Кто и в каких случаях должен подавать справку
Справку всегда заполняет налоговый агент, от которого человек получал доходы, облагаемые налогом НДФЛ.
Справку не подают, если:
Человек получал выплаты, которые не признаются доходом. Например, беспроцентный займ.
Человек получал доходы, по которым у вас нет обязанностей налогового агента. Например, вы платили деньги ИП по договору подряда.
Человек получал доходы, не облагаемые НДФЛ. Такие перечислены в ст. 217 НК РФ.
Человек получал доходы, сумма которых равна или меньше суммы соответствующего вычета. Например, вы выдали подарок стоимостью 4000 рублей. Вместе с тем такие доходы в отчетности по НДФЛ допустимо отражать с вычетами.
В отдельных материалах мы уже подробно рассказывали:
Когда подавать справку
Справка подается один раз в год. За 2024 год ее нужно подать не позднее 25 февраля 2025 года. Если опоздать — будут штрафы.
По какой форме подается справка
Используйте приложение № 1 к расчету 6-НДФЛ в соответствии с Порядком, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/649 от 19.09.2023.
Приложение № 1 «Справка о доходах и суммах налога физического лица» представляется в составе расчета 6-НДФЛ за истекший налоговый период.
Заполняйте сведения на основании данных налоговых регистров по НДФЛ.
О порядке заполнения регистров налогового учета см. здесь.
При заполнении справки учитывайте особенности в отношении «переходящих» операций.
Для выдачи по заявлению граждан сведений о выплаченных им доходах и удержанных суммах налога оформляется отдельная справка по форме из приложения № 4 к Приказу ФНС России № ЕД-7-11/649 от 19.09.2023 г.
Состав справки
Действующая форма справки состоит из:
общей части
раздела 1 «Сведения о физическом лице — получателе дохода»;
раздела 2 «Общая сумма дохода и сумма налога по итогам налогового периода»;
раздела 3 «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты»;
раздела 4 «Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налога»;
приложения «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода».
Общие правила заполнения
Их указали в разделе I Порядка из Приложения № 2 к Приказу ФНС России № ЕД-7-11/649 от 19.09.2023. Собрали для вас ключевые правила:
Заверять справки печатью не обязательно.
Суммарные показатели укажите в рублях и копейках, если их заполнение предусмотрено формой. Исключение — сумма самого налога, которая указывается в полных рублях. Основание — п. 6 ст. 52 НК РФ.
Если будете подавать корректирующие или аннулирующие справки, формируйте уточненный расчет.
Общая часть справки
Требования к формированию справки предусмотрены в разделе V Порядка.
При составлении справки нужно заполнить все реквизиты и суммовые показатели, если иное не предусмотрено Порядком.
В ней нужно заполнить:
Поля ИНН и КПП — укажите данные налогового агента (вашей компании).
Поле «Номер справки» — уникальный номер, который вы придумаете сами. Этот же номер нужно будет использовать в корректирующей или аннулирующей справке.
Поле «Номер корректировки». При подаче первичной справки в нём указывают «00», при подаче аннулирующей — «99». При подаче корректирующей нужно указывать номер на единицу больший по сравнению с последней из ранее поданных справок.
Новые правила учета нематериальных активов
Как работать с ФСБУ 14/2022
Забирайте большой гайд по ФСБУ 14/2022 бесплатно!
Раздел 1 «Данные о физическом лице — получателе дохода»
В него перенесите данные физлица, за которое вы перечисляете НДФЛ.
ИНН указывайте на основании документа, который подтверждает постановку гражданина на учёт в ИФНС. Если ИНН отсутствует, то заполнять его не нужно — это указано пп. 1 п. 32 Порядка. Однако целесообразно отправить человека в ИФНС, чтобы ему выдали ИНН.
Если указать неверный ИНН, то бизнес нарушит ст. 126.1 НК РФ.
В полях «Фамилия», «Имя», «Отчество» укажите их так же, как в документе, удостоверяющим личность. Данные иностранных граждан можно указывать с помощью латинского алфавита.
