Документооборот в 1С

Жизнь ускоряется. В настоящее время всё актуальнее становится фраза «Время – деньги». И как часто мы теряем время на важные, но вполне обычные действия. Например, согласование договора или обмен документами с партнёрами.
Документооборот в 1С
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Построение чётких алгоритмов взаимодействия и автоматизация – необходимые атрибуты в процессах управления бизнесом. Также важна гибкость, адаптивность и универсальность механизма.

«1С: Документооборот» – это решение от фирмы 1С, для автоматизации управления документами внутри компании. Оно позволяет эффективно управлять документами, контролировать их движение, а также ускорить процессы и повысить качество работы в организации.

С помощью «1С: Документооборот» можно создавать и хранить различные документы (например, счета-фактуры, накладные, договоры и т. д.), контролировать их исполнение, автоматически формировать отчеты, а также осуществлять электронный обмен документами с партнерами и контрагентами.

Система «1С: Документооборот» позволяет оптимизировать бизнес-процессы компании, сократить время на ручной ввод и обработку документов, а также снизить вероятность ошибок. Электронный документооборот обеспечивает безопасность и защиту информации, так как все документы хранятся в цифровом виде и могут быть защищены паролями и шифрованием.

«1С: Документооборот» подходит для организаций любого размера и направления деятельности, позволяет повысить производительность и эффективность работы, в том числе сократить расходы на бумажную документацию.

Интеграция в различных процессах

«1С: Документооборот» позволяет создавать и обрабатывать различные документы, контролировать их исполнение, а также осуществлять электронный обмен документами. Данные функции могут быть использованы для автоматизации бизнес-процессов, связанных с обработкой документов, таких как оформление заявок, согласование договоров, управление процессом закупок и т. д.

«1С: Документооборот» также позволяет настраивать права доступа к документам, контролировать сроки исполнения и отслеживать состояние документов. Функционал программы может быть использован для автоматизации бизнес-процессов, связанных с управлением проектами и задачами, контролем качества и соблюдением сроков. Кроме того, «1С: Документооборот» обеспечивает интеграцию с другими системами, что позволяет расширять функциональность и использовать его в рамках комплексных решений.

Например, «1С: Документооборот» может интегрироваться с CRM-системами для автоматизации процесса обработки заявок и управления клиентскими запросами, что позволит улучшить качество обслуживания клиентов и сократить время реакции на запросы.

При построении BPM (бизнес-процессный менеджмент) в «1С: Документооборот» рекомендуется использовать процессный подход, который позволит оптимизировать, повысить эффективность и качество, а также уменьшить затраты.

Процессный подход к построению BPM в «1С: Документооборот» может включать в себя следующие шаги:

  1. Идентификация бизнес-процессов, которые подлежат оптимизации. Определяются процессы, которые являются критичными для бизнеса и где можно достичь наибольшей эффективности от применения.

  2. Анализ и определение процессных шагов. Составляются алгоритмы последовательности, требуемые для выполнения процесса, а также возможные варианты исключительных ситуаций.

  3. Определение ролей и ответственности. Необходимо обозначить роли сотрудников в процессе, их задачи и ответственность.

  4. Проектирование процессов. Разработка проекта процесса, учитывая его шаги, роли и ответственность.

  5. Разработка и автоматизация процессов. Шаг конструирования процессов, используя функционал «1С: Документооборот», а также проектирование автоматизации выполнения алгоритмов.

  6. Внедрение процессов. Непосредственное внедрение процессов в организации, обучение сотрудников работе с ними, также обеспечение контроля за выполнением.

  7. Оценка эффективности процессов. Завершающий шаг по оценке эффективности процессов, и внесения необходимых корректировок.

Важно понимать, что процессный подход к построению BPM в «1С: Документооборот» должен быть гибким и адаптивным, чтобы учитывать изменения в бизнес-процессах и возможности улучшения их выполнения.

«1С: Документооборот» и BPM представляют собой сложные системы, построенные на компонентной архитектуре.

Компонентная архитектура – это подход к проектированию и разработке программного обеспечения, который предполагает разбиение сложных систем на более мелкие и независимые компоненты. Каждый компонент может быть разработан и отлажен независимо от других компонентов, что облегчает их совместное использование и интеграцию.

В случае «1С: Документооборот» и BPM, компоненты могут включать в себя:

  1. Блок управления бизнес-процессами – включает в себя функциональность для создания и моделирования бизнес-процессов, управления выполнением задач и контроля за выполнением процессов.

  2. Блок управления документами – обеспечивает функциональность для управления жизненным циклом документов, включая создание, редактирование, хранение и передачу документов.

  3. Блок управления правами доступа – обеспечивает контроль доступа к документам и бизнес-процессам на основе роли пользователя.

  4. Блок интеграции – обеспечивает возможность интеграции «1С: Документооборот» и BPM с другими системами, такими как CRM, ERP и другие.

  5. Блок отчетности – обеспечивает возможность создания отчетов и аналитики, включая отчеты о производительности бизнес-процессов, об использовании документов и другие.

