Переход на электронные чеки: передача покупателю, формат, штрафы за нарушения

Что такое электронный кассовый чек

Электронный чек — это цифровой аналог бумажного кассового чека, который наделен той же юридической силой. По нему можно оформить возврат или получить налоговый вычет. Организовать его отправку может любая торговая точка или предприятие, которое оказывает услуги.

На основании п. 1 ст. 1.2 за­ко­на 54-ФЗ продавцы фиксируют продажи на зарегистрированных онлайн-кассах. Свидетельством совершения покупки является фискальный чек — бумажный или электронный.

Чтобы предоставить покупателю электронную версию бумажного чека, нужно получить его контактные данные. Электронный чек можно отправить CMC-сообщением, через мессенджер или на email. Отправляет чек кассир, платежный агент или оператор фискальных данных (ОФД), с которым предварительно нужно заключить дополнительный договор. Стоимость услуги СМС-отправки зависит от тарифов ОФД и количества сообщений в пакете. Отправка на e-mail бесплатна.

Различия между электронной и бумажной версиями чека

1. Согласие клиента. Бумажный чек выдается по умолчанию, электронный чек — с согласия покупателя.

2. Контактные данные. До момента формирования онлайн-чека продавец должен получить от клиента номер телефона или адрес электронной почты.

3. Долговечность. Открыть и посмотреть цифровую версию можно в любой момент в приложении ФНС «Мои чеки онлайн», в памяти телефона, в сообщениях электронной почты. Срок жизни бумажной версии ограничен качеством чековой ленты, она быстро «теряет» текст и со временем не может служить доказательством совершения покупки.

4. Срок передачи чека. Бумажный чек нужно вручать покупателю непосредственно после получения оплаты.

На отправку электронного формата 192-ФЗ предоставляет некоторые отсрочки:

• отправку можно совершить в течение следующего рабочего дня;

• за онлайн-покупку чек отправляют не позднее момента вручения заказа курьером или в пункте выдачи.

Реквизиты электронного чека тоже отличаются. Рассмотрим это вопрос подробнее.

Чек в SMS

Законодательно закреплены обязательные реквизиты электронного чека (ст. 4.7 54-ФЗ и приказе ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662), без которых он становится недействительным. Рассмотрим, какие правила оформления есть у чека отправленного по СМС и на e-mail.

Из-за небольшого размера СМС-сообщения для передачи чека используется минимум основной информации. В коротком текстовом сообщении должно уместиться:

• наименование кассового документа;

• дата и время продажи;

• общая сумма покупки;

• номер онлайн-ККТ, который регистрирует ФНС;

• фискальный признак расчетов;

• рабочая ссылка на сайт ОФД, содержащий полную версию чека.

В своем телефоне покупатель должен увидеть что-то подобное:

Чек на email

Чек, который отправляется на email, более информативен, чем сообщение на телефон или в мессенджер. Кроме обязательных реквизитов, которые есть в бумажном аналоге, в него включают дополнительные сведения.

Обязательные реквизиты:

• наименование кассового документа;

• порядковый номер, присвоенный внутри открытой смены;

• дата, время и адрес торговой точки;

• наименование продавца (организации или ИП);

• используемый признак расчета;

• номенклатура продаваемых товаров, работ, услуг;

• ставка НДС;

• цена за единицу товара;

• размер скидки, если она есть;

• общая сумма покупки;

• наличный или безналичный способ расчета;

• регистрационный номер онлайн-ККТ;

• заводской номер ФН;

• фискальный признак документа (режим передачи данных в ФНС);

• официальный сайт, где можно проверить чек;

• порядковый номер фискального документа;

• номер телефона или email покупателя и магазина;

• версия формата фискальных данных;

• код формы фискального документа;

• система налогообложения (для бумажного — опционально).

• Дополнительно к этому списку можно указать:

• должность и фамилия кассира;

• ИНН продавца;

• QR-код размером не менее 2×2.

QR-код является дополнительным графическим ключом, после сканирования которого покупатель увидит основную информацию о совершенной покупке:

• время и дату продажи;

• номер фискального документа;

• признак расчета;

• общую сумму покупки;

• номер ФН;

• фискальный признак документа.

