Какие затраты работодатель обязан компенсировать
Затраты работника, которые нужно обязательно возместить, указаны в Трудовом кодексе, например:
расходы по использованию личного имущества работника — ст. 188 ТК РФ;
расходы в служебных командировках — ст. 168 ТК РФ;
расходы, связанные с разъездным характером работы — ст. 168.1 ТК РФ;
расходы по использованию личного имущества при дистанционной работе — ст. 312.6 ТК РФ.
В отдельных случаях нужно компенсировать и другие затраты: на переезд по работе в другую местность, обучение, приобретение электронной подписи для ЭДО.
Размеры и порядок возмещения возмещаемых расходов нужно прописать в локальных нормативных актах — в положениях, приказах.
Но и не обязательные для возмещения затраты можно компенсировать. Например, затраты на занятия спортом, питание, аренду жилья для иногороднего сотрудника, оплату детского сада. Работодатель исходя из своих финансовых возможностей сам решает, что и в каких размерах он будет компенсировать. Но не все расходы можно учесть при расчёте налога.
Как работодателю подготовить отчётность в СФР и ИФНС в 2023 году
практическое пособие для работодателя
Получите бесплатно 62 страницы экспертного контента!
Использование личного автомобиля в служебных целях
Компенсация за использование в работе личного автомобиля положена работникам, у которых трудовая функция связана с разъездами, например, курьеру, водителю, экспедитору. Автомобиль считается личным, если он:
принадлежит человеку на праве собственности;
находится в общей собственности супругов по п.1 ст. 256 ГК РФ.
То есть, если работник использует автомобиль жены, ему тоже положена компенсация.
В законах не прописано, обязательно ли платить компенсацию, если работник арендует автомобиль или управляет им по доверенности. В этом случае он тоже принадлежит водителю на законном основании, но возможны споры с проверяющими.
По ст. 188 ТК РФ кроме компенсации за использование и износ автомобиля, нужно возмещать расходы связанные с эксплуатацией, например, на бензин и другие ГСМ, техобслуживание, текущий ремонт. Работодатель может сам решить, как их оплачивать: отдельно или включить в компенсацию как её переменную часть.
Какие документы нужны
Условие о выплате компенсации за использование личного имущества можно включить трудовой договор или в допсоглашение к нему. Там же можно прописать размер выплаты.
Компенсации за использование личного автомобиля обычно устанавливают в виде фиксированной ежемесячной суммы. Если работник был на больничном или в отпуске, компенсацию нужно рассчитать пропорционально отработанному времени, по аналогии с окладом.
Для оформления компенсации работник должен предоставить:
копию паспорта транспортного средства (ПТС);
копию свидетельства о заключении брака, если это автомобиль супруга.
Для обоснования расходов нужны документы, подтверждающие использование автомобиля для служебных поездок — путевые листы, авансовые отчёты.
Если вы перечисляете компенсации безналично, в платёжном поручении в поле 20 «Наз. пл.» указывайте:
код «2», если это регулярная выплата;
код «4», если выплата за разовую поездку, например, в командировку.
Как учесть в расходах
Компенсацию за личный автомобиль можно учесть в расходах при расчёте налога на прибыль, а также на УСН с объектом «Доходы минус расходы».
На общем режиме её относят к прочим расходам, связанным с производством и реализацией — пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. На упрощёнке компенсация входит в закрытый перечень расходов — пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
И на общем режиме, и на УСН компенсацию за легковой автомобиль нужно учитывать в пределах норм:
1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;
1 500 руб. в месяц, если двигатель больше 2 000 куб. см.
Всё, что сверх норм, тоже можно выплачивать работнику, только эти суммы нельзя учесть в налоговых расходах.
Если в сумму компенсации вы включили затраты на эксплуатацию, например, на ремонт ГСМ, они учитываются в пределах той же нормы.
Если ГСМ для личного автомобиля вы оплачиваете отдельно, на УСН их нельзя учесть в расходах, а на ОСНО есть два варианта учёта:
В материальных расходах, если эксплуатация автомобиля связана с основной деятельностью. Например, вы оказываете транспортные услуги.
