Все, что нужно знать про складской учет

Что такое складской учет

Складской учет состоит из хранения и обработки данных о готовой продукции или запасов, за исключением незавершенного производства, основных средств и прочих активов.

Сотрудник, ответственный за складское хранение, должен любым способом — на бумаге, в Excel-таблице или в специальной программе — фиксировать все действия на складе. К обязательным операциям относятся:

• поступление и оприходование товара от контрагентов;

• занесение информации о поступившей продукции в базу или учетные документы;

• отгрузка продукции покупателю или отправка в торговый зал;

• перемещение (между складами или торговыми точками);

• инвентаризация;

• информирование бухгалтерии об изменении закупочных цен;

• списание на собственные нужды, из-за порчи или недостачи;

• корректировка характеристик продукции в учетных карточках.

В сервисе МойСклад работа ускоряется, благодаря полной автоматизации всех возможных процессов. Подключение с любого устройства. Техподдержка помогает с настройкой 24/7. Попробуйте, это бесплатно.

Цели складского учета

Складской учет показывает, где находится тот или иной товар. Кроме количественных величин, на принятие решений влияет стоимость запасов. Без этих данных невозможно работать — все равно что торговать вслепую.

Упорядочивание позиций

Товары группируют по сортам и партиям по нескольким причинам:

• выявить популярные позиции;

• определить не пользующийся спросом товар;

• контролировать сроки годности.

Поддержание порядка в документах

Складской учет наводит порядок не только в остатках, но и в документах. У сотрудников будет уходить меньше времени на поиски товара для сбор заказов. Правильно подготовленные документы облегчают последующий анализ и снижают процент краж, просрочек и других негативных инцидентов.

Контроль количества остатков и запасов

Контрольная задача складского учета в первую очередь направлена на борьбу с воровством. Любое перемещение запротоколировано, и сотрудникам будет сложно скрыть потери.

Виды складского учета

Складской учет будет отличаться в зависимости от товарного ассортимента, который, как правило, распределяют по срокам и сортам.

Есть четыре основных вида складского учета:

1. Номенклатурный учет ведут компании с широким ассортиментом продукции. Без внутренней классификации по группам и подгруппам найти нужный товар будет сложно. Поэтому на каждую позицию товара заводят новую карточку, а товары объединяют в группы по установленным признакам.

2. Сортовой — исходя из названия, понятно, что деление рационально провести по сортам и типам. А другие характеристики уходят на задний план и не влияют на распределение: поставщик, цена, срок годности и т. д.

3. Партионному учету отлично поддается продукция, которую нужно хранить отдельно, исходя из срока годности, приходной цены, особенностей расчетов с поставщиками и других признаков.

4. Партионно-сортовой — совмещает особенности сразу двух форм учета. Позволяет хранить партии отдельно, при этом товарные позиции группируются сначала по партиям, затем — по сортам.

Так как в двух последних видах учета главное значение занимает отдельное хранение, то и место для склада потребуется больше обычного. В сортовом и номенклатурном учете заполняют только карточки для учета товара, для других вариантов требуется вести ведомость.

Документооборот на складе

Чтобы контролировать остатки, необходимо правильно оформлять документы на каждое передвижение товара.

Рассмотрим документы, используемые на всех участках склада.

Прием товара

На передовой складского учета находятся документы, свидетельствующие о поступлении товара. За этот участок отвечает сразу несколько документов.

1. Накладная от поставщика — сопроводительный документ для товара, по которому товар принимают на склад.

2. Приходная накладная для учета поступающей продукции оформляется на основании первого документа.

3. Товарно-транспортная накладная по форме № 1-Т требуется для товаров, доставленных на склад любым видом транспорта. Этот документ подтверждает факт приема-передачи: списание товара у поставщика и оприходование у получателя. Во второй части ТТН прописываются расходы по транспортировке.

4. По итогу рабочей смены кладовщик оформляет приходный складской ордер М-4, включающий всю поступившую продукцию.

5. Акт о приемке материалов М-7 подтвердит, если товар поступил не в полном объеме, без сопроводительной документации или есть расхождения между заявкой и фактом. Верно заполненный акт позволит отправить претензию поставщику и получить компенсацию.

6. Акт о приемке товаров ТОРГ-1 свидетельствует о том, что товар прошел проверку на качество, количество, массу и комплектность.

Хранение товара

После поступления товар переходит на этап хранения, для этого создаются:

1. Товарный ярлык ТОРГ 11 — отражает наименование, артикул, сорт, количество на складе, все необходимые сведения, чтобы товар могли быстро опознать. По этой информации затем заполняют инвентаризационную опись.

2. Карточка учета М-17 — предназначена для записи материалов и определения их местонахождения. На каждый вид, сорт, размер заполняется своя карточка учета на основании приходных документов.

Перемещение товаров

В процессе хранения может происходить перемещение товара, тогда заполняют:

1. Требование-накладную М-11 для перемещение между подразделениями или материально ответственными сотрудниками. Один экземпляр принадлежит складу, второй передается принимающей стороне.

2. Накладную на внутреннее перемещение товаров ТОРГ-13. Она отражает движение товара со склада на производство или в торговый зал. Все стороны процесса получают свои экземпляры.

Выбытие товаров со склада

1. Если товар или материалы передают, например, на переработку в другое подразделение или организацию, то заполняют накладную на отпуск материалов на сторону М-15 с указанием не только количества, но и цены.

2. Товарная накладная ТОРГ-12 применяется для продажи товаров другому предприятию. Заполняется в двух экземплярах для продавца и покупателя.

