Онлайн-касса для бизнеса: как выбрать

Принцип работы онлайн-кассы

Онлайн-касса подключается к интернету и передает сведения о продажах в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД).

Онлайн-касса оснащается фискальным накопителем (ФН). Он идет в комплекте или устанавливается отдельно, фиксирует любые продажи, в том числе в интернет-магазинах и у курьеров на месте доставки.

Кому нужна онлайн-касса

Онлайн-кассы нужны почти всем предпринимателям, которые принимают оплату от клиентов за товары, работы, услуги.

Без онлайн-кассы могут работать:

• самозанятые физлица и ИП, которые вместо онлайн-кассы выдают чеки через специальное приложение от налоговой службы «Мой налог»;
• предприниматели, которые работают только по безналу с ИП и организациями;
• ИП на патенте, оказывающие такие услуги как химчистка, ремонт мебели, производство изделий из кожи и т. д.;
• продавцы сезонных овощей и фруктов на ярмарках, мороженого в киосках, газет и т. д.

Не нашли себя в списке исключений — устанавливайте онлайн-кассу.

За несоблюдение требований 54-ФЗ предусмотрена ответственность ():

• для юрлиц — 75-100% от суммы расчета «мимо кассы», но не менее 30 000 рублей;
• для ИП и должностных лиц — 25-50%, но не менее 10 000 рублей.

При повторном нарушении и за расчеты на сумму более миллиона рублей бизнесу может грозить приостановка деятельности на 3 месяца.

Виды онлайн-касс

Это полный список кассового оборудования, которое имеет свои особенности и характеристики.

1. Ньюджер

Кассовый аппарат нового поколения. Компактный, с небольшим экраном и удобной клавиатурой. Автономность достигается за счет встроенного аккумулятора, который позволяет пробивать чеки на выезде в течение 8 часов. На стационарной точке будет работать от сети.

Производители постарались и подготовили Ньюджер к работе в любых суровых условиях: на улице, в неотапливаемом помещении, при высокой влажности и т. д.

Одно маленькое устройство с легкостью выполняет все требования 54-ФЗ, содержит ФН и встроенное ПО для выполнения ключевых операций: продажа, возврат, коррекция.

Возможности:

• связь с ОФД поддерживается через WiFi или мобильный интернет;
• кассовая программа способна запомнить и обработать до 100 товарных позиций.

К недостаткам пользователи относят нехватку функционала для анализа данных и ведения товарного учета. Проблемой может стать обновление ПО, для этого придется вызывать специалиста.

2. Фискальный регистратор кассовая программа

Такое сочетание компонентов используют в магазинах, в заведениях общественного питания и в центрах, оказывающих услуги. Если организовать беспроводное подключение, то таким комплектом могут пользоваться курьеры на выезде.

Для того чтобы фискальный регистратор печатал чеки и выполнял все фискальные обязанности по передаче данных, необходимо:

• настроить подключение к компьютеру, планшету или смартфону;
• на выбранное устройство установить кассовую программу для отправки чеков на печать и сохранения данных для передачи в ОФД;
• для удобства кассира понадобится сканер штрихкодов, для удобства покупателей — банковский терминал с эквайрингом.

Работа будет выглядеть так:

1. продавец сканирует штрихкод на товаре;
2. информацию о покупке получает кассовое ПО;
3. после успешной наличной или безналичной оплаты фискальный регистратор печатает бумажный чек;
4. с согласия клиента вместо бумажного экземпляра может быть отправлен электронный через sms или email;
5. фискальные данные о покупке отправляются в ОФД, который пересылает их в ФНС.

3. Смарт-терминал, или умная касса

Кассы этого класса прекрасно сочетают функционал принтера чеков и возможности планшета. Устройства полностью независимы и решают все торговые задачи:

• ПО обновляется автоматически;
• работает с любым интернетом: проводной, WiFi или симка;
• обладает навыками учетной системы;
• в облачном личном кабинете можно вести базовый товарный учет;
• подходит для стационарной и разъездной торговли;
• участвует в автоматизации бизнеса.

