Кто и как должен заполнять путевые листы

Что такое путевой лист и зачем он нужен

Путевой лист – это специальный первичный документ, который содержит информацию об использовании транспортного средства. В путевой лист заносят сведения о водителе, автомобиле, маршруте поездки, расходе топлива.

Путевые листы позволяют:

• отслеживать пробег автомобилей;

• списывать расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ);

• контролировать работу водителей и начислять им зарплату.

Кто обязан оформлять путевые листы

В соответствии п. 2 ст. 6 закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ путевой лист обязателен, если автомобиль перевозит пассажиров или грузы.

Минтранс РФ более широко определяет перечень ситуаций, когда нужно заполнять путевой лист. В соответствии с п. 8 приложения к приказу Минтранса от 11.09.2020 № 368 (далее – приказ № 368) путевые листы обязаны оформлять все юридические лица и ИП, которые используют транспортные средства.

В таких случаях для списания ГСМ можно использовать другую информацию, закрепив этот порядок в учётной политике. Например, это могут быть распечатки данных спутниковой навигации, если автомобиль оборудован такой системой (письмо Минфина РФ от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354). Но лучше не усложнять организацию учёта, а оформлять путевые листы для любых поездок автотранспорта, связанных с деятельностью компании или ИП.

Неоднозначная ситуация возникает, если перевозчик зарегистрирован как плательщик налога на профессиональный доход (НПД). С одной стороны, в приказе № 368 говорится только об организациях или ИП. Но с другой – перевозки груза и пассажиров без путевого листа запрещены законом и это правило не предусматривает исключений. Здесь для перевозчика возможны два варианта:

1. Стать «самозанятым ИП» – зарегистрироваться как индивидуальный предприниматель, оставаясь плательщиком НПД. Тогда путевые листы можно будет заполнять на общих основаниях.

2. Оформлять путевые листы от имени физического лица. В этом случае нельзя будет заполнить один из обязательных реквизитов – основной государственный регистрационный номер ИП (ОГРНИП). Самозанятый может внести в это поле свой ИНН. Санкции за такое отклонение от порядка заполнения путевого листа в законодательстве не предусмотрены. 

Кто оформляет путевые листы при аренде

В законодательстве нет прямых указаний на то, какая из сторон договора аренды должна заполнять путевой лист. Поэтому порядок оформления путевых листов нужно прописать в договоре аренды.

При аренде автомобиля без экипажа путевые листы удобнее оформлять арендатору, а при аренде с экипажем – арендодателю. Дело в том, что к обязательным реквизитам путевых листов относятся сведения о водителе и отметки о прохождении им обязательных медосмотров. Эти данные удобнее заполнять той стороне договора, в штате которой находится водитель.

Также желательно, чтобы и расходы на ГСМ несла та сторона договора, которая оформляет путевые листы. Тогда не придётся делать копии этих документов и передавать их другой стороне для списания ГСМ. По умолчанию расходы на ГСМ несёт арендатор, но в договоре можно возложить эту обязанность на арендодателя (ст. 636, 646 ГК РФ).

Как заполнять путевые листы

Единой формы путевого листа нет, так как разные виды транспорта и разные варианты их использования имеют свою специфику. Формы, утверждённые постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 на сегодня фактически не применяются, так как с момента их утверждения требования Минтранса к оформлению путевых листов существенно изменились. Поэтому компании и ИП должны разработать свои формы путевых листов, руководствуясь двумя нормативными актами. 

Во-первых, нужно учесть общие правила оформления бухгалтерских первичных документов (п. 2 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Любой документ, на основании которого организация или ИП делает записи в бухучёте, должен включать в себя:

1. Наименование и дату составления.

2. Название организации или ФИО предпринимателя.

3. Содержание хозяйственной операции.

4. Измерители операции в натуральных и (или) денежных единицах.

5. ФИО, должности и подписи лиц, которые отвечают за проведённую операцию или за её отражение в учёте.

Кроме того, установлены специальные требования к путевому листу (пункты 1-6 приложения к приказу № 368). В дополнение к перечисленным выше реквизитам путевой лист должен включать в себя:

1. Сведения о сроке действия. Этот срок законом не ограничен. Но оформлять путевой лист на длительный период, например, на месяц, часто бывает неудобно. При большом количестве рейсов он получится слишком объёмным, а в случае порчи или утраты придётся восстанавливать много информации. Чаще всего путевой лист оформляют на один рабочий день, либо на рейс, если он продолжается более одного дня.