Электронный чек, отправленный на e-mail, может принимать почти любые размеры, главное, чтобы все необходимые реквизиты были использованы.

Перейдя по дополнительной ссылке, покупатель открывает полную версию электронного чека, которую можно скачать или распечатать.

Обратите внимание, что состав реквизитов изменяется, если покупателем выступает другая организация или ИП. Вместе с перечисленными сведениями вы должны указать:

• наименование и ИНН покупателя;

• для подакцизных товаров указывается сумма заложенного акциза;

• при продаже импортных товаров в чек включают регистрационный номер таможенной декларации и страну-производителя.

Большая часть покупок в интернет-магазинах совершается через платежного агента, поэтому в чеке появятся:

• размер комиссии посредника;

• номер телефона агента, поставщика и оператора, который принимает платеж.

Если в бумажной версии продавец не обязан указывать некоторые реквизиты маркированной продукции, то в электронный чек в обязательном порядке попадают:

• код товара;

• код GTIN;

• серийный номер;

• символ маркировки [М].

Также продавец вправе разместить на электронном чеке дополнительную рекламную или полезную информацию.

МойСклад

Все возможности управления бизнесом: складской учет, управление финансами, продажи и другое

Отправить

Когда электронный чек может заменить бумажный

Любую продажу нужно провести через онлайн-кассу. Чек покупателю выдавать обязательно. Но при соблюдении условий из п. 2 ст. 1.2 54-ФЗ бумажную версию чека может заменить электронная.

Чек можно не печатать, а отправить онлайн, если:

• об этом попросил клиент;

• покупатель предоставил номер телефона для отправки СМС с чеком или назвал email-адрес для получения электронного оригинала;

• продавец не только получил контактные данные, но и имеет возможность совершить отправку.

В законах не содержится требование о проверки достоверности предоставленных клиентом номеров и адресов, поэтому продавец не несет ответственности, если покупатель не получит чек, отправленный на неверный адрес или телефон.

Покупатели нередко отказываются получать электронный чек, т. к. не верят в их юридическую значимость, хотя законодательство и власти в своих разъяснениях говорят об обратном (письмо Минфина № 03-01-15/66784 от 12.10.2017). Согласно п. 4 ст. 1.2 54-ФЗ электронный и бумажный чеки равнозначны, если в них совпадают следующие сведения:

• регистрационный номер ККТ;

• сумма, дата и время расчета;

• фискальный признак документа;

• ссылка, по которой можно скачать чек.

Успокойте недоверчивых покупателей, ведь они могут проверить подлинность полученного электронного чека по QR-коду или по реквизитам с помощью приложения «Проверка кассового чека в ФНС России» или на сайте ОФД. А в случае мошенничества автоматически отправить жалобу.

Электронный чек — основной документ для интернет-магазинов

Онлайн-магазин высылает электронный чек по контактным данным, которые указал покупатель при оформлении заказа или при регистрации.

При оплате наличными курьеру или в ПВЗ продавец или его платежный агент обязаны напечатать бумажный чек. Дополнительно к нему у покупателя сохраняется право на получение электронного чека.

А вот заранее приготовить, т. е. напечатать бумажный кассовый чек нельзя. Это в корне нарушает ст. 2, 4 и 5 54-ФЗ, по которому время оплаты должно совпадать с временем печати и не превышать 5 минут (письмо ФНС № АС-4-2/12406@ от 10.07.2013).

Сроки и форматы

Не только п. 5.4 ст. 1.2 № 54-ФЗ регулирует время отправки чека, но и 192-ФЗ, поэтому нужно строго соблюдать установленные сроки:

• в день оплаты или на следующий рабочий день;

• при оплате в момент получения покупки от курьера или на почте.

Законодательно определены форматы файла с чеком. Чтобы клиент не испытывал проблем с открытием и чтением чека, нужно отправлять: изображение JPG или PNG, PDF-файл, текстовый формат с кодом HTML.

Для отправки сообщения на телефон используется обычный текстовый формат, который будет содержать ссылку на полную электронную версию чека на сайте ОФД.

