Что такое бюджеты и бюджетирование
Бюджет — это таблица с плановыми показателями. Их набор зависит от того, что это за бюджет. Например, в бюджете доходов и расходов планируются доходы, расходы и финансовый результат. А в бюджете движения денежных средств — притоки, оттоки и остаток денег.
Бюджетирование — это процесс, который состоит из трёх этапов:
на первом планируют показатели, например, объём продаж и вносят их в бюджетные таблицы;
на втором следят за тем, чтобы плановые цифры были выполнены;
на третьем ищут причины, из-за которых факт отклонился от плана.
Зачем составлять бюджеты
Чтобы определить цели бизнеса и то, как к ним прийти. Например, вы хотите в следующем году увеличить выручку в два раза. Составьте бюджет продаж и поймёте, по силам ли такое вашей компании. Чтобы выйти на двукратный рост по доходам, нужно либо в два раза поднять цены, либо во столько же увеличить количество проданного. А могут быть и гибридные варианты:
рост цен на 20%, рост продаж на 67%;
рост цен на 50%, рост продаж на 34%;
рост цен на 70%, рост продаж на 18%.
У каждого из них свои ограничения. При подготовке бюджета вы разберётесь с тем, какой способ подойдёт для вашей ситуации и подойдёт ли вообще. Возможно, двукратное увеличение выручки в нынешних реалиях попросту невозможно. План поможет снять розовые очки неоправданных ожиданий.
Чтобы сравнить факт с планом и найти причины расхождений. Например, фактические расходы оказались в 1,5 раза выше запланированных. Вы бы не узнали об этом без плана. А теперь знаете и можете поискать причины.
Допустим, план по материальным тратам превысили, так как произвели много брака. Выходит, часть производственных материалов потратили вхолостую, и чтобы изготовить нужное количество продукта использовали их больше, чем собирались. Бюджет подсветит превышение фактических трат над плановыми.
А дальше ищите причины ситуации и думайте, что с ними делать. Возможные причины:
низкое качество материалов, которые покупались по дешёвке у непроверенного поставщика;
«криворукие» рабочие, из-за которых материальные отходы производства превышают норму;
вороватые сотрудники склада, которые продают часть материалов или продукции «налево», а по документам проводят это как брак.
Чтобы вовремя понять, то ли вы продаёте. Например, вы оказываете три вида юридических услуг. В целом бизнес прибылен. Но прибыльна ли каждая услуга? Если заранее не соотнести плановые доходы и расходы только по ней, можете столкнуться с двумя проблемами:
будете развивать продукт, который тянет финансовый результат вниз;
гарантированно скатитесь в убыток, если доля продаж двух других услуг ощутимо уменьшится.
Данные о плановой прибыльности продуктов компании легко вытянуть из бюджета доходов и расходов. Для этого по каждой номенклатурной позиции вычитайте из выручки переменные расходы. Получите плановый маржинальный доход. Если он окажется отрицательным, подумайте, нужно ли оставлять этот товар или услугу в своем ассортименте.
Методы оптимизации налогов
Как законно снизить налоговую нагрузку
Получите бесплатные чек-листы для ОСНО и УСН!
Нужно ли бюджетирование малому бизнесу
Да, нужно.
Есть миф, что бюджетирование — это удел крупных или хотя бы средних компаний, а ИП и предприятия-малыши пока до него недоросли. Это неправда. Чтобы понять почему, еще раз посмотрите на причины для бюджетирования, которые мы привели выше.
Разве вы для того начали предпринимательскую деятельность, чтобы однажды остаться с дырой в кармане? Такой риск есть, если не будет:
оцифрованных, а потому реальных целей по выручке и прибыли;
обоснованных лимитов по расходам и денежным тратам;
высокомаржинальных продуктов в ассортименте.
Какие бюджеты бывают
Операционные. Их особенности:
определяются видом деятельности. Например, производственные компании в числе прочих формируют бюджет производства, а торговым предприятиям он не нужен. Поэтому назвать точное количество операционных бюджетов не выйдет — в компании их столько, сколько нужно именно ей исходя из особенностей бизнеса;
включают не только стоимостные, но и натуральные показатели. Например, в бюджете продаж фиксируется плановая реализация в штуках, а в бюджете закупок — количество материалов, которые нужно приобрести;
являются основой для формирования финансовых бюджетов. Если вы знакомы с бухучётом, то операционные бюджеты — это как бухгалтерские регистры, в которых обобщают цифры из первички и по которым формируется отчётность или в данном случае — финансовые бюджеты.
На схемах показаны примерные наборы операционных бюджетов для производственной и торговой компаний. Заметим, что это не единственное решение. Тут всё очень гибко и каждый бизнес сам решает, какие «таблички» ему вести.
