Выстроить правильно такое взаимодействие помогают специальные сервисы по работе с самозанятыми.
Самозанятые исполнители — это плательщики налога на профессиональный доход, которые работают на себя, получая оплату за свои услуги непосредственно от заказчика в рамках договора гражданско-правового характера. С 2019 года существует специальный налоговый режим для граждан, которые самостоятельно ведут свою профессиональную деятельность — налог на профессиональный доход (НПД).
Он составляет 4% с доходов, полученных от работы с физлицами, и 6% — с юрлицами или индивидуальными предпринимателями (ИП). Получивший такой статус исполнитель освобождается от необходимости платить НДФЛ (13%).
Благодаря данному специальному режиму частное лицо может выполнять в качестве контрагента различные работы и оказывать услуги юридическим и физическим лицам. Этот официальный статус позволяет ему оставаться в легальном поле, выйти из теневой занятости, иметь определенные гарантии и официально выстраивать отношения с заказчиками.
Самозанятый имеет возможность официально вести свою профессиональную деятельность параллельно основной работе, подрабатывать в свободное время, участвовать в различной проектной деятельности, оказывать разовые или периодические услуги юридическим и физическим лицам, быть «свободным художником» на фрилансе.
Специальный налоговый режим для самозанятых лиц оказался удобным и привлекательным для многих категорий граждан. Число самозанятых в России стремительно растет: если в начале 2021 года их количество составляло чуть более 1,6 млн человек (по данным ФНС), то в уже в июне 2022 года был преодолен рубеж в 5,0 млн человек.
Безусловно, бизнесу выгодно сотрудничество с самозанятыми исполнителями по нескольким причинам.
Во-первых, бизнес освобождается от администрирования и уплаты обязательных взносов и налогов. Самозанятый сам уплачивает за себя налоги как обычный контрагент.
Важно понимать, что такой исполнитель работ или услуг — не работник предприятия, а аутсорсер. Об этом более подробно читайте ниже.
Во-вторых, сотрудничество с физическими лицами по различным договорным услугам и проектам происходит в легальном поле, гарантирует прозрачность и легальность выплат, обеспечивает наличие необходимых документов для обоснования расходов организации.
В-третьих, одно из самых важных преимуществ — это гибкость взаимодействия и планирования ресурсов. Компания может оперативно закрывать кадровые пробелы во время пикового спроса, во временных и проектных задачах. Появляется возможность массового найма линейного персонала для быстрого начала сотрудничества под определенные задачи.
Таким образом частично нивелируется высокая текучесть кадров внештатных исполнителей в некоторых отраслях. К тому же такое сотрудничество обеспечивает достаточную простоту в оформлении документов.
Бесплатный чек-лист: как работать с самозанятыми
Снизьте риски получить штраф
Забирайте чек-лист
Нюансы работы с самозанятыми исполнителями
Но в таком сотрудничестве, несмотря на кажущуюся легкость и очевидные преимущества, существует масса нюансов и определенное количество подводных камней.
Главное — важно помнить, что с точки зрения правового регулирования, самозанятый — не работник, а контрагент. Это независимые исполнители, которые применяют специальный налоговый режим. Они самостоятельно оказывают услуги другим лицам по договору за вознаграждение и самостоятельно уплачивают налог с такого дохода.
Самозанятые не могут полностью заменить штатных сотрудников, работающих по трудовому договору. И регулирующие органы пресекают попытки подмены трудовых отношений сотрудничеством с самозанятыми.
Но существует множество ситуаций, когда привлечение самозанятых исполнителей оправдано, необходимо бизнесу и не вызывает вопросов у налоговиков.
В первую очередь это связано с наличием проектной или временной работы, что требует формирование команды или подбор исполнителей под конкретные задачи. Также привлечение временного персонала обусловлено сезонностью, резко возросшим спросом на ее товары или услуги — пиковой потребностью.
Сотрудничество с самозанятыми может помочь в случае большой текучки персонала в компании в качестве временного решения, так как не придется нагружать кадровиков дополнительной работой.
Таким образом, сотрудничество с самозанятыми позволяет гибко подходить к планированию трудовых ресурсов: усиливать команду, ускорять процессы, компенсировать нехватку основного персонала. Привлечение различного рода фрилансеров и в целом аутсорс-исполнителей под определенные задачи давно стало привычной практикой в бизнес-процессах.
О возможностях для бизнеса и нюансах работы с самозанятыми можно прочитать в этой статье.
Взаимодействие и документооборот с самозанятыми
Для того чтобы такое сотрудничество происходило в рамках законодательства, компании необходимо правильно выстроить этот процесс.