В прочих расходах, связанных с производством и реализацией, если автомобиль нужен для периодических служебных поездок.
Специальных норм для расходов на ГСМ в Налоговом кодексе нет, но и списывать их безлимитно нельзя. Чтобы избежать проблем при проверках, лучше использовать законодательно утверждённые нормативы. Например, из Методических рекомендаций Минтранса. В них прописаны базовые нормы на 100 км для конкретных моделей легковых автомобилей, а также повышающие коэффициенты в зависимости от местности, времени года, численности населённого пункта, использования кондиционера и других условий.
Сверхнормативное потребление ГСМ тоже получится списать, если его экономически обосновать. Например, перерасход топлива может быть вызван длительным движением с низкой скоростью по загруженным дорогам. Это можно подтвердить путевыми листами, объяснительной запиской водителя.
Компенсацию за автомобиль, который работник арендует или управляет им по доверенности, лучше не учитывать в налогообложении. В этом вопросе есть неопределённость и большой риск, что такие расходы не примут при проверке.
Исключение — автомобиль супруга, который в их общей собственности. В этом случае компенсацию учитывают как обычно, в пределах норм.
Как ещё можно оформить компенсацию
Как вариант, можно заключить с работником договор аренды автомобиля. В этом случае вместо компенсации нужно выплачивать арендную плату, а она учитывается в расходах на УСН в полном объёме по пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Лимиты расходов на неё не распространяются.
Расходы, связанные с эксплуатацией, в том числе на ГСМ и текущий ремонт, несёт арендатор — п. 2 ст. 616 ГК РФ. Тогда их можно будет учесть при расчёте налога на УСН в составе:
материальных расходов, если они связаны с основной деятельностью;
расходов на содержание служебного транспорта, если автомобиль периодически используется для служебных поездок.
В расходы по налогу на прибыль тоже можно полностью принять арендную плату и затраты на ГСМ арендованного автомобиля.
Служебные переговоры с личного телефона
Стоимость служебных переговоров с личного телефона и само его использование тоже нужно компенсировать. Список должностей сотрудников, которым для работы нужна мобильная связь, можно утвердить приказом.
Какие документы нужны
Конкретного порядка возмещения и норм для таких расходов нет, поэтому его можно установить самостоятельно, например:
Прописать размер компенсации за телефон и служебные звонки в отдельном пункте трудового договора или допсоглашения.
Выплачивать её отдельным приказом исходя из фактических расходов.
Порядок использования личных телефонов в служебных целях можно утвердить внутренними документами, например, должностными инструкциями, правилами внутреннего распорядка. Приказом можно установить лимит расходов на переговоры по мобильному телефону.
Для обоснования расходов нужны подтверждающие документы:
копия договора об оказании услуг связи между работником и оператором;
детализированные счета операторов связи;
чеки ККТ, чеки платёжных терминалов;
заявление от работника в свободной форме.
Пример заявления о компенсации расходов
Если вы перечисляете компенсацию платёжным поручением, укажите в нём:
код дохода «2», если компенсация систематическая;
код дохода «4», если выплата разовая.
Как учесть в расходах
Компенсацию за переговоры с личного телефона и его использование нельзя учесть в расходах на УСН, так как таких затрат нет в закрытом перечне из п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
На общем режиме её можно учесть в прочих расходах на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Вместо оформления компенсации за использование личного имущества лучше заключить с работником договор аренды телефона.
В этом случае текущие расходы на его содержание, в том числе ремонт и служебные звонки, можно включить в сумму арендной платы. А она учитывается в расходах УСН по пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
Перерасход денег, выданных под отчёт
Если сотрудник по предварительной договорённости потратил свои деньги на рабочие нужды, он может составить авансовый отчёт. Его затраты отразятся как перерасход, который нужно возместить.