4. Облачная, или виртуальная касса

Для интернет-магазинов и прочей дистанционной торговли в 54-ФЗ есть послабление. Фискальный регистратор для печати чеков не нужен, если ККТ с кассовой программой и ФН отправят электронный экземпляр на телефон или email покупателя.

Облачная касса оправдывает свое название, потому она не имеет «физического тела», а ее ФН находится в дата-центре. Платежная система сайта продавца обращается к ней после оплаты заказа. Виртуальная касса применяется, если клиент совершает покупку на сайте, в приложении, на месте доставки, в вендинговом аппарате.

К преимуществам виртуальной кассы можно отнести:

• всегда с собой и доступна в любом месте через приложение на смартфоне;
• ответственность за техническое и рабочее время несет дата-центра в режиме 24/7.

Как выбрать онлайн-кассу под разные виды бизнеса

Создать одно универсальное устройство для любого бизнеса невозможно. Поэтому при выборе нужно опираться на специфику и особенности ваших бизнес-процессов и целей торговли.

Кассы для микробизнеса

Достаточно поставить автономную кассу и ньюджер, чтобы сэкономить и организовать торговлю небольшой номенклатурой в киосках, закусочных, рыночных палатках. Работа усложняется, если в товарном ассортименте больше десятка вариантов. Для ведения автоматизированного товарного учета эти устройства не предназначены.

Для работы с маркированными товарами ньюджеру понадобится дополнительное оборудование: компьютер и 2D-сканер.

Кассы для бизнеса с большим потоком клиентов

С большим потоком клиентов сможет справиться комбинация кассовой программы и фискального регистратора с функцией передачи данных и печати чеков.

По сравнению с предыдущим вариантом наличие фискального регистратора сильно ускоряет работу. Можно выбрать модель с высокой скоростью печати чеков (80−100 мм в секунду), с автоотрезом чеков и автономным режимом работы за счет аккумулятора.

Кассовая программа решает базовые задачи и некоторые специфические: поддержка маркировки, печать наименования товара в чеке, создание товара по штрихкоду, интеграция с ЕГАИС для продажи алкоголя, учет МРЦ для торговли сигаретами.

В программе Касса МойСклад вы найдете не только перечисленный функционал, но и аналитические отчеты. Приложение работает при удаленном подключении с любого устройства и доступно бесплатно.

Скачать Кассу МойСклад

Кассы для автономной торговли

Коробочное решение в виде смарт-терминала подходит для малого и среднего бизнеса. Соответствует 54-ФЗ и закрывает основные задачи — хранить номенклатуру, печатать наименования в чеках, работать с маркировкой, ЕГАИС и т. д. Под некоторые виды деятельности выпускаются специализированные модели.

Для курьеров или продавцов вне торговой точки разработаны мобильные умные кассы. Такие же аппараты используют официанты для приема заказов, а потом передают их повару или бармену. Некоторые умные кассы уже содержат встроенные терминалы для приема оплаты по банковским картам.

Выбирайте кассу исходя из проходимости торговой точки. Смарт-терминалы не справятся с большим потоком, а несколько чеков в час обработают легко.

Кассы для приема платежей онлайн

Облачные кассы созданы специально для интернет-магазинов, когда торговля происходит полностью удаленно. Если подключаться через приложение на смартфоне, то можно принимать оплату на выезде или доставке курьером.

Переживать о покупке кассы не нужно только самозанятым и предпринимателям, которые для оплаты используют сторонний пункт выдачи, курьерские службы или платежный агрегатор.

На выбор кассы влияет, как и когда вы принимаете оплату от клиентов.

Вариант первый: безналичная оплата заказа на сайте. Подключите облачную кассу, которая автоматически и без вашего присутствия в режиме 24/7/365 оформит продажу.

Вариант второй: оплата заказа на месте доставки. Снабдите курьера мобильным смарт-терминалом. Альтернативным и более дешевым вариантом будет использование стационарной кассы с фискальным регистратором и подключение к ней через мобильное приложение. Таким образом, одной кассой смогут пользоваться сразу все курьеры.