  6. Блок автоматизации – обеспечивает возможность автоматического выполнения определенных задач и действий в рамках бизнес-процессов, например, автоматическая отправка напоминаний или уведомлений.

Компонентная архитектура в «1С: Документообороте» и BPM позволяет разработчикам более эффективно управлять и развивать системы, а пользователю – более гибко настраивать и использовать функциональность в соответствии с их потребностями.

Модули «1С: Документооборот»

«1С: Документооборот» включает в себя несколько модулей, предназначенных для управления различными типами документов:

  1. Модуль управления входящими документами. С его помощью можно автоматизировать процесс регистрации, учета и обработки входящей корреспонденции. Модуль позволяет создавать задачи на обработку документов, определять сроки исполнения и контролировать процесс выполнения задач.

  2. Модуль управления исходящими документами. С его помощью можно автоматизировать процесс подготовки, утверждения и отправки исходящей корреспонденции. Модуль позволяет создавать шаблоны документов, формировать пакеты документов для отправки, отслеживать статусы отправленных документов и получать уведомления об их доставке.

  3. Модуль управления внутренними документами. С его помощью можно автоматизировать процесс утверждения внутренних документов, таких как приказы, инструкции, положения и т.д. Модуль позволяет создавать документы на основе шаблонов, определять сроки исполнения и контролировать процесс выполнения задач.

  4. Модуль управления договорами. С его помощью можно автоматизировать процесс создания, утверждения и исполнения договоров. Модуль позволяет создавать договоры на основе шаблонов, определять сроки исполнения, контролировать исполнение договорных обязательств и получать уведомления о необходимости продления договоров.

  5. Модуль управления задачами. С его помощью можно автоматизировать процесс управления бизнес-процессами. Модуль позволяет создавать задачи на выполнение определенных действий, определять порядок выполнения задач, контролировать сроки исполнения и получать уведомления о завершении задач.

  6. Модуль управления документами по умолчанию. С его помощью можно автоматизировать управление документами в общем случае, не относящемся к конкретному типу документа. Модуль позволяет создавать шаблоны документов, определять порядок утверждения, контролировать сроки исполнения и получать уведомления об изменениях.

Каждый из модулей предназначен для управления определенным типом документов и позволяет автоматизировать процессы их обработки, управления и контроля.

Модуль управления договорами является одним из наиболее востребованных и полезных модулей в составе «1С: Документооборот». Он предназначен для автоматизации процессов управления жизненным циклом договоров, начиная от создания договора и заканчивая его исполнением и архивированием.

С помощью модуля управления договорами можно легко создавать новые договоры, подписывать их с помощью электронной подписи, контролировать их исполнение, управлять их изменением, контролировать сроки исполнения и своевременно продлевать действие договоров.

Основные возможности модуля управления договорами включают:

  • создание новых договоров и редактирование существующих;

  • контроль сроков действия договоров и их исполнения;

  • управление изменениями в договорах и контроль версий;

  • учет документов, связанных с договорами, таких как счета, акты, отчеты и т. д.;

  • контроль финансовых параметров договоров, таких как цена, сроки оплаты, условия оплаты и т. д.;

  • автоматизированная подготовка документов, связанных с договорами, таких как акты сдачи-приемки, счета-фактуры и т. д.

Согласование договоров в 1С: Документооборот

Модуль управления договорами в «1С: Документооборот» позволяет значительно ускорить и упростить процессы управления договорами, сократить время на их подготовку и обработку, а также снизить вероятность ошибок и упущений.

Согласование договора – это процесс формирования условий и подготовки договора между различными участниками, включая юридических специалистов, финансовых менеджеров, руководителей и других заинтересованных сторон.

В «1С: Документооборот» согласование договоров может происходить в несколько этапов и включать различные процессы, в зависимости от конкретных требований бизнес-процессов компании.

Один из способов согласования договоров в «1С: Документооборот» – это использование функционала электронного документооборота для обмена документами и комментариями между участниками процесса. Например, можно создать договор в системе и отправить его на согласование сотрудникам компании, которые могут оставлять комментарии и замечания в системе.

Также в «1С: Документооборот» есть возможность настроить автоматическое уведомление участников процесса о необходимости проведения согласования договора или об изменениях в его условиях. Это позволяет значительно сократить время на согласование договоров и ускорить процессы бизнеса.

Кроме того, модуль управления договорами в «1С: Документооборот» позволяет определить роли и полномочия участников процесса, а также настроить правила доступа к договорам и связанным с ними документам. С помощью «1С: Документооборот» можно организовать процесс согласования договоров в компании, что позволяет ускорить и автоматизировать этот процесс, обеспечить контроль и безопасность документооборота, а также экономить время и ресурсы.

Представим, что в компании есть необходимость заключить договор на поставку товаров с поставщиком. Для этого можно использовать модуль управления договорами в «1С: Документооборот».

  1. Создание договора. Сотрудник, ответственный за заключение договоров, создает договор в системе «1С: Документооборот», заполняя соответствующие поля с информацией о дате, условиях поставки и оплаты, