Что такое электронная доверенность и как её оформить

Что такое электронная доверенность и для чего она нужна

Это электронный аналог обычной бумажной доверенности, в которой руководитель даёт право представлять интересы компании – сдавать отчёты, подписывать документы, принимать товары и материалы, получать деньги в банке. Представителем может быть работник компании или человек со стороны, другая организация или ИП.

Электронную доверенность формируют в виде файла с расширением .XML, а передают по телекоммуникационным каналам связи через операторов ЭДО. Официально её называют машиночитаемой доверенностью – МЧД.

Такой вид доверенностей появился в 2022 году после изменения закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи». По новым правилам чтобы сотрудники могли подписывать рабочие документы от имени организации или ИП, у них должна быть отдельная электронная подпись физлица без реквизитов работодателя, а к ней – машиночитаемая доверенность.

Если пользоваться такой доверенностью, бумажную версию уже не понадобится предоставлять в налоговую инспекцию, а ИП не придётся заверять её у нотариуса. Одну МЧД можно оформлять для нескольких налоговых инспекций или даже для всех сразу. К сервису ФНС подключаются операторы ЭДО, поэтому работу с электронными доверенностями постепенно внедряют в программы и сервисы для сдачи отчётности.

Подарок для наших читателей – запись вебинара по изменениям в бухучёте и налогообложении с 1 января 2023 года. Полтора часа подробного разбора новаций, конкретных примеров и ответов на вопросы!

Обязательно ли использовать электронную доверенность

В письме № ЕА-3-26/5811@ от 3 июня 2022 года ФНС сообщила, что продолжает принимать отчётность по ТКС от представителей налогоплательщиков на основании бумажных доверенностей. Обязанности использовать их исключительно в электронном виде в НК РФ пока нет. Но налоговики рекомендуют именно такой способ, потому что в дальнейшем он будет предпочтительнее.

Также пока остаётся вариант со сканом бумажной доверенности. Его по-прежнему можно отправлять в налоговую по каналам ТКС. Главное – заверить усиленной квалифицированной электронной подписью. Но в отличие от доверенности в формате XML, сервис ФНС не считывает автоматически информацию со сканов.

Как оформить электронную доверенность

В электронной доверенности должна быть информация из п. 2 Единых требований, утверждённых Приказом Минкомсвязи № 857 от 18.08.2021:

• наименование документа;

• сведения о доверителе – название организации, ИНН/КПП, ОГРН/ОГРНИП, юридический адрес, ФИО директора или ИП и их СНИЛС;

• сведения о представителе;

• дата выдачи и номер доверенности;

• срок действия (если устанавливаете его);

• перечень полномочий, которыми наделяете представителя – в виде идентификаторов из единого справочника от Минцифры или текстом;

• сведения об информационной системе, которая предоставит сведения об отзыве доверенности;

• разрешено или нет передоверие.

Как сформировать доверенность в сервисе ФНС:

1. На стартовой странице нажмите кнопку «Продолжить» и дайте согласие на обработку персональных данных – поставьте галочку в пустой ячейке и нажмите «Подтвердить».

2. Выберите пункт «Формирование доверенности» и нажмите «Сформировать».

3. Заполните первую вкладку со сведениями о доверенности – её номер и дату начала действия. Конечную дату можно не вписывать, а выбрать «Бессрочное действие». Тогда доверенность будет действительна в течение года с даты оформления.

4. Заполните вкладки со сведениями о доверителе и представителе. Часть реквизитов подтягивается из базы ФНС. Например, заполните ИНН, КПП и ОГРН организации и нажмите кнопку «Загрузить» – название и юридический адрес заполнятся автоматически.

5. Заполните сведения о полномочиях представителя. В поле «Признак (код) области регистрации» отметьте галочкой нужные пункты: подписать налоговую декларацию, получить документы в инспекции, внести изменения в документы налоговой отчетности.

6. В следующем поле можно выбрать номера ИФНС, в которых будет действовать доверенность. Можно оставить его незаполненным и отметить галочкой ячейку «Действует в отношении всех налоговых органов».

7. На последней вкладке будет просмотр готовой доверенности. Проверьте текст и нажмите «Сформировать XML» – сформируется файл, который нужно сохранить.

В сервисе можно на любом этапе сохранить черновик доверенности в XML-формате и продолжить заполнение позже. Также есть функция проверки файла, созданного на стороннем ресурсе.

Как пользоваться электронной доверенностью

Для оформления МЧД у руководителя ООО должна быть КЭП юридического лица, где в качестве владельца сертификата он указан как физлицо, действующее от имени организации без доверенности. У ИП – КЭП индивидуального предпринимателя. С 2022 года их получают только в налоговой и её доверенных центрах. Работнику ООО или ИП нужен сертификат КЭП физлица, в котором будут только его данные, без реквизитов работодателя. Получить его можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре.

Работодатель отправляет доверенность по ТКС, то есть через программы или сервисы для сдачи отчётности. Отправить МЧД нужно в налоговую, в которой он стоит на учёте: ООО – по месту нахождения, а ИП – по прописке. Сделать это нужно до того, как представитель начнёт сдавать электронные отчёты и обмениваться документами с налоговиками.

Информация о доверенности сохранится в базе ФНС. Работнику не придётся прикладывать МЧД при каждой отправке. Отчётность и документы для налоговой он будет заверять своей подписью и отправлять вместе с информацией о реквизитах доверенности и сведениями о себе. Формат такого информационного сообщения утверждён приказом ФНС № ММВ-7-6/602@ от 19.10.2018. Система проверит совпадает ли информация из этого файла с реквизитами владельца электронной подписи.

Работодатель может отозвать электронную доверенность. Например, это нужно, когда у работника изменились обязанности или он увольняется. Для этого тоже есть специальный формат заявления, в котором указывают, с какого дня МЧД перестанет действовать. Подать его нужно в ту же инспекцию, что и саму доверенность и таким же способом.

Моё дело Бюро

Справочно-правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг

Узнать больше