Как покупать товары для магазина, не создавая пересортицы и дефицита

Организуем учет

Если у вас еще нет системы складского учета, то вам нужно ее создать. Сначала провести ревизию склада и витрины, чтобы посчитать, что именно и в каком количестве есть в наличии. Можно создать табличку в Excel, где будет всего 2 колонки — наименование и количество. Если позиций много, то лучше воспользоваться автоматизированными системами складского учета.

Попробуйте бесплатно провести инвентаризацию в МоемСкладе. Вы можете подключить сканер штрихкода, воспользоваться смартфоном или ТСД, чтобы провести инвентаризацию проще и быстрее. Также вы можете загрузить в сервис документ из 1С или Excel.

Анализируем продажи

Итак, вы провели ревизию и перед глазами у вас отчет об ассортименте и остатках по каждой позиции.

Как понять, что лучше заказать поставщикам? Для этого нужно проанализировать, какие товары продаются у вас чаще всего. Конечно, можно поговорить с продавцами, чтобы они вспомнили, какие товары покупатели приобретают чаще, ведь именно такие товары и создают основную выручку. Однако покупатели не всегда действуют рационально и некоторые покупки совершают импульсно, тогда сложиться следующая ситуация.

Вы привезли ящик свежей голубики, которой давно не было в вашем магазине, покупатели увидев свежие ягоды, быстро раскупили их и ваш ящик голубики был продан в течение часа.

Первая мысль, которая приходит при таком спросе «нужно везти еще», на следующий день вы привозите уже два ящика, а покупатели проходят мимо. Как так? Все потому, что это была спонтанная разовая покупка, покупатель попробовал товар и больше его не хочет.

Чтобы не создавались такие ситуации, анализировать данные лучше за длительный период и желательно не со слов продавцов, а опираясь исключительно на статистические и отчетные данные, которые можно получить, если вы используете автоматизированную систему складского учета.

Определив, какие товары продаются чаще всего и формируют выручку, можно приступать к следующему пункту.

Учитываем сезонные факторы

Мандарины и апельсины активно продаются зимой, особенно в период новогодних праздников, экзотические фрукты могут пользоваться спросом перед 8 марта, а популярность продажи носков возрастает к 23 февраля.

Обычная питьевая вода продается круглый год, однако, летом спрос на нее значительно возрастает.

Если вы задумываетесь, как провести анализ влияния факторов сезонности, то можно выгрузить данные о продажах и выручке за определенный период и провести классические ABC-анализ и XYZ-анализ.

ABC-анализ — это способ анализа товарного ассортимента по степени участия каждого товара в формировании прибыли. Ключевая задача — ранжировать все товары по трем категориям:

• А — максимально ценные позиции. Эти товары приносят 80% дохода и составляют 20% от общего ассортимента товаров;
• B — средние позиции. Обычно они составляют около 30% ассортимента и приносят 15% прибыли;
• С — минимально ценные позиции, которые приносят лишь 5% дохода и составляют 50-60% от всего ассортимента.

Исходя из этого, товары группы А продавать выгоднее всего, но без товаров группы С, по сути, формирующих ассортимент вашего магазина, товары группы А не будут смотреться выгодно, поэтому необходимо понимать на какие товары обратить особое внимание, а какие оставить для ассортимента.

XYZ — анализ — это метод, который характеризует стабильность спроса на конкретные товары в зависимости от сезонности и иных факторов. Товары также ранжируются по категориям:

• X — товары с устойчивым спросом и коэффициентом вариативности 0-10%. Для них очень легко рассчитать объем закупки, чтобы запасы на складе не иссякли;
• Y — вариативность спроса на данные товары от 10 до 25%. Спрогнозировать спрос и уровень продаж данных товаров сложнее, на их продажи влияют факторы сезонности, уровень доходов, рекламные кампании и прочее. Для таких товаров лучше смотреть статистику в динамике;
• Z — товары с максимально устойчивым спросом и коэффициентом вариативности больше 25%. Предсказать спрос на товары практически невозможно, поэтому такие позиции обычно выводят из ассортимента или сокращают до минимума.

Если вы не хотите вести расчеты самостоятельно, то можно автоматизировать систему анализа продаж с помощью МоегоСклада. Работает на любом устройстве, где есть интернет.

Попробовать бесплатно

Считаем оборачиваемость товаров

Помимо выручки и объема продаж по каждой товарной группе, стоит проанализировать оборачиваемость товаров, чтобы наверняка провести выгодную закупку, не перегрузить склад и удовлетворить спрос.

Оборачиваемость товаров — это коэффициент, который показывает, быстро или медленно продаются товары на складе.

Как в случае с голубикой, в первый день у нее будет очень высокая скорость оборота, а во второй резко упадет. Поэтому, оборачиваемость товаров необходимо считать за определенный период времени, чтобы сделать правильные выводы.

Как рассчитать оборачиваемость?

Выберите период, за который вы хотите провести анализ, например 1 месяц, а потом взять себестоимость реализованного товара за этот месяц (например, картошки) и разделить на себестоимость среднего остатка за этот же месяц.

Чем выше получилось значение коэффициента, тем быстрее продаются ваши товары.

Например, себестоимость проданной за 1 месяц картошки составила 8 500 рублей, а себестоимость остатка на складе составила 500 рублей, значит коэффициент оборачиваемости: 8 500 / 500 = 17

За месяц мы можем продать залежавшийся на складе остаток 17 раз.

Норм оборачиваемости не установлено, необходимо самостоятельно анализировать динамику, сезонность и текущее положение дел по вашим товарным группам.

Теперь, когда вы знаете какие товары у вас есть, какие продаются чаще, с какой скоростью происходит оборот, можно приступать к планированию закупок.

Организуем закупку товаров

На самом деле, чтобы организовать грамотную закупку, нужно свести воедино результаты всех расчетов и понимать следующие показатели:

• наличие страхового запаса в днях — сколько товаров должно быть на складе, чтобы работать бесперебойно (как правило 2-3 дня в случае с продуктами, тут ориентируемся на ABC и XYZ анализ);
• сроки поставки — чтобы не получилось, что вам товар нужен завтра, а поставщик приедет через 2 дня, заранее уточните, какой максимальный срок поставки;
• объем продаж в день — средние значения продаж по товарным группам за день;
• уровень остатков для формирования заказа — при каком количестве товара на складе нужно закупать новую партию. Обычно в расчет идет формула:

• периодичность закупки — зависит от коэффициента оборачиваемости;
• оптимальный объем заказа — умножаем объем продаж в день на коэффициент оборачиваемости

Все эти расчеты, безусловно, можно провести и вручную, если у вас ассортимент товаров состоит из десятка позиций, а вот если товаров больше, то потребуется автоматизация для экономии времени и избежания ошибок.

Планирование склада и автоматические заказы поставщикам. Заказ на основании статистики продаж. Отчеты: остатки, обороты, прибыльность товаров — все это может сделать быстро МойСклад.