Санкции за нарушения при отправке электронных чеков

Если по какой-либо причине продавец не смог своевременно отправить электронный чек или отказался от отправки, то за это придется заплатить административный штраф согласно п. 6 ст. 14.5 КоАП:

• для должностного лица — 2 000 рублей;

• для ИП — 2 000 рублей;

• для организации — 10 000 рублей.

Даже за пропуск в чеке контактных данных клиента (номер телефона или адрес электронной почты), продавец несет ответственность по п. 4 той же статьи:

• для должностного лица — от 1,5 до 3 тысяч рублей;

• для организации — от 5 до 10 тысяч рублей.

Переход от бумаги в электронный формат

При большом потоке клиентов в торговых точках могут образоваться длинные очереди из-за того, что придется собирать контакты для отправки. Предотвратить столпотворение на кассе поможет собранная база данных с контактами клиентов, которую можно постепенно пополнять новыми сведениями. Это намного упрощает и сокращает время на отправку чека. Решение подходит для магазинов любых форматов.

К примеру, сеть магазинов Пятерочка отправляет электронные чеки клиентам, которые заранее в одноименном приложении указали email и поставили галочку, что согласны получать все чеки этого магазина в электронном виде.

Магазин экономит на чековой ленте, а отдел маркетинга получает базу лояльных клиентов для проведения рекламных акций.

Подготовка к отправке электронных чеков

Электронный чек не получится отправить без онлайн-кассы с ФН и доступа в интернет. Кроме этого требуется выполнить следующие операции:

1. Интернет-магазин должен заключить договор с платежным агентом, чтобы он фиксировал продажи и отправлял чеки;

2. Выбрать и подключить ОФД для отправки фискальных данных в ФНС;

3. Купить необходимый пакет СМС-сообщений у ОФД;

4. Подготовить учетную и кассовые программы для ввода и хранения контактных данных.

Полностью отказываться от бумажных чеков не стоит, т. к. в случаях отсутствия подключения к интернету придется работать автономно и выдавать напечатанный чек. Также клиент может наотрез отказаться от электронного варианта.

Поэтому кассир должен иметь возможность выбора варианта печати или электронной отправки.

Вести продажи по всем требованиям 54-ФЗ поможет Касса МойСклад. Попробуйте прямо сейчас: это бесплатно.

Скачать бесплатно

Настроить Кассу МойСклад можно с любого мобильного или десктопного устройства на Windows, Linux, iOS и Android. Внутри есть функция отключения печати бумажного чека.

Инструкция для десктопа

1. Сформируйте чек с помощью добавления в него наименований товаров.

2. Впишите покупателя или выберете его из базы.

3. После нажатия кнопки Итого будет доступен экран оплаты.

4. В пункте «Электронный чек» выберите способ отправки «На телефон» или «На email»:

Если вы ведете базу клиентов, то при формировании чека в сервисе МойСклад контакты подтягиваются автоматически.

1. Справа от поля ввода номера телефона или email находится регулятор, который отключает печать бумажного чека. По умолчанию он будет включен. Если достаточно только отправить электронный чек, то эту функцию нужно отключить вручную.

2. По завершению продажи покупатель получает цифровой чек через смс или email.

Для каждого чека необходимо заново выключать функцию печати бумажного чека.

Инструкция для мобильной версии

• Сформируйте чек с помощью добавления в него наименований товаров.

• После нажатия кнопки «К оплате» будет доступен экран оплаты.

• Запишите Покупателя.

• Для настройки состава электронного чека, нажмите в правом верхнем углу на значок чека.

Указать направление для отправки на электронную почту или Телефон.

На отправки электронного чека нужно отключить переключатель «Печатать бумажный чек».

Внешне меню формирования чека незначительно различается для телефонов Android и iOS.

На телефонах Android:

На телефонах iOS:

Реклама в электронном чеке

В личных кабинетах ОФД уже появился специальный функционал для организации промо-акций.

• в электронный чек, отправленный по СМС или в мессенджер, добавляют информацию о бренде, скидках и акциях, адрес сайта и т. д.

• в чеке, отправленном на email, кроме рекламы размещают логотип продавца.

Таким образом, электронный чек служит еще и маркетинговым инструментом.

Источник: https://www.moysklad.ru/poleznoe/izmenenija-v-54-fz/perehod-na-elektronnye-cheki/