3. Если выбытие происходит по причине порчи, то составляется акт о списании ТОРГ-16

МойСклад

Все что нужно — в одной системе: продажи, закупки, склад, финансы, клиенты и поставщики

Отправить

Ведение складского учета

Как вести складской учет закон не устанавливает. Учитывая специфику бизнеса, используйте любые удобные для вас формы: бумажные документы, Excel-таблицы, специализированные системы документооборота. Ориентируйтесь на объем товарооборота и его проходимость. С ростом числа операций и номенклатуры появляется необходимость в автоматизации.

Ручной учет в Excel-таблицах можно условно назвать полуавтоматическим вариантом. Основную часть работы приходится выполнять сотрудникам, автоматически рассчитываются только суммы по столбцам и строкам. Единственным плюсом в этом способе ведения учета является его цена — пользоваться таблицами можно бесплатно.

Зато есть ряд трудностей, которые нужно учитывать:

• В таблице не сохраняется история вносимых изменений. Поэтому всегда остается риск потерять данные, если сотрудник случайно удалил из таблицы что-то важное.

• Ручная автоматизация с помощью Excel увеличивает время обработки документов и грузов. Инвентаризация крупных остатков занимает слишком много времени.

• Сложно уследить за сроками годности.

• Все документы заносятся вручную, а значит возрастает количество ошибок из-за человеческого фактора.

Управление складом можно передать специальной программе, чтобы решить все перечисленные выше проблемы. Вы сократите ручные операции и заведение документов, так как:

• Электронные документы защищены от потерь. Доступ для просмотра и редакции документов будут иметь только отдельные ответственные за свой участок склада работники.

• Документы создаются на основе установленных шаблонов и с помощью справочников, сокращая количество ошибок.

• Сокращается бумажная работа, увеличивается скорость проведения инвентаризации.

• Контроль за сроками годности, печать ценников, этикеток и другие процессы полностью автоматизированы.

Например, в МоемСкладе подсвечиваются красным показатели, которые выходят за пределы нормы. В том числе срок годности, когда он приближается к концу.

Автоматизация складского учета в МоемСкладе

Сервис предназначен для упрощения всех складских операций: приемка и отгрузка товара, перемещение, инвентаризация, списание и оприходование. С его помощью вы организуете эффективный складской учет и сможете распечатать любые документы.

МойСклад обеспечивает круглосуточный доступ к достоверной информации о состоянии товаров. Чтобы смотреть данные об остатках, оборотах и себестоимости в режиме реального времени, нужно лишь зарегистрироваться в сервисе, заполнить данные и начать вести учет.

Как подготовить магазин к складскому учету

1. Выбрать метод складского учета: номенклатурный, сортовой, партионный, партионно-сортовой.

2. Закупить оборудование:

• терминалы для сбора данных (ТСД), для расшифровывания штрихкодов и этикеток — сканеры;

• принтеры для печати этикеток на самоклеящейся бумаге;

• ПО для интеграции оборудования с системой складского учета.

3. Определить ответственных сотрудников, принимающих участие в складском учете, и прописать для них инструкции.

4. Разобраться в товарных позициях, закрепить каждую за конкретным местом на складе, чтобы ее было легко найти.

Пример автоматизации складского учета в МоемСкладе

Перечислим основные возможности.

1. Интеграция с оборудованием и сервисами:

• Удобный визуальный редактор этикеток и ценников, возможность массовой печати, поддержки сканеров, печати и генерации EAN-8, EAN-13, Code128 и др.

• Интеграция с фискальными регистраторами АТОЛ, ШТРИХ-М, Viki Print, принтером чеков.

• Интеграция с МодульКассой и смарт-терминалами Эвотор, возможность подключения терминалов Verifone и PAX для оплаты картами.

• Экспорт данных в 1С:Бухгалтерию для составления налоговой отчетности по принципу «документ-в-документ».

2. В одном месте формируются и печатаются складские документы (М-11, ИНВ-3, ТОРГ-16, МХ-1 и других). Обмениваться документами можно круглосуточно по ЭДО или email.

3. Умное адресное хранение распределяет товары по складским ячейкам для быстрого и удобного поиска. Система подскажет, куда лучше поместить вновь полученный товар, и сформирует лист подбора для ваших кладовщиков при подготовке отгрузки.

В МоемСкладе вы можете разместить любое количество складов и мест хранения, производственные рецепты и операции. Сервис приспособлен к работе со штрих-кодами, серийными номерами и модификациями товаров.

Кроме складского учета вам понадобятся дополнительные функции, которые выполняет МойСклад:

• обрабатывать заказы покупателей

Отчет по заказам покупателей показывает, какие статусы были присвоены заказам для просмотра информации отдельно по новым заказам, возвратам, подтвержденным заказам и т. д.

• резервировать товар под заказ;

• выставлять счета и контролировать их оплату;

• обрабатывать товары, подлежащие маркировке с учетом последних требований закона;

• получать и анализировать финансовые показатели.

Динамика продаж отражается в отчете «Прибыльность» в разрезе товаров, сотрудников, покупателей, каналов.

Отчет «Движение денежных средств» позволяет контролировать и предотвращать кассовые разрывы, показывает остаток на начало и конец заданного периода.

Отчет о прибылях и убытках показывает ключевые финансовые показатели доходы, расходы, рентабельность продаж для оценки эффективности бизнеса.

В сервис встроена масса полезных отчетов по остаткам, оборотам, контрагентам, задолженности и т. д. Для оперативного контроля включите рассылку данных на электронную почту.

К дополнительным возможностям относится сбор и предоставление данных об операциях на каждую дату — все платежи и суммы по ним, время проведения, контрагент, статус документа.

Источник: https://www.moysklad.ru/poleznoe/shkola-torgovli/organizaciya-skladskogo-ucheta/