Финансовые. Это бюджет доходов и расходов (БДР), бюджет движения денежных средств (БДДС) и балансовый бюджет (ББ). Последний по-другому называют прогнозным балансом или бюджетом активов и пассивов. По смыслу и структуре они аналогичны бухгалтерской отчётности, но только с плановыми, а не фактическими цифрами. БДР — это аналог отчёта о финансовых результатах, БДДС — отчёта о движении денежных средств, ББ — баланса.
Эти бюджеты содержат только стоимостные величины по семи финансовым показателям: доходам, расходам, финансовому результату, денежным потокам, активам, капиталу и обязательствам.
Инвестиционные. Составляются, когда бизнес инвестирует в строительство, приобретение оборудования или в ценные бумаги. Например, компания решает построить новый магазин. В инвестиционном бюджете подсчитают плановые траты на это и прикинут доходы, чтобы узнать, сколько ресурсов потребуется и когда проект окупится. Это может быть один общий бюджет или сразу несколько под каждый инвестиционный проект.
Инвестиционные бюджеты включают натуральные и стоимостные измерители и этим походят на операционные бюджеты. Допустим, плановый доход от купленных облигаций будет только в рублях, а для плановых продаж в строящемся магазине приведут и рубли, и штуки.
Минимальный набор бюджетов
Если у вас простой бизнес, например, торговля или нематериальные услуги, то можно составлять только финансовые бюджеты. Причём хватит лишь БДР и БДДС.
Данные из операционных бюджетов в итоге сводятся в финансовых бюджетах. Если бизнес — это не какое-то сложное производство со множеством продуктов, встраивайте операционные цифры в финансовые планы. Например, не формируйте отдельный бюджет продаж, а сразу считайте плановую выручку внутри БДР.
Все расходы тоже вычисляйте сразу в БДР, а не подтягивайте их туда из самостоятельных бюджетов для себестоимости продаж, коммерческих и управленческих трат.
БДР и БДДС обобщают ключевые бизнес-метрики — доходы, расходы и денежные потоки. По этим цифрам можно понять многое, например:
плановые расходы слишком велики и нужно их сократить, иначе получится убыток;
денег из компании утечёт больше, чем поступит, поэтому нужно либо увеличивать денежный приток, либо сокращать отток, иначе не получится вовремя рассчитаться по долгам;
плановая рентабельность продаж ниже прошлогодней фактической, значит, стоит поменять ассортимент, увеличить продажи, сократить траты на единицу товара или сделать что-то ещё, чтобы прибыль росла быстрее выручки.
Данных из БДР и БДДС вполне хватит, чтобы предупредить основные проблемы бизнеса по плановым цифрам, пока они не стали реальностью.
Смотрите, как можно организовать информационное табло для руководителя прямо внутри БДР:
Какие программы и сервисы помогут с бюджетированием
Бюджеты можно составлять в Excel. Это самый простой и дешёвый способ. Создать таблички с нужными строками, протянуть расчётные формулы и сделать выпадающие списки можно без глубоких познаний в программе.
Но когда требуется что-то посложнее, базовых навыков в Excel уже не хватит. Например, если вы хотите:
разграничить доступ сотрудников к бюджетным статьям;
знать плановые цифры по всем своим компаниями, если у вас их несколько;
проводить план-фактный анализ, но без того, чтобы вручную забивать фактические цифры по доходам, расходам, денежным потокам.
Чтобы реализовать такое внутри Excel, нужно найти специалиста и составить для него внятное техзадание.
Есть готовое решение — сервис для управленческого учёте «Моё дело Финансы». Он работает с плановыми цифрами, а не только с фактическими, и содержит готовые формы для БДР и БДДС, которые легко настроить под свой бизнес.
Например, можно добавить нужные вам статьи доходов и расходов и так задать свою аналитику по товарам, проектам, денежному притоку и оттоку:
В сервисе очень просто проводится план-фактный анализ. Можно развернуть или свернуть цифры во времени, как вам нужно. Вот так сервис покажет одни и те же данные в помесячном и поквартальном разрезе:
В «Моё дело Финансы» можно построить графики и выбрать формат отображения. К примеру, можно посмотреть данные по конкретному продукту или по всем сразу, только плановые или вместе с фактическими:
Также вы сможете:
настроить доступ по ролям;
свести цифры нескольких компаний в одну таблицу;
подгрузить факт из бухгалтерии «Моё дело», 1С или Excel.
Оставьте заявку — и попробуйте сервис в деле бесплатно в течение 14 дней.
Моё дело Бюро
Справочно-правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг
Реклама: ООО «Мое дело», ИНН: 7701889831, erid: LjN8KNXNG
Начать дискуссию