Ведение бухгалтерии — задача, которую приходится решать любому предпринимателю. Если вы только начинаете бизнес и находитесь в процессе выбора программ и сервисов, статья поможет разобраться в решениях для работы с отчетностью. Здесь же расскажем, как связка бухгалтерии и онлайн-кассы помогает автоматизировать работу с бухгалтерскими документами и учётом продаж в магазине.
Бухгалтерские сервисы: какие решаем задачи?
Любые программы для автоматизации бухучета дают пользователям похожие возможности:
- Расчет налогов и взносов, составление отчетности, уведомление о сроках уплаты, формирование платежек;
- Расчет зарплаты и взносов в фонды по каждому сотруднику;
- Автоматические проводки по счетам бухучета при вводе документов;
- Формирование бухгалтерской отчетности;
- Подготовка первички для покупателей и заказчиков, а также платежек в банк;
- Передача отчетности в электронном виде в налоговую и фонды.
В некоторых сервисах также есть финансовая отчетность и анализ хозяйственной деятельности.
Сервисами для ведения бухгалтерии пользуются не только бухгалтеры, но и предприниматели, у которых немного операций и простой налоговый учет. Например, ИП на упрощенке 6% могут использовать облачные сервисы для самостоятельного ведения учета.
Онлайн или офлайн — какая разница?
Для ведения учёта есть два вида решений: бухгалтерские программы, устанавливаемые на компьютер, и сервисы для ведения бухучёта онлайн. Для работы на первых нужна лицензия, подходящий по техническим параметрам компьютер и система хранения информации. Онлайн-бухгалтерия не требует привязки к конкретному компьютеру или месту – вся работа ведётся в облачных хранилищах, защищенных от взлома и внешних повреждений. Ниже — сравнение основных особенностей облачной и «традиционной» бухгалтерии.
В целом, если сравнивать онлайн- и стандартные решения, то для новых компаний плюсов больше у онлайн-бухгалтерии, так как она обходится дешевле, ее проще развернуть, и можно работать с информацией в любом месте и в любое время.
Особенности облачных решений стали еще актуальнее в период пандемии и перевода части сотрудников на дистанционную работу.
Как настроить обмен данными между онлайн-кассой и бухгалтерией
Возможности сервисов для ведения бухгалтерии расширяются, если бухгалтерия и онлайн-касса обмениваются между собой информацией. Но не все учетные программы и онлайн-кассы поддерживают такой процесс. Например, точно не получится настроить обмен на автономной кнопочной ККТ.
Через кассу в течение смены проходит много продаж. В соответствии с 54-ФЗ, они все детализированы до наименования товаров (услуг), цен и количества.
Чем больше ассортимент, тем дольше придётся вводить данные о реализации товаров, так как делать это надо пономенклатурно, чтобы по всем позициям в ассортименте были «правильные» остатки. Альтернативный вариант — в конце дня собирать информацию по каждому товару и проводить в учете реализацию только по итогу, но для этого кто-то должен свести цифры по всем кодам.
Этой рутины можно избежать, если касса автоматически будет передавать всю информацию о продажах в учетный сервис.
Есть и обратный процесс ─ загрузка данных из облачной бухгалтерии в кассу. Например, при оприходовании товаров от поставщика в учете и передаче сведений об этом в онлайн-кассу. В результате продавцы не тратят время на ввод поставок в базу кассы.
Возможности, которые открывает интеграция, зависят от онлайн-бухгалтерии и программы ККТ. Давайте посмотрим, что дает, например, «связка» сервиса «Моё Дело» и МТС Кассы:
- Автоматическое создание документов на списание товаров с остатков при закрытии смены в магазине ─ информация попадает в сервис, там создаются и проводятся в учете документы по всем товарам, остатки уменьшаются.
- Автоматическое отражение выручки, полученной как наличными деньгами, так и при оплате картами.
- Отдельные отчеты по ставкам НДС 20, 10, 0% и без НДС.
- Простое оприходование товаров ─ если товары приходуют в магазине на кассе, информация об этом попадает в сервис и отражается в учете, а когда документы поставщика проводят в онлайн-бухгалтерии, данные о поставках передаются в кассу.
- Автоматическая синхронизация данных ─ между сервисом «Моё Дело» и МТС Кассой постоянно происходит сверка названий магазинов, товаров, данных о запасах. При любых изменениях информация «выравнивается».
Когда есть интеграция, предприниматели и бухгалтеры получают:
- автоматизированный учет и как следствие, избавление от рутины;
- налаженный учет товаров;
- минимизацию ошибок, так как практически исключается человеческий фактор при вводе информации.
А у владельцев бизнеса появляется возможность контролировать торговлю (выручку, запасы, своевременность поставок), а также анализировать состояние дел.
Чтобы подключить онлайн-кассу к интернет-бухгалтерии, вы можете воспользоваться готовым решением, когда интеграция уже настроена, или пригласить специалистов для разработки индивидуального решения по обмену данными между онлайн-кассой и учётным сервисом.
Чтобы узнать, какой вариант ваш, обратитесь к продавцу или производителю онлайн-кассы и спросите, поддерживает ли она интеграцию и с какими программами. Если нет, выходите на специалистов, они оценят возможность настройки обмена данными и рассчитают стоимость своей работы.
Сколько стоит автоматизация бухгалтерского учета в торговле?
Стоимость зависит от того, как настраивать обмен данными между облачной бухгалтерией и онлайн-кассой.
Если интеграция уже есть, то не нужно отдельно платить за настройки. Достаточно только активировать обмен информацией и работать. Например, в МТС Кассе обмен с онлайн- сервисом доступен в тарифе Профи, который стоит 600 рублей в месяц. Цена за бухгалтерский сервис зависит от тарифа онлайн-бухгалтерии, который вы берете. В «Моё дело» она начинается от 833 рублей в месяц.
В тех же случаях, когда интеграции нет, ее можно сделать с помощью специалистов, которые разработают программу для «связки» кассы и учетной программы. Стоимость будет зависеть от того, сколько специалисты попросят за свою работу.
МТС-касса + онлайн-бухгалтерия
Выбирайте тариф и оставляйте заявку!
Начать дискуссию