В поле «Статус налогоплательщика» укажите код статуса из приложения № 5 к Порядку, в частности:
«1» — для резидентов (кроме резидентов под кодом «6»).
«2» — для нерезидентов, для которых нет специальных кодов.
«8» — для нерезидентов, работающих дистанционно.
Резидентство в общем порядке определяется тем, сколько дней из последних 12 месяцев человек находился на территории России. Если меньше 183 дней — это нерезидент, если 183 и больше — резидент.
В поле «Дата рождения» используйте формат «число, месяц, год». Пример корректного заполнения: 27.02.1975.
В поле «Гражданство (код страны)» укажите числовой кода страны, гражданином которой он является. Для этого используйте Общероссийский классификатора стран мира. Код гражданина России по нему — 643.
Если гражданства нет, укажите код страны, которая выдала человеку документ, удостоверяющий личность.
В поле «Код документа, удостоверяющего личность» впишите соответствующий код из приложения № 6 к Порядку, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/753 от 15.10.2020. Код паспорта гражданина России по этому документу — 21.
В поле «Серия и номер» указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность работника. Знак «№» не проставляйте.
Если после подачи справки эти данные изменились, подавать уточнённую справку не нужно. Переоформляйте её только, если изменились персональные данные на момент формирования справки.
В каком порядке вносить исправления в уже представленную в налоговую инспекцию справку о доходах рассказали здесь.
Раздел 2 «Общая сумма дохода и сумма налога по итогам налогового периода»
В разделе 2 отражаются общие суммы фактически полученного дохода, рассчитанного и удержанного НДФЛ по соответствующей ставке, указанной в поле «Ставка налога» этого раздела.
В поле «Ставка налога» указывайте ставку, по которой облагаютсядоходы работника. Если вы выплачивали доходы, которые облагают по разным ставкам, то нужно заполнить раздел 2 в нескольких экземплярах. Каждый экземпляр раздела 2 оформляется для отдельной ставки.
В поле «Код бюджетной классификации» укажите КБК.
В поле «Общая сумма дохода» укажите общую сумму фактически полученного дохода по итогам года без учёта вычетов, указанных в разделе 3 и в приложении.
В поле «Налоговая база» укажите налогооблагаемую базу, с которой рассчитали НДФЛ. Чтобы получить эту сумму, уменьшите суммы доходов (поле «Общая сумма дохода») на сумму налоговых вычетов из раздела 3 и приложения. Если сумма вычетов выше общей суммы доходов, проставьте в этом поле «0.00».
В поле «Сумма налога исчисленная» укажите общую сумму НДФЛ за год, рассчитанного по соответствующей ставке.
В поле «Сумма налога удержанная» укажите общую сумму НДФЛ, удержанного за год по соответствующей ставке.
В поле «Сумма фиксированных авансовых платежей» укажите сумму фиксированных авансовых платежей по налогу, принимаемую в уменьшение рассчитанного налога;
В поле «Сумма налога на прибыль организаций, подлежащая зачету» укажите суммы налога на прибыль, подлежащие зачету (Знп). Данный показатель, рассчитанный по формуле из п. 3.1 ст. 214 Налогового кодекса РФ, применяется для расчета НДФЛ с дивидендов;
В поле «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» укажите сумму НДФЛ, которая была излишне удержана и не возвращена налоговым агентом, а также сумму переплаты налога, образовавшуюся в связи с изменением налогового статуса работника в отчетном году.
Раздел 3 «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты»
Этот раздел нужно заполнять только если налоговый агент предоставил работнику налоговые вычеты.
Код вычета и сумма вычета проставляются в соответствующих полях «Код вычета» и «Сумма вычета». Код вычета выбирается из приложения № 2 к Приказу ФНС России № ММВ-7-11/387 от 10.09.2015.
Если вычетов больше, чем предусмотрено полей, добавьте к разделу дополнительные листы. На них заполните поля «ИНН», «КПП», «Стр.», «Номер справки», «Номер корректировки сведений», раздел 3. Остальные поля заполняются прочерками.
