Какие документы нужно получить от работника после командировки

Документы, подтверждающие командировочные расходы

Согласно ст. 168 ТК РФ в командировочные расходы входят оплата проезда, проживания и другие траты работника в служебной поездке.

Расходы на проезд

Добираться к месту командировки и обратно работник может на общественном транспорте или на автомобиле — личном, арендованном или служебном.

Первичные документы, которые подтвердят факт поездки в общественном транспорте — это билеты, в том числе электронные. Электронные билеты нужно распечатать. К авиабилету ещё обязательно нужен бумажный посадочный талон. После перелёта на нём должен стоять штамп «Досмотрено». Если работник воспользуется посадочным талоном в виде штрихкода на телефоне или планшете, информации о досмотре у него не будет. Поэтому предупредите работника о том, что посадочный талон нужно распечатать или получить в аэропорту.

К документу, подтверждающему факт поездки, нужно приложить документ, который подтвердит оплату. Например, кассовый чек, бланк строгой отчётности (БСО), квитанция.

Покупку электронных билетов подтверждают БСО:

для авиабилетов — это маршрутная квитанция, которая должна быть оформлена по правилам из приказа Минтранса № 134;
для ж/д билетов — это контрольный купон, оформленный правилам из приказа Минтранса № 322.

Они приходят на электронную почту или в личный кабинет сервиса, где вы покупаете электронные билеты.

Также к расходам на проезд можно отнести услуги по оформлению билетов и стоимость постельного белья в поездах. А ещё стоимость проезда общественным транспортом к вокзалу, пристани, аэропорту, но только если они за пределами населённого пункта, где находитесь вы или организация, куда отправили работника. На все эти траты тоже должны быть подтверждающие документы — п. 12 Постановления Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 года.

Подарок для наших читателей – практическое пособие «Как работодателю подготовить отчётность в СФР и ИФНС в 2023 году» от экспертов интернет-бухгалтерии «Моё дело». Подробнейшая инструкция с примерами заполнения форм.

Как работодателю подготовить отчётность в СФР и ИФНС в 2023 году

практическое пособие для работодателя

Получите бесплатно 62 страницы экспертного контента!

Оставьте заявку в форме ниже, и мы вышлем вам запись

Если работник едет на служебном, личном, арендованном или попутном автомобиле, он может сдать в бухгалтерию:

чеки на покупку ГСМ;
документы, связанные с эксплуатацией машины в командировке — парковка, ремонт в пути, в том числе комплектующие для ремонта.

После поездки нужно получить от работника служебную записку. В ней указывают фактические сроки поездки, марку автомобиля, его регистрационный номер.

К служебной записке работнику нужно приложить документы, подтверждающие маршрут к месту командировки и обратно, например:

путевой лист;
маршрутный лист;
кассовые чеки с АЗС.

Также на основании служебной записки работнику нужно выплатить компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях — ст. 188 ТК РФ. Размер и порядок выплаты можно прописать в отдельном приказе.

Расходы на проживание

Чтобы подтвердить проживание в гостинице, работник должен привезти:

договор и акт об оказании гостиничных услуг;
кассовый чек или БСО.

Во внутренних нормативных документах компании можно прописать возмещение расходов на дополнительные услуги гостиницы. Например, пользование спа-комплексом или фитнес-центром. В этом случае они тоже войдут в расходы, связанные со служебной командировкой.

Если работник проживал у частного лица, отчётными документами могут быть:

договор аренды жилого помещения;
расписка арендодателя в получении оплаты.

Дополнительные расходы

Для дополнительных расходов, связанных со служебной поездкой, например, на питание, есть суточные. Их нужно выплачивать работнику:

За каждый день нахождения в командировке, включая все выходные и праздники.
За всё время нахождения в пути — считая со дня отъезда работника и по день возвращения включительно. Вынужденные остановки в пути тоже включают в расчёт.

Размер суточных можно указать в приказе о направлении в командировку. Если работник задержался в поездке или вернулся раньше, сумму надо пересчитать.

Подтверждать суточные документами не нужно. Подтверждается только сам факт нахождения в командировке и её срок — авансовым отчётом работника.

Как оформить авансовый отчёт по командировке

После командировки работнику нужно сдать в бухгалтерию авансовый отчёт. В нём он перечисляет свои расходы и указывает реквизиты документов, которые их подтверждают.

Отчитаться нужно не позднее трёх рабочих дней с момента выхода на работу. Если работник вернулся в выходной день, срок отсчитывают с первого рабочего дня после возвращения.

Авансовый отчёт составляют по унифицированной форме № АО-1 или по самостоятельно разработанной. Оформить его нужно в одном экземпляре.

Правила заполнения формы № АО-1 прописаны в указаниях Госкомстата. Работнику нужно заполнить только часть отчёта. Чтобы он не запутался, можно выдать ему образец заполнения с пояснениями.

На лицевой стороне авансового отчёта работник указывает:

название работодателя;
дату составления отчёта;
структурное подразделение, в котором работает;
в строке «Подотчётное лицо» — свою фамилию с инициалами;
профессию или должность;
назначение аванса — «Командировочные расходы».

Здесь же ему нужно заполнить левую таблицу. Строка «Предыдущий аванс» — остаток или перерасход денег от предыдущего авансового отчёта, если он был.

Ниже нужно указать полученный аванс для оплаты расходов в командировке.

В последних трёх строчках — сколько всего было израсходовано, а также остаток или перерасход денег.

На оборотной стороне отчёта работник вносит в таблицу реквизиты и суммы подтверждающих документов. Заполнить ему нужно только графы 1-6.

Внизу работник ставит свою подпись с расшифровкой.

Подтверждающие документы ему нужно пронумеровать в том же порядке, как они занесены в таблицу, а на лицевой стороне отчёта указать их количество. После этого работник прикладывает документы к авансовому отчёту и сдаёт в бухгалтерию.

В нижней части лицевой стороны есть расписка бухгалтера в том, что документы приняты к проверке. Бухгалтеру нужно её заполнить, отрезать и отдать работнику.

После проверки документов заполните остальную часть отчёта:

На лицевой стороне: номер авансового отчёта, табельный номер работника. Если ведёте бухучёт, напишите проводки в таблице «Бухгалтерская запись».
На обороте заполните графы 7-8, а если ведёте бухучёт, то и графу 9.

Авансовый отчёт нужно подписать на лицевой стороне в строках «Главный бухгалтер» и «Бухгалтер». В правой верхней части утвердить общую сумму отчёта подписью директора или ИП.

Если работник потратил в командировке больше денег, чем выдали, и все расходы подтверждены, нужно выплатить ему сумму перерасхода.

Моё дело Бюро

Справочно-правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг

Реклама: ООО «Мое дело», ИНН: 7701889831, erid: LjN8KA6F7