К авансовому отчёту работник прикладывает документы, подтверждающие факт приобретения товаров, работ или услуг:
товарный чек;
расходная накладная;
акт выполненных работ;
акт об оказании услуг;
счёт-заказ.
Вместе с ними должны быть документы, подтверждающие оплату. Например, кассовый чек, бланк строгой отчётности (БСО), квитанция об оплате.
Ещё сотруднику нужно написать заявление о компенсации расходов.
Пример заявления о возмещении перерасхода
Авансовый отчёт нужно проверить и утвердить, а затем выплатить компенсацию перерасхода. После выплаты на титульном листе делают запись в строке «Перерасход выдан» с номером, суммой и датой платёжного документа.
Расходы в служебных командировках
Согласно ст. 168 ТК РФ работнику, направленному в командировку нужно возместить расходы:
на проезд к месту назначения и обратно;
на гостиницу или аренду жилья;
суточные;
другие согласованные затраты работника в служебной поездке.
Работодатель может и сам приобрести билеты, оплатить гостиницу, произвести любые другие расходы, связанные с командировкой.
Какие документы нужны
По затратам работника нужны документы, подтверждающие расход и его оплату. Деньги возвращают аналогично возмещению перерасходу подотчётных средств — по утверждённому авансовому отчёту.
Не нужны подтверждающие документы о расходе суточных. Их выплачивают за каждый календарный день нахождения в служебной поездке и работник распоряжается этими деньгами по своему усмотрению.
Размеры возмещений по командировкам работодатель устанавливает самостоятельно, например, в положении о командировках. В нём можно указать конкретный перечень затрат и прописать, что такие расходы возмещаются при условии их подтверждения документами. Либо можно принимать решение о компенсации в индивидуальном порядке, по заявлениям работников.
Подробнее о командировочных расходах читайте в материале «Какие документы нужно получить от работника после командировки».
Как учесть в расходах
Норм для суточных нет, работодатель может внутренними документами утвердить любую сумму и учитывать её в расходах. Но есть лимит для обложения НДФЛ и страховыми взносами в п. 2 ст. 422 НК РФ:
700 руб. за день для поездки в России;
2500 руб. за день для заграничной поездки.
Сверхлимитная часть — это доходы работника, которые облагаются НДФЛ и взносами.
Расходы на командировки на упрощёнке учитываются в том же порядке, что и для расчёта налога на прибыль — п. 2 ст. 346.16 НК РФ. Суточные можно учесть в размере, который вы установили самостоятельно в локальных актах.
Другие командировочные расходы можно учесть, если они экономически оправданы и подтверждены документами.
Использование личного имущества на удалёнке
Согласно ст. 312.6 ТК РФ нужно выплачивать дистанционному работнику компенсацию за использование в работе личного или арендованного им оборудования и программно-технических средств, средств защиты информации. А ещё возмещать сопутствующие расходы — электроэнергию, интернет и другое.
Какие документы нужны
Порядок, размер сроки выплат можно прописать во внутренних документах, например, в положении о дистанционной работе, а также в условиях трудового договора или в допсоглашении к нему.
Туда же можно включить перечень расходов к возмещению. Либо не перечислять их, а добавить условие, что возмещаете затраты работника по предварительному согласованию.
Для обоснования расходов нужны подтверждающие документы. Например, при возмещении оплаты интернета — копия договора с провайдером, счёт, квитанция об оплате услуг.
Как учесть в расходах
На ОСНО компенсацию и возмещение расходов работнику на удалёнке можно полностью учесть в расходах на оплату труда или в прочих расходах.
В закрытом перечне для УСН такие расходы не числится, поэтому учесть их нельзя. Если провести их как оплату труда, возможны споры с проверяющими.
С дистанционным работником, который использует свой компьютер в служебных целях, тоже можно заключить договор аренды. Рассчитайте арендную плату с учётом стоимости интернета, тогда всю сумму можно будет учесть в расходах при УСН.
Моё дело Бюро
Справочно-правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг
Реклама: ООО «Мое дело», ИНН: 7701889831, erid: LjN8KHTUC
Начать дискуссию