2. Информацию о владельце транспортного средства:

• наименование компании (ФИО предпринимателя);

• местонахождение (место жительства) и телефон;

• ОГРН (ОГРНИП).

3. Информацию о транспортном средстве:

• тип, марка, модель, госномер, в т. ч. отдельно – по прицепу, если он есть;

• показания одометра в начале и конце смены;

• дату и время проведения технического контроля;

• дату и время выпуска на линию и возвращения на парковку.

4. Сведения о водителе:

• ФИО;

• дата и время проведения предрейсового и послерейсового медосмотра.

5. Сведения о виде перевозки и виде сообщения. Существует три вида перевозок: регулярные, заказные и легковые такси, а видов сообщения установлено четыре: городское, пригородное, междугороднее, международное (ст. 4, 5 закона № 259-ФЗ).

Например, часто перевозчики добавляют в них раздел для учёта выдачи и использования топлива. Кроме того, по мнению Минфина, следует включать в путевые листы информацию о маршруте поездки. Чиновники считают, что это необходимо для подтверждения расхода ГСМ (письмо Минфина РФ от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129).

Все требования по заполнению путевых листов, включая отметки о прохождении медосмотров и технического контроля, относятся, в том числе, к ИП без работников или самозанятым, которые сами управляют автомобилем. Чтобы соблюсти требования закона, они должны заключить договоры с организациями или частными специалистами с квалификацией в области медицины и техобслуживания автомобилей.

Также ИП или самозанятые могут проводить технический контроль своих автомобилей и ставить отметку о нём самостоятельно. Но для этого они должны соответствовать квалификационным требованиям для позиции контролёра: образование, стаж работы, профессиональные знания (п. 13 правил утверждённых приказом Минтранса от 31.07.2020 № 282).

Путевой лист легкового автомобиля

Путевой лист грузового автомобиля

Путевые листы нужно регистрировать в специальном журнале. Его можно вести как на бумаге с пронумерованными и прошнурованными страницами, так и в электронном виде. В последнем случае записи нужно заверять усиленной квалифицированной электронной подписью, и должна быть возможность распечатать информацию (пункты 17, 18 приложения к приказу № 368).

Моё дело Бюро

Справочно-правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг

Отправить

Что будет, если не оформить путевой лист или заполнить его с нарушениями

Штраф за отсутствие путевого листа составляет 500 рублей. Инспектор ГИБДД может вынести и предупреждение (п. 2 ст. 12.3 КоАП РФ). Но могут возникнуть и другие проблемы.

За отсутствие отметки о медосмотре или техническом контроле ответственное должностное лицо оштрафуют на 5 000 рублей, а организацию или ИП – на 30 000 рублей (п. 2, 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ). Такие же штрафы предусмотрены, если отметка есть, но проставлена с нарушением правил, например, нет расшифровки подписи врача.

Штрафы будут и в случаях, если все отметки в путевом листе проставлены верно, но они не соответствуют фактическому состоянию водителя или характеристикам транспортного средства:

1. Если машина имеет неисправности, с которыми эксплуатация запрещена, то ответственное за выпуск в рейс должностное лицо оштрафуют на сумму от 5 000 до 8 000 рублей (п. 2 ст. 12.31 КоАП РФ).

2. Если водитель находится за рулем в состоянии опьянения, то должностное лицо оштрафуют на 20 000 рублей, а организацию или ИП – на 100 000 рублей (ст. 12.32 КоАП РФ). 

Кроме того, если путевого листа нет, или он заполнен с нарушениями, могут возникнуть проблемы при налоговой проверке. Это касается тех компаний или ИП, которые работают на ОСНО, УСН «Доходы минус расходы» или ЕСХН. Если налоговики выявят при проверке путевых листов любое отклонение от требований закона № 402-ФЗ или приказа № 368, то они не признают затраты на ГСМ и зарплату водителей по этим рейсам. Это приведёт к доначислениям налогов, штрафам и пени.

^{Реклама: ООО «Мое дело», ИНН: 7701889831}