть и статья ТК РФ | Причина увольнения |
ч1с71тк | часть 1 статьи 71 | Трудовой договор расторгнут в связи с неудовлетворительным результатом испытания |
п1ч1с77тк | пункт 1 части 1 статьи 77 | Трудовой договор прекращён по соглашению сторон |
п2ч1с77тк | пункт 2 части 1 статьи 77 | Трудовой договор прекращён в связи с истечением срока трудового договора |
п3ч1с77тк | пункт 3 части 1 статьи 77 | Трудовой договор расторгнут по инициативе работника |
п1ч1с81тк | пункт 1 части 1 статьи 81 | Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с ликвидацией организации |
Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с прекращением деятельности индивидуальным предпринимателем | ||
п2ч1с81тк | пункт 2 части 1 статьи 81 | Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с сокращением численности работников организации, индивидуального предпринимателя |
п5ч1с81тк | пункт 5 части 1 статьи 81 | Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с неоднократным неисполнением работником без уважительных причин трудовых обязанностей |
ппап6ч1с81тк | подпункт «а» пункта 6 части 1 статьи 81 | Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с прогулом |
Полный перечень кодов для графы 7 – в классификаторе из приложения к порядку заполнения ЕФС-1. Если там нет нужного кода, напишите «иное» и реквизиты нормативно-правового акта, по которому уволили работника.
8-10 – наименование, дата и номер (без знака «№») приказа или другого документа, подтверждающего приём на работу, увольнение, перевод, приостановление или возобновление договора.
Если сдаёте сведения по исполнителю, с которым заключили договор ГПХ, заполните графы:
1 – порядковый номер записи по каждому договору ГПХ.
2 – дата начала или окончания договора в формате ДД.ММ.ГГГГ.
3 – наименование мероприятия: «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» или «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ».
4 – только для работников Крайнего Севера или приравненных к нему местностям: код «РКС» или «МКС».
6 – здесь будет два значения: пятизначный цифровой код по Общероссийскому классификатору занятий и буквенный код выполняемой функции в зависимости от вида договора:
Код | Вид договора ГПХ |
ДГПХ | о выполнении работ, оказании услуг |
ДАВТ | договор авторского заказа |
ДОИЛ | об отчуждении исключительных прав на произведения науки, литературы, искусства |
ИЗЛД | издательский лицензионный |
ЛДПИ | лицензионный договор о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства |
8 – наименование договора ГПХ, например, «Договор об оказании услуг по кадровому аудиту».
9 – дата его заключения или окончания.
10 – номер договора ГПХ.
Как исправить сведения о трудовой деятельности
Чтобы отменить запись по физлицу в уже принятом отчёте ЕФС-1:
Заполните эту запись так же, как было в варианте, который отменяете.
В графе 11 «Признак отмены записи» поставьте знак «Х».
Чтобы исправить принятые сведения по физлицу:
Отмените прошлую запись: заполните как было в первоначальном варианте, а в графе 11 поставьте «Х».
В следующую строку внесите исправленные сведения.
Если нужно отменить уже принятые сведения о выборе трудовой книжки, поставьте дату подачи заявления из прежнего отчёта, а в поле «признак отмены» – знак «Х».
Моё дело Бюро
Справочно-правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг
Начать дискуссию