Что из себя представляет электронная транспортная накладная
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — аналог документа на бумажном носителе. Она юридически значима и выполняет ту же функцию — подтверждает расходы на доставку груза. Форму ЭТрН можно найти в приложении № 4 постановления Правительства № 2200 от 21.12.2020.
Кроме электронной транспортной накладной (ЭТрН) в цифровом формате можно передавать заказ-наряды и сопроводительные ведомости. В будущем к этому списку добавят путевые листы.
Каждая ЭТрН состоит из двух частей и включает четыре обязательных файла обмена. В разных источниках их именуют титулами, а также разделами:
- Погрузка. Состоит из двух разделов. В первом находится информация об участниках доставки, условиях транспортировки и договора, о водителе, перевозимом грузе и сопровождающих его документах. Эту часть подписывает грузоотправитель. Второй раздел должен подписать перевозчик.
- Выгрузка. Аналогично первому файлу содержит информацию от двух участников доставки. Грузополучатель подписывает раздел, содержащий данные о приеме товара от перевозчика и состоянии груза. Вторую часть, зеркально отражающую выполнение доставки, заполняет перевозчик, подписывая данные о сдаче груза в руки получателя.
Все документы визируются с помощью электронной подписи.
Использование нового формата позволило налоговикам пересмотреть количество подразделов, необходимых для заполнения. В итоге из 17 их осталось 12.
Кто будет работать с электронными документами
Начать использование ЭТрН можно уже сегодня, чтобы спокойно с 2023 года выполнить обязательный переход на цифру. Электронными документами будут обмениваться абсолютно все участники транспортного процесса: логистические, экспедиционные, транспортные компании, грузоотправители и грузополучатели — как ИП, так и компании.
МойСклад
Все что нужно — в одной системе: продажи, закупки, склад, финансы, клиенты и поставщики
Как происходит обмен
Для обмена файлами запущен государственный онлайн-портал ГИС ЭПД. После подключения к нему будут доступны все виды взаимодействия: формирование, получение, обработка, обмен и хранение электронных документов. Организация единого места для хранения электронных документов несомненно будет на руку надзорным службам, которые получат онлайн-доступ к данным по перевозкам.
Схему применения ЭТрН такова:
- Движение груза начинается от грузоотправителя, для этого он выгружает с помощью оператора ЭДО накладную в ГИС ЭПД.
- Грузополучатель получает сообщение об отправке.
- Как только груз фактически получен, грузополучатель подписывает ЭТрН своей электронной подписью.
- Момент подписания ЭТрН получателем фиксируется в системе, откуда грузоотправитель узнает о завершении перевозки.
Таким образом, не передавая друг другу бумажную накладную, все участники получают законные документы с электронными подписями.
Правила перехода на цифру
Для перехода к обмену ЭТрН нужно действовать по алгоритму:
1. Выбрать и подключиться к оператору электронного документооборота. Он является посредником между вами и ГИС ЭПД. Для удобства Минтранс обещает подготовить реестр операторов, которые смогут отправлять ЭТрН в ГИС ЭПД, но пока его еще нет.
2. Выбрать способ передачи документов: облачный сервис или интеграция сервиса с внутренними учетными системами компании.
В учетную систему МойСклад уже встроена интеграция с крупными операторами ЭДО: Такском, 1С: Клиент ЭДО и другими. Подготовка данных и их импорт производится за несколько кликов, переносить XML-файлы с одной платформы на другую не нужно.
3. Зарегистрироваться в ГИС ЭПД, чтобы в системе сохранялись и были доступны для обмена электронные документы.
4. Подписать договор между транспортной компанией и водителем.
5. Подписать договор между грузоотправителем, транспортной компанией и грузополучателем.
Все соглашения должны содержать условия обмена документами: кто за что отвечает, когда подписывает и контролирует. Если в перевозке участвует много сотрудников, то для каждого нужно прописать обязанности: менеджер, кладовщик, водитель, бухгалтер.
Электронный обмен это двусторонний процесс, поэтому к системе должны подключиться как грузополучатель, так и грузоотправитель.
- Для сотрудников, наделенных правом подписи, нужно оформить квалифицированную электронную подпись. Например, это может быть кладовщик или менеджер по логистике.
- Подготовить техническое оснащение обмена. На смартфоны водителей нужно установить мобильные клиенты ЭДО. Работникам склада потребуются планшеты или переносные ноутбуки, подключенные к ЭДО, для фиксации отгрузки.
- Подготовить персонал к новым требованиям и процессам.
Преимущества перехода на электронные транспортные накладные для бизнеса
Любые изменения имеют как положительные стороны, так и отрицательные. В сводной таблице перечислим основные плюсы и минусы от внедрения ЭТрН.
Плюсы | Минусы |
Моментальный обмен документами без потери данных, фальсификации и порчи в дороге | Обязательное подключение к ЭДО с ежегодной оплатой в районе 3 000 рублей |
Документы находятся в онлайн доступе, поэтому в нужный момент их легко найти и использовать | Для обработки и создания ЭТрН потребуются установить или обновить ПО. Стоимость работ будет зависеть от разработчиков |
Сокращает издержки курьерскую доставку, бумагу, оборудование для печати | Излишняя прозрачность пугает многих предпринимателей |
Электронный формат синхронизирован с налоговой службой, что позволяет быстро рассчитать НДС | |
Электронный архив документов позволяет оперативно найти нужный и с легкостью исправить |
МойСклад — мультисервис для бизнеса
Объединяйте все бизнес-процессы: производство, складской учет, продажи. Попробуйте, это бесплатно!
Остались вопросы?
Заполните заявку и наш специалист свяжется с вами:
Комментарии
6В минусы забыли добавить расходы на КЭП для кладовщика (менеджера по логистике).
а что делать с самозанятым перевозчиком? ему тоже вот это все надо?
Если у того же водителя, телефон не самый новый, на сколько хорошо приложение с ЭДО работает на всех смартфонах. В некоторых отдалённых уголках страны инет только на ближайшей ёлке есть, но всё переводят в обязательный цифровой формат. 🤦♀️