Да когда же можно выкинуть все эти бухгалтерские документы!

Гараж, офис, склад и куча пыльных коробок и папок. Сколько предпринимателю хранить эти «доки»?

Сжечь, уничтожить, выкинуть, сдать в архив на благо потомкам? Когда у нас забирают документы, то спрашивают, а, можно ли их выкинуть, а если нельзя, то сколько этому длиться?

Бухгалтерия — это как рисунки на песке, волны времени обесценивают весь наш труд. Считаешь, считаешь, собираешь документы, подшиваешь, «трясешься» над ними, а потом сложил в коробку из-под бумаги — и привет, пыль вечности.

Налоговые сроки хранения документов

Четыре года — общий срок хранения документов подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов для организаций и ИП (Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Шесть лет — срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов.

Если заявили убыток, то в течение всего срока, покуда его заявляете, плюс четыре года, должны хранить документы, подтверждающие понесенные налоговые убытки. По основным средствам документы, подтверждающие их стоимость, нужно хранить, пока мы их амортизируем, плюс четыре года общего срока хранения.

Таким образом, сейчас, в 2019 году, у нас в наличии должны быть, как минимум, документы за 2018, 2017, 2016 и 2015 годы. Все, что за пределами этого срока, с учетом обозначенных особенностей, можно было бы выкинуть, если в наш мир не вмешивались еще и нормы из других законодательных сфер. Налоговое законодательство, касаемо сроков хранения документов, — самое лояльное.

Бухгалтерский учет

Федеральный закон о бухгалтерском учете (ч. 1 ст. 29 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ) устанавливает минимальный пятилетний срок хранения документов после отчетного года. По конкретным срокам хранения отсылает к правилам архивного дела.

Так что же получаем? Налоговые интересы к документам, за отдельными исключениями, составляют четыре года, а еще год нам сразу накидывает законодательство о бухучете. Но это еще не все, так как детали скрываются в кругах архивного дела.

 Архивное дело

Вот тут мы вступаем на зыбкую почву ФЗ об архивном деле, которая засасывает в сроки типы документов, нормативку Минкульта, Росархива и даже Главархива СССР. Когда начинаешь разбираться с этим, то, не знаю, как вас, а меня охватывает такое уныние, что хочется поскорее кликнуть на крестик и закрыть страничку правовой системы. Коробки с документами начинают казаться настоящими символами вечности, как латунные таблички на дверях кабинетов.

Сейчас действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Если нужно узнать срок хранения конкретного типа документов, то добро пожаловать в этот перечень, гуляем по разделам, смотрим ссылки, примечания, исключения и т. д. Ниже некоторые группы документов с установленными сроками хранения для них.

• 50 лет — трудовые договоры, кадровые приказы, личные карточки работников, трудовые книжки, которые не забрали работники. Это срок по документам с 2003 года, так как раньше срок хранения по ним составлял 75 лет.
• 5 лет — договоры о материальной ответственности после увольнения такого работника; табели, документы о премировании, документы по командировкам.
• 1 год — графики представления отпусков.
• 5 лет — путевые листы, но если этими путевыми листами подтверждаются вредные и опасные условия труда, а других подтверждения таких работ нет, то 75 лет.
• 75 лет — расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы. Это срок можно уменьшить и до 5, но только если вы будете 75 лет хранить лицевые счета по форме Т-54.
•  5 лет — налоговые декларации юридических лиц.

А вот теперь чуть-чуть примеров тех документов, которые нужно хранить постоянно, то есть пока длится ваша жизнь как предпринимателя или организации, но не менее 10 лет!

• Постоянно — Годовые расчеты по страховым взносам в ФСС.
• Постоянно — Книга учета доходов и расходов на УСН для ИП и организаций. Вот ссылка на пункт Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558: пункт 401. Так что плательщики упрощенки участвуют не только в хозяйственной, но и в культурной жизни страны! При этом аналогичного требования к книге учета доходов и расходов на ОСНО нет!

Поэтому, если вы были ИП, да к тому же работодателем, и прекратили свою деятельность, то должны хранить кадровые документы еще 50 лет, а расчетно-платежные ведомости — 75 лет! Были на упрощенке — храните свою книгу за последний год еще 10 лет или завещайте ее потомкам с наказом хранить вечно, и, может быть, тогда, через миллионы лет, зеленый большеглазый человечек из галактической налоговой инспекции проверит правильность ваших расчетов!

Андрей Жильцов, руководитель сервиса «Мультибухгалтер»