Приложение Касса МойСклад формирует электронные онлайн-чеки, соединив облачную кассу и смартфон курьера. Для этого нужен компьютер, который будет находиться, например, в офисе, с установленной программой Касса МойСклад и активной интеграцией с интернет-кассой АТОЛ.Онлайн.

Как это устроено?

1. На компьютер продавца устанавливается Касса МойСклад и АТОЛ.Онлайн.
2. Продавец удаленно подключается к компьютеру.
3. Фиксирует продажу через приложение на своем телефоне.
4. Приложение отправляет данные в онлайн-кассу на компьютере.
5. Касса формирует чек и отправляет в ОФД, а покупателю на электронную почту.

Экономный вариант позволяет на одной кассе работать сразу нескольким интернет-магазинам, курьерам, продавцам.

Повысьте лояльность клиентов и разрешите им примерку в день доставки заказа. Курьер сможет сформировать новый чек, удалив из заказа неподходящие позиции, если у него на смартфоне будет установлено приложение Касса МойСклад.

Вариант третий: клиент расплачивается в момент получения, оформляет самовывоз или забирает заказ в пункте выдачи. Для этих целей при небольшом потоке покупателей можно использовать стационарный смарт-терминал. С очередью из клиентов справится онлайн-касса с фискальным регистратором и сканером штрихкодов.

Вариант четвертый: если вы хотите угодить всем клиентам и позволяете им выбирать способ оплаты онлайн или на месте, нужны два вида онлайн-касс: стационарная и облачная.

Другие технические рекомендации

1. Спланируйте рабочее место кассира. Должно быть место для денежного ящика, ККТ, детектора банкнот, расходных материалов, сканера, весов, банковского терминала и т. д.
2. Обеспечьте свой ПК минимум 4 Гб оперативной памяти, SSD жестким диском. Кроме этого должен быть надежный блок питания, бесперебойник, рекомендуемый возраст процессора — не старше 7 лет.
3. Фискальные накопители продаются вместе с кассой, а по истечении срока использования покупаются и устанавливаются новые. Для малого бизнеса подойдет только сроком на 36 месяцев. За работу на просроченном ФН предприниматель получит штраф от 1 500 — 3 000 рублей.
4. Платформа кассового приложения: Windows / Linux, Android / iOS. Выбор будет зависеть от специфики работы кассира. Для классической торговли за прилавком лучше всего подходит Windows. Если продавцу необходимо перемещаться по магазину, складу для сбора заказа, удобнее будет приложение в телефоне.

Что еще нужно купить, кроме кассы

1. Для обслуживания банковских карточек и бесконтактных способов оплаты понадобится касса с эквайрингом. Такое решение будет дешевле и экономичнее, чем покупать банковский терминал отдельно: его стоимость в среднем составляет 20 000 рублей.
2. Для безопасного хранения наличных денег используйте денежные ящики — они синхронизируются с ККТ и открываются только во время приема наличной оплаты.
3. Ускорить продажу в магазине с большим ассортиментом товаров может сканер штрихкодов. При торговле маркированным товаром подойдет 2D-сканер, в остальных случаях — 1D-сканер.

Кассовое оборудование предназначено для многоразового и круглогодичного использования. Дешевые кассы с низким печатным ресурсом быстро выйдут из строя, если вы неправильно рассчитаете пропускную способность торговой точки.

МойСклад

Все что нужно — в одной системе: продажи, закупки, склад, финансы, клиенты и поставщики

Подробнее

ТОП онлайн-касс: сравнение

На рынке множество кассовых решений для любого бизнеса, разберем самые популярные онлайн-кассы всех видов.

1. Ньюджеры предпочитают представители микробизнеса, для которых первоочередной задачей является печать чека.

Самая популярная модель — АТОЛ 92Ф. Ее отличительные черты:

• низкая стоимость;
• не обладает собственным личным кабинетом, но располагает возможностями интеграции онлайн-кабинетом;
• простота использования по принципу «Включи и работай».