В первую очередь нужно проверить наличие у исполнителя статуса самозанятого, как перед началом сотрудничества, так и перед выплатой за оказанную услугу. Организации необходимо убедиться в том, что исполнитель действительно оформлен в качестве плательщика НПД.
Если по какой-либо причине у исполнителя данный статус будет отсутствовать на момент платежа (его может не быть в принципе, исполнитель мог его потерять или сняться с учёта), то это будет расцениваться как выплата денежных средств физлицу (с вытекающими последствиями).
Также необходимо убедиться, что самозанятый в течение последних двух лет не сотрудничал с компанией, иначе такие выплаты не попадут под НПД, а будут считаться как обычный договор ГПХ.
Один из самых ключевых процессов при таком сотрудничестве — это составление договора с исполнителем. Это может быть договор подряда или договор оказания услуг. При его составлении очень важно учитывать всю специфику концепции самозанятости, логики закона о НПД, правоприменительной практики.
Неверно составленный договор и закрывающие документы — прямой путь к переквалификации отношений и последующим санкциям со стороны налоговой.
Основной риск исходит из желания заказчика проконтролировать работу самозанятого исполнителя и вести документооборот с ним по нормам стандартных трудовых отношений.
Следующий важный элемент взаимоотношений — это оплата: традиционно деньги переводятся работнику на карту (банковский счет) или выплачиваются наличными. Когда компании часто и много напрямую платят самозанятым со своего расчетного счета, это может заинтересовать как службу финансового контроля банка, так и ФНС. Существует риск блокировки транзакций. Многие банки в условиях РКО тарифицируют платежи самозанятым контрагентам как физическим лицам, и это стоит дороже, чем переводы в рамках зарплатного решения.
Подобные важные вопросы могут решаться спокойно в автоматическом режиме, с учётом всей специфики сотрудничества юридических и физических лиц-самозанятых. Для этого стоит воспользоваться функционалом платформы, покрывающей весь цикл взаимодействия с такими исполнителями.
Наймикс - многофункциональный сервис для работы с самозанятыми
Наймикс — это платформа для официального взаимодействия между юридическими лицами и самозанятыми, а также другими внештатными исполнителями. Сервис решает задачу повышения эффективности работы с самозанятыми на всех этапах взаимодействия, оптимизируя процессы и снижая издержки компании.
Начать сотрудничество с Наймикс можно с подбора подрядчиков через встроенный маркетплейс заданий. В сервисе реализованы функция поиска исполнителей по заданным параметрам и опция публикации заказов с различными детальными характеристиками работ или услуг. Организация может приглашать на задания самозанятых исполнителей, привлеченных через другие источники. Все инструменты легкого подключения и онбординга предусмотрены.
Процесс взаимодействия автоматизирован и настроен согласно законодательству и логике специальных налоговых режимов, и в то же время адаптивен к внутренним правилам документооборота заказчика.
В сервисе реализован электронный документооборот с исполнителями: электронное согласование и заключение договоров, приложений, заявок, актов. Документы в сервисе генерируются автоматически и подписываются удаленно электронной подписью.
Платформа автоматически создает отчет о выплатах, электронные чеки, акты выполненных работ. У компании-заказчика есть возможность гибкой настройки шаблонов документов согласно указанным параметрам.
В платформу встроена проверка наличия статуса самозанятого, стоп-листы на привлечение сотрудников и бывших сотрудников, банковская проверка ПОД/ФТ.
Платежное решение платформы позволяет производить моментальные выплаты на карты любых банков с предварительной проверкой статуса самозанятого у получателя. Средства выплачиваются со счета платформы, тем самым исключается риск блокировок транзакций.
Кратко. Зачем использовать платформу Наймикс?
Вы избегаете:
рисков сотрудничества с непроверенными исполнителями без статуса самозанятого;
рисков переквалификации отношений;
рисков дополнительных запросов и блокировок переводов в ваших банках;
неполноты комплектности документов;
избыточного количества рутинных операций и нагрузки на кадровые и бухгалтерский отделы;
ручного и бумажного ведения документооборота.
Более подробно о сервисе и его широком функционале можно узнать на странице Наймикс для бизнеса.
Вы получаете:
проверенные на практике процессы и инструменты правильно выстроенного документооборота при сотрудничестве с самозанятыми;
инструмент безопасных и легальных массовых выплат;
цифровую среду администрирования с возможностью интеграции в свои системы;
автоматизацию процессов и оптимизацию затрат.
Начать дискуссию