Сократить расходы на бухгалтерию, не увольняя сотрудников: миссия невыполнима

Куда уходят деньги

Затраты на штатную бухгалтерию — не только ФОТ. Перечислим и другие статьи расходов:

• компенсация питания, корпоративной связи, ДМС, премии и прочие «надбавки» к окладу;

• обучение и повышение квалификации бухгалтеров;

• покупка лицензионного ПО;

• подключение к сервисам ЭДО и КЭДО;

• доступ к правовой (справочной) базе;

• оснащение и обустройство рабочего места;

• покупка и обслуживание оргтехники;

• приобретение канцелярии и расходных материалов — бумага, картриджи;

• оплата услуг такси — поездки в налоговую инспекцию, районный отдел СФР, суд;

• штрафы и пени за ошибки в учёте и налоговой отчётности.

Посчитаем, во сколько примерно обходится компании содержание отдела бухгалтерии.

Дано: в ООО «Луч» — малое предприятие, входит в реестр МСП. Работает 3 рядовых бухгалтера + главбух. Помимо зарплаты, сотрудникам оплачивается ДМС и корпоративная мобильная связь. Также на предприятии есть столовая (привлеченный кейтеринг), и работодатель компенсирует 70% стоимости обедов своих сотрудников. 

Есть и внеплановые расходы: 

• затраты на подбор персонала в случае увольнения — размещение платных объявлений, услуги кадровых агентств; 

• штрафы и пени, которые бизнес платит из-за ошибок бухгалтерии.

Примечание: ответственность за ошибки сотрудника бухгалтерии несёт главбух и компания. Причём штраф, который должна заплатить фирма, в разы выше размера санкций для главного бухгалтера. 

Оставьте заявку на частичное бухгалтерское сопровождение

«Моё дело Бухобслуживание» поможет разложить учёт по полочкам и высвободить время для стратегических задач и проектов

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Какие статьи затрат на бухгалтерию можно сократить

Не так страшен бюджет на бухгалтерию, как его представляют.

Составьте список затрат (как в примере выше) и внимательно проанализируйте — без каких статей можно обойтись, или сократить вдвое.

Статья № 1: Канцелярия и оргтехника. Отнесём сюда же хранение бумажных документов, организацию архива компании, затраты на обмен (курьерские услуги, пересылку) оригиналами накладных и договоров. Сократить эти расходы реально, если перейти на ЭДО. 

Самый простой способ: выпустить ЭП у ФНС и подключить её к сервису «Моё дело». 

Статья № 2: Фонд заработной платы. В любой бухгалтерии есть участки, которые отнимают много времени и сил, но не требуют знаний главбуха. За выполнение такого функционала, как правило, директор платит меньше, а сотрудники за низкий оклад не горят желанием работать. Такие вакансии долго могут оставаться незакрытыми, а задачи в конечном итоге «подкидываются» кому-то из действующих бухгалтеров.

Трудозатратные участки можно передать внешним специалистам и не раздувать штат. Заодно и сэкономить на фонде заработной платы.

Что можно безболезненно делегировать:

• кадровое делопроизводство;

• расчёт зарплаты персоналу и зарплатных налогов;

• ведение воинского учета, взаимодействие с военкоматами;

• сопровождение лизинговых операций;

• экспортно-импортные операции;

• обработку первичной документации.

Сравним, какую сумму обычно платит компания штатному бухгалтеру, и сколько стоит ведение тех же задач в аутсорсинговых фирмах.

Приведем в качестве примеров несколько предложений с известных рекрутинговых сайтов.

Статья № 3: Обновление учётной программы и правовой базы. Если отдельные участки бухгалтерии передать внешним специалистам, то затраты на установку и обновление ПО несёт аутсорсинговая компания. 

Например, лицензия 1С «Зарплата и Управление Персоналом 8» в базовой версии на одного штатного сотрудника сейчас стоит 9 100 руб. Передав задачу кадрового учёта аутсорсерам, фирма экономит не только на ФОТ, но и на таких сопутствующих расходах. 

Статья № 4: Обучение и повышение квалификации. Законодательство о налогах, правила учёта, требования и правовая позиция ФНС постоянно меняются, а бухгалтеру жизненно важно оставаться в курсе. От знаний работника и способности быстро ориентироваться в ситуации фактически зависит финансовое благополучие компании.

Стоимость обучения обычно привязана к тематике и количеству академических часов, но стартует, в среднем, от 7 000 руб. за курс. Затраты на повышение квалификации штатных сотрудников берёт на себя работодатель. Из плюсов: расходы не подлежат обложению НДФЛ и взносами. Эту сумму можно учесть при расчёте налога на прибыль и при УСН.

Основание — п. 21 ст. 217, подп. 12 п. 1 ст. 422, п. 3 ст. 264 НК РФ.

Статья № 5: Возмещение штрафов и пени. От ошибок в работе никто не застрахован — практически у каждого бухгалтера есть история, когда он «проворонил» срок сдачи декларации или допустил неточности в расчётах, а компания «попала» на штрафы.

Должностных лиц привлекают к дисциплинарной ответственности — наказывают по ст. 15.5 КоАП РФ. Подробнее про размеры штрафов писали в этой статье. Но заставить штатного работника компенсировать размер налогового штрафа нельзя. 

Один из примеров — компания по вине бухгалтера заплатила в бюджет дополнительные 107 679 руб. 62 коп. Но взыскать возмещение ущерба с ответчика так и не удалось. 

Источник примера — апелляционное определение Мосгорсуда от 26.03.2019 № 33-13062/2019.

Другой случай — почти на миллион. Работодатель потерял по недосмотру главбуха 942 362 руб. 27 коп.

Источник примера — Определении Второго кассационного суда общей юрисдикции от 09.02.2021 по делу № 8Г-32777/2020 [88-30984/2020.

Как подружить главбуха с аутсорсом

Многие инхаус-бухгалтеры до сих пор воспринимают аутсорсинг как главного конкурента и врага. Мало того, что привлеченные эксперты «отбирают хлеб», так и ещё и демпингуют, предлагая обслуживание по более низким ценам, чем зарплата штатного специалиста. А если дешевле — то и качество хуже!

На деле выигрывает тот, кто не страшится нового, умело сочетает свой опыт с тенденциями рынка и извлекает пользу там, где она действительно есть.

Частичный аутсорсинг — это реальное решение многих проблем главбуха. 

Главные плюсы:

• равномерное распределение нагрузки в отделе, возможность вести работу без «ночных смен», горящих сроков и валидола;

• шанс делегировать профессионалам рутинные участки и заниматься только интересными и высокооплачиваемыми задачами;

• возможность не раздувать штат;

• право спокойно брать больничный, уходить в отпуск без ощущения, что «за две недели все рухнет».

Удачное сочетание штатной бухгалтерии и аутсорсинга не дают работникам столкнуться с профессиональным выгоранием. В конечном итоге это влияет на благоприятную атмосферу внутри коллектива, низкий процент текучки кадров и лояльность персонала.

«Моё дело Бухобслуживание» предлагает бизнесу частичное бухгалтерское обслуживание. Сервис берёт на себя только тот функционал, с которым готовы «расстаться» сотрудники компании. Избавьтесь от рутинных задач и сэкономьте деньги!

Оставьте заявку на частичное бухгалтерское сопровождение

«Моё дело Бухобслуживание» поможет разложить учёт по полочкам и высвободить время для стратегических задач и проектов

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «Мое дело», ИНН: 7701889831, erid: LjN8JzLEQ