2. Смарт-терминалы подойдут для небольших магазинов и сферы услуг с более высокими запросами, чем просто соответствие 54-ФЗ.

Касса MSPOS-K, благодаря своей мобильности, подходит для магазинов и кафе с небольшим клиентопотоком, например, книжных лавок, кондитерских, магазинов обуви, «островков» в торговых центрах, а также для курьерских служб и сферы услуг.

Вместе с кассой вы получаете:

• вместо 2D-сканера штрихкодов в наличии встроенная камера;
• фискальный регистратор для печати бумажных чеков и фискальный накопитель для хранения и передачи данных.

3. В стационарной торговле большим спросом пользуется Эвотор 7.2. Он объединил в себе компьютер, фискальный накопитель, принтер чеков, бесплатную программу для кассира и возможность управлять процессами удаленно через интернет. Вам останется только подключить денежный ящик, весы, эквайринг и любое дополнительное оборудование.

При этом Эвотор выполняет только базовые функции. За присоединение и добавление компонентов для, например, маркировки или импорта товаров из Excel, придется докупить приложения из магазина Эвотора. Подобных трат вы избежите, если используете только фискальный регистратор.

4. ФР кассовая программа на устройстве — самый технически продвинутый и универсальный вариант. Собрать такую кассу можно из практически подручных устройств, которые есть у любого пользователя ПК: компактный системный блок, экран на 15 дюймов, беспроводные клавиатура и мышь. Очередной плюс дает использование смартфона, через который можно осуществлять контроль сразу за несколькими торговыми точками.

В таком комплекте можно использовать любую кассовую программу, ориентируясь на запросы бизнеса. Перед выбором оцените следующие критерии:

• количество и разнообразие встроенных функций;
• стоимость ПО, его обновления и дополнительных компонентов.

Чтобы забыть про обновления, используйте Кассу МойСклад, которая выполняет требования 54-ФЗ, доступна бесплатно, обновляется автоматически. Приложение совместимо со всеми популярными моделями фискальников и мобильными устройствами.

Скачать Кассу МойСклад

Второй участник комплекта — фискальный регистратор с ФН.

У компании АТОЛ найдутся модели под любой бизнес. Например, АТОЛ 30Ф — для небольшого потока, а АТОЛ 55Ф — для серьезного.

АТОЛ 30ФАТОЛ 55Ф

У ШТРИХ-М есть аналогичное решение с наличием всех проводных интерфейсов. Он совместим с разными программами, в том числе с Кассой МойСклад.

Регистратор Viki Print автоматизирует любую торговую точку и подходит для магазинов с большими очередями.

Сравнительная таблица всех касс, которые мы рассмотрели:

5. Ответ облачных онлайн-касс.

Для онлайн-бизнеса разработано специальное направление «Атол Онлайн». Облачная касса обладает следующими функциями:

• формирование чеков при продаже;
• интеграция с распространенными CMS, CRM, системами учета, платежными агрегаторами, банками;
• контроль оплаты заказа в режиме одного окна.

Чтобы торговать и выполнять требования 54-ФЗ на начальном уровне достаточно смартфона и ККТ с ФН. С ростом количества операций вы поймете потребности своего бизнеса и сможете выбрать подходящее кассовое решение.

К кассовой программе МоегоСклада можно подключить популярные модели фискальных регистраторов от АТОЛ, Штрих-М и Viki Print. Она работает на любом компьютере, ноутбуке или планшете и позволяет управлять каким угодно количеством розничных точек.

Одна онлайн-касса не справится с автоматизацией магазина, поэтому вместе с кассовым ПО используйте товароучетную систему. Например, МойСклад.

С помощью МоегоСклада вы можете:

• отслеживать выручку в режиме реального времени;
• организовать программы лояльности для покупателей;
• вести базу поставщиков;
• вести складской учет;
• печатать ценники и этикетки со штрихкодами;
• экспортировать данные в 1С:Бухгалтерию 8 для составления налоговой отчетности.