Поля «Код вычета» и «Сумма вычета» не заполняются, если работнику не представлялись вычеты по доходам, облагаемым по соответствующей ставке.
В поле «Код вида уведомления» указывается:
«1» — если получено уведомление, подтверждающее право на имущественный налоговый вычет;
«2» — если получено уведомление на социальный налоговый вычет;
«3» — если получено уведомление, подтверждающее право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи.
Далее проставьте номер и дату уведомления в строках, отведенных для указания реквизитов уведомления. Также укажите в них код налоговой инспекции, выдавшей уведомление. При отсутствии уведомления данные строки не заполняются.
Если уведомления были получены неоднократно,заполните несколько страниц для отражения вида уведомлений и соответствующих реквизитов.
5. Раздел 4 «Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налога»
Здесь укажите только:
доходы, с которых налог не был удержан;
сумма неудержанного налога, рассчитанная по ставке, указанной в разделе 2.
6. Приложение «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода»
Заполняйте его помесячно в течение года. Указывайте доходы и в денежной, и в натуральной форме, и в виде материальной выгоды.
Учтите следующие особенности.
В заголовке укажите номер справки и ставку НДФЛ, по которой облагаются доходы, полученные работником (гражданином). Если доходы облагаются разными ставками, оформите разные листы под разные ставки.
В поле «Код бюджетной классификации» укажите КБК. Обратите внимание: к дивидендам нерезидентов с 2024 года применяется КБК 182 1 01 02010 01 1000 110;
В поле «Месяц» укажите порядковый номер месяца фактического получения дохода. Дату получения дохода определяйте по правилам, прописанным в ст. 223 НК РФ.
В поле «Код дохода» укажите код полученного дохода в соответствии со справочником «Коды видов доходов налогоплательщика», содержащимся в приложении № 1 к Приказу ФНС России № ММВ-7-11/387 от 10.09.2015.
В поле «Сумма дохода» отразите ту сумму дохода, которая начислена и получена человеком в конкретном месяце по соответствующему коду дохода, без учёта налоговых вычетов.
Поле «Код вычета» заполняйте, если работник получал профессиональные вычеты или его доходы не облагались НДФЛ в полном объёме на основании ст. 217 НК РФ. При этом коды вычетов указываются согласно справочнику «Коды видов вычетов налогоплательщика», содержащемуся в приложении № 2 к Приказу ФНС России № ММВ-7-11/387 от 10.09.2015.
В поле «Сумма вычета» укажите соответствующую сумму вычета. Она не должна превышать сумму дохода, указанную в поле «Сумма дохода». В этой графе не отражаются стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты.
По доходам, полученным от операций с ценными бумагами (ст. 214.1, 214.3, 214.4 НК РФ), в отношении одного кода дохода может быть указано несколько кодов вычета. В этом случае первые код и сумма вычета указываются напротив соответствующего кода дохода, а остальные коды и суммы вычетов — в соответствующих графах строками ниже. При этом графы «Месяц», «Код дохода» и «Сумма дохода» напротив таких кодов вычетов и сумм вычетов не заполняются, а общая сумма вычетов, относящихся к этому доходу, не должна превышать сумму дохода.
Обратите внимание: сумму выплаченных дивидендов следует отражать в приложении справки в полной сумме выплаченных дивидендов (налоговую базу) с указанием «1010» в поле «Код дохода». При этом поля «Код вычета» и «Сумма вычета» не заполняются.
За неверное отражение действующих кодов доходов и вычетов к налоговому агенту может быть применена ответственность, предусмотренная ст. 126.1 Налогового кодекса РФ, — взыскание штрафа в размере 500 руб. за каждый представленный документ, содержащий недостоверные сведения.
Моё дело Бюро
Справочно–правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг
Реклама: ООО «Мое дело», ИНН: 7701889831, erid: 2W5zFGXZGxp
Начать дискуссию