Электронная транспортная накладная с 2022 года: алгоритм работы

Что из себя представляет электронная транспортная накладная

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — аналог документа на бумажном носителе. Она юридически значима и выполняет ту же функцию — подтверждает расходы на доставку груза. Форму ЭТрН можно найти в приложении № 4 постановления Правительства № 2200 от 21.12.2020.

Кроме электронной транспортной накладной (ЭТрН) в цифровом формате можно передавать заказ-наряды и сопроводительные ведомости. В будущем к этому списку добавят путевые листы.

Каждая ЭТрН состоит из двух частей и включает четыре обязательных файла обмена. В разных источниках их именуют титулами, а также разделами:

1. Погрузка. Состоит из двух разделов. В первом находится информация об участниках доставки, условиях транспортировки и договора, о водителе, перевозимом грузе и сопровождающих его документах. Эту часть подписывает грузоотправитель. Второй раздел должен подписать перевозчик.

2. Выгрузка. Аналогично первому файлу содержит информацию от двух участников доставки. Грузополучатель подписывает раздел, содержащий данные о приеме товара от перевозчика и состоянии груза. Вторую часть, зеркально отражающую выполнение доставки, заполняет перевозчик, подписывая данные о сдаче груза в руки получателя.

Все документы визируются с помощью электронной подписи.

Использование нового формата позволило налоговикам пересмотреть количество подразделов, необходимых для заполнения. В итоге из 17 их осталось 12.

Кто будет работать с электронными документами

Начать использование ЭТрН можно уже сегодня, чтобы спокойно с 2023 года выполнить обязательный переход на цифру. Электронными документами будут обмениваться абсолютно все участники транспортного процесса: логистические, экспедиционные, транспортные компании, грузоотправители и грузополучатели — как ИП, так и компании.

МойСклад

Все что нужно — в одной системе: продажи, закупки, склад, финансы, клиенты и поставщики

Отправить

Как происходит обмен

Для обмена файлами запущен государственный онлайн-портал ГИС ЭПД. После подключения к нему будут доступны все виды взаимодействия: формирование, получение, обработка, обмен и хранение электронных документов. Организация единого места для хранения электронных документов несомненно будет на руку надзорным службам, которые получат онлайн-доступ к данным по перевозкам.

Схему применения ЭТрН такова:

1. Движение груза начинается от грузоотправителя, для этого он выгружает с помощью оператора ЭДО накладную в ГИС ЭПД.

2. Грузополучатель получает сообщение об отправке.

3. Как только груз фактически получен, грузополучатель подписывает ЭТрН своей электронной подписью.

4. Момент подписания ЭТрН получателем фиксируется в системе, откуда грузоотправитель узнает о завершении перевозки.

Таким образом, не передавая друг другу бумажную накладную, все участники получают законные документы с электронными подписями.

Правила перехода на цифру

Для перехода к обмену ЭТрН нужно действовать по алгоритму:

1. Выбрать и подключиться к оператору электронного документооборота. Он является посредником между вами и ГИС ЭПД. Для удобства Минтранс обещает подготовить реестр операторов, которые смогут отправлять ЭТрН в ГИС ЭПД, но пока его еще нет.

2. Выбрать способ передачи документов: облачный сервис или интеграция сервиса с внутренними учетными системами компании.

В учетную систему МойСклад уже встроена интеграция с крупными операторами ЭДО: Такском, 1С: Клиент ЭДО и другими. Подготовка данных и их импорт производится за несколько кликов, переносить XML-файлы с одной платформы на другую не нужно.

3. Зарегистрироваться в ГИС ЭПД, чтобы в системе сохранялись и были доступны для обмена электронные документы.

4. Подписать договор между транспортной компанией и водителем.

5. Подписать договор между грузоотправителем, транспортной компанией и грузополучателем.

Все соглашения должны содержать условия обмена документами: кто за что отвечает, когда подписывает и контролирует. Если в перевозке участвует много сотрудников, то для каждого нужно прописать обязанности: менеджер, кладовщик, водитель, бухгалтер.

Электронный обмен это двусторонний процесс, поэтому к системе должны подключиться как грузополучатель, так и грузоотправитель.

1. Для сотрудников, наделенных правом подписи, нужно оформить квалифицированную электронную подпись. Например, это может быть кладовщик или менеджер по логистике.

2. Подготовить техническое оснащение обмена. На смартфоны водителей нужно установить мобильные клиенты ЭДО. Работникам склада потребуются планшеты или переносные ноутбуки, подключенные к ЭДО, для фиксации отгрузки.

3. Подготовить персонал к новым требованиям и процессам.

Преимущества перехода на электронные транспортные накладные для бизнеса

Любые изменения имеют как положительные стороны, так и отрицательные. В сводной таблице перечислим основные плюсы и минусы от внедрения ЭТрН.

Плюсов значительно больше, поэтому обязательный переход не должен стать болезненным для перевозчиков. С приходом электронных документов водители смогут расстаться с бумажной работой и полностью сосредоточится на доставке, не боясь потерять или испортить сопроводительные документы.