Инвентаризация кассы

Для чего нужна инвентаризация

Инвентаризация – это не только фактический пересчет наличных денег в кассе, но еще и проверка правильности оформления документов и достоверного отражения денежного остатка в учете. С помощью этого операционного инструмента владелец бизнеса и директор контролируют работу кассиров и оценивают размер наличных поступлений. 

Инвентаризация кассы покажет качество работы персонала, поможет выявить и предотвратить хищения. 

Порядок инвентаризации кассы

Правила проведения инвентаризации содержит Порядок ведения кассовых операций в РФ. Опишем пошаговую инструкцию кассовой проверки:

1. Для того чтобы провести ревизию кассы, руководителю организации нужно издать и подписать внутренний документ: приказ или распоряжение. В приказе указывается цель, дата проведения инвентаризации, а также состав специальной комиссии. Членами комиссии могут стать любые сотрудники организации, как правило, присутствуют и следят за выполнением ревизии руководители, учредители, бухгалтера, юристы, сотрудники из отдела безопасности.
2. Первыми на проверку для комиссии предоставляют текущие приходные и расходные документы, которые фиксировали движение денежных средств. В каждом документе есть подпись кассиров, т.к. именно они являются материально ответственными лицами, отвечают за достоверность указанных сумм в документах, за своевременную передачу ордеров в бухгалтерию, оприходование и списание наличных.
3. На следующем шаге ответственные и назначенные приказом лица приступают непосредственно к пересчету наличных денег.
4. Собранные на предыдущих шагах результаты сверяются по количеству документов, по денежному остатку, по обороту денежных средств, который должен совпадать с данными из памяти ККТ.
5. О результатах инвентаризации составляют акт, где нужно отразить суммы недостачи или излишка. Причины выявленных расхождений фиксируют на втором листе.

Чтобы результаты инвентаризации получились достоверными и их невозможно было оспорить, ее нужно проводить, соблюдая следующие условия:

• на инвентаризации должна присутствовать назначенная комиссия в полном составе;
• документы, создаваемые и полученные по итогу, должны быть оформлены в двух экземплярах, особенно это касается описей и актов;
• кассиры могут не входить в состав комиссии, но как материально-ответственные лица должны лично присутствовать с момента начала и до окончания процедуры;
• в инвентаризационных документах не допускаются исправления, а если помарок не удалось избежать, то с неправильной записью нужно поступать следующим образом: зачеркнуть и сверху написать верные данные. Каждое подобное исправление комиссия визирует.

Полученный инвентаризационный акт должен содержать:

• остаток денежных средств по учету;
• фактический остаток наличных;
• ФИО и подписи всех присутствующих, в том числе членов комиссии и кассиров.

С подписанным актом должен ознакомиться руководитель и сделать соответствующие выводы по организации работы кассы. Не только остатки должны совпасть, но и сопровождающие движение денежных средств документы должны быть правильно оформлены. 

Если инвентаризация выявила недостачу или излишек, необходимо перепроверить данные по учету и сделать вывод о качестве работы кассира. Затем предпринимать срочные меры по недопущению и повторению расхождений.

С помощью приходного ордера выявленный излишек записывают в прочие доходы, с которых потом нужно доплатить налог. Недостача на размер расходов не влияет и не может уменьшить уплаченные налоги, т. к. недостающие денежные средства должен возместить виновный сотрудник — кассир или другой специалист, который несет материальную ответственность.

МойСклад

Все что нужно — в одной системе: продажи, закупки, склад, финансы, клиенты и поставщики

Подробнее

Как часто нужно выполнять инвентаризацию кассы

Порядок не регламентирует периодичность проведения процедуры пересчета наличных средств в кассе. Поэтому можно выполнить как плановые, так и внеплановые внезапные ревизии. Выбранную периодичность не забудьте закрепить в учетной политике организации.

На практике встречается несколько ситуаций, когда инвентаризацию кассы обязательно нужно выполнить, не дожидаясь плановой даты:

• выявлены текущие расхождения денежного остатка в кассе;
• смена материально-ответственных лиц;
• смена учредителей или реорганизация общества;
• компания столкнулась с ущербом в результате стихийных бедствий;
• по итогу календарного года.

Качественно проведенная инвентаризация не только выявит проблемы в учете наличных денежных средств, но и покажет на слабые участки всей организации, с которыми не справляется действующая учетная система. Без единой системы учета, объединяющей приемку, отгрузку, отчеты по продажам и прибыли, не обойтись.

Сервис поможет справиться с инвентаризацией как одного розничного магазина, так и с десятками точек одной сети. 

МойСклад подходит для всех, кто хочет контролировать и не терять торговую выручку, независимо от направления: розница, опт или онлайн-торговля. Также в нем удобно заказывать коды на товары, подлежащие обязательной маркировке, благодаря интеграции с системой Честный ЗНАК.