Как заполнить новый отчёт в ИФНС с персонифицированными сведениями о физлицах

Кто сдаёт персонифицированные сведения

Персонифицированные сведения подают все плательщики страховых взносов – организации и ИП, которые заключили с физлицами трудовой или гражданско-правовой договор. Отчитаться нужно по каждому работнику – застрахованному лицу. В отчёте указывают их ФИО, ИНН, СНИЛС и начисленные суммы за прошедший месяц. В новый отчёт включают сведения по каждому работнику и исполнителю в тех же случаях, что и в СЗВ-М.

Не нужно отчитываться по ИП и самозанятым физлицам, с которыми заключены договоры ГПХ – на такие выплаты не начисляются страховые взносы. ИП без работников не подаёт персонифицированные сведения о себе.

Как и куда сдавать персонифицированные сведения

Новый отчёт заменил форму СЗВ-М, которую ежемесячно сдавали в Пенсионный фонд. С 2023 года ПФР и соцстрах объединились и стали Социальным фондом России (СФР). Туда надо отчитаться по форме СЗВ-М за декабрь 2022 года. Но новый ежемесячный отчёт с персонифицированные сведениями о физических лицах нужно сдавать в налоговую инспекцию.

Отчёт можно подать на бумаге, если в нём не более 10 человек. Если 11 и более, отчитываться нужно только через интернет. Для этого понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Сроки сдачи персонифицированных сведений

По правилам новую форму с персонифицированными сведениями подают не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за отчётным. Но в конце марта 2023 года ФНС решила, что за каждый третий месяц квартала сдавать эти необязательно, потому что эту информацию можно получить из расчёта по страховым взносам (письмо № БС-4-11/3700 от 28 марта 2023 года). Таким образом, за март, июнь, сентябрь и декабрь отчёт сдавать не нужно.

Инструкция по заполнению персонифицированных сведений в 2023 году

Форма нового отчёта – в приложении № 2 к приказу ФНС № ЕД-7-11/878 от 29 сентября 2022 года. Порядок заполнения – в приложении № 4.

Общие правила заполнения

Если вы заполняете отчёт вручную, придерживайтесь правил:

1. В каждое поле вписывайте только один показатель.

2. Страницы отчёта пронумеруйте начиная с титульного листа. Номера пишите в формате «001», «002», ..., «033».

3. Поля с кодами, текстом и числами заполняйте начиная с первой ячейки, слева направо.

4. Суммы указывайте в рублях и копейках. В отчёте не должно быть отрицательных значений.

5. Пишите ручкой чёрного, фиолетового или синего цвета. Текстовые поля заполняйте заглавными печатными буквами. Для исправления ошибок не пользуйтесь канцелярскими корректорами и подобными средствами.

6. Если количества или суммы нет, вместо них ставьте «0». В остальных пустых ячейках проставьте прочерки.

7. Если показатель занимает не все ячейки поля, в незаполненных ячейках справа ставьте прочерки. Например, в поле с суммой выплат: «1234356 – - - . 00».

Моё дело Бюро

Справочно-правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг

Узнать больше

Как заполнить титульный лист

Для организации укажите КПП и десятизначный ИНН, в последних двух ячейках поставьте прочерки. Для ИП впишите только ИНН из двенадцати знаков. В поле с КПП будут прочерки.

Номер корректировки – «0 – -», если за этот месяц вы отчитываетесь впервые. Если отчёт уже приняли, а вам нужно внести в него исправления, поставьте «1 – -». В следующих корректировочных отчётах за этот месяц ставьте «2 – -», «3 – -» и т. д.

Код периода, за который представляются сведения смотрите в приложении № 3 к порядку заполнения. Коды совпадают с номерами отчётных месяцев: «01» – январь, «02» – февраль и т. д. Отличаться они будут в отчётах при ликвидации, реорганизации ООО или при снятии ИП с учёта.

Календарный год – тот, за который подаёте сведения.

Код налогового органа,в который сдаёте отчёт, можно узнать в сервисе ФНС. Для этого выберите ИП или юрлицо, во всплывающем окне введите адрес, по которому зарегистрированы и нажмите «Ок».

Код учёта по месту нахождения смотрите в приложении № 4. Например, если подаёте отчёт в инспекцию по месту нахождения организации, ставьте «214», а по месту жительства ИП «120».

Впишите наименование организации или ФИО предпринимателя начиная с первой левой ячейки. ФИО указывайте как в паспорте, без сокращений.

ОГРНИП – регистрационный номер, который налоговая присваивает ИП при регистрации. Найти его можно в сервисе ФНС по ИНН или ФИО.

Номер контактного телефона напишите с пробелами между кодом города и без дефисов: «8 495 1234567».

Заполнение последнего блока зависит от того, кто подписывает сведения:

• ИП – код «1», ФИО заполнять не надо;

• руководитель организации – код «1», ниже построчно полные ФИО;

• физлицо по доверенности – код «2», полные ФИО представителя;

• юрлицо по доверенности – код «2», полные ФИО руководителя организации-представителя.

Поставьте подпись и дату подписания отчёта. Если его подписывает представитель, внизу титульного листа напишите ещё вид документа, подтверждающего полномочия и его реквизиты.

Как заполнить персональные данные и сведения о суммах выплат

Строку 010 оставьте пустой, если отчитываетесь за этот месяц впервые. Она нужна для отмены уже принятых сведений.

В строках 020-060 заполните персональные данные физлица:

• ИНН, если есть;

• СНИЛС;

• ФИО как в паспорте.

Строка 070 – сумма выплат, начисленных физлицу за отчётный месяц. Например, в отчёте за январь будет январская зарплата, хотя работнику её выплатили в феврале.

Как исправить персонифицированные сведения

Если по какому-то человеку были сданы ошибочные сведения, их можно исправить. Для этого оформите корректирующий отчёт – на титульном листе поставьте номер корректировки «1 – -» и код отчётного месяца, за который исправляете данные.

В корректировочный отчёт включают только тех, по кому нужно поменять персональные данные или сумму выплат. Чтобы аннулировать персонифицированные сведения о физлице, в строке 010 поставьте «1», а в строке 070 – прочерки. Если нужно исправить сведения о физлице, в строке 010 поставьте «1», а в строки 020-070 внесите правильные сведения. Чтобы исправить только сумму выплат, строку 010 не заполняйте, а в строке 070 укажите новое значение.

Моё дело Бюро

Справочно-правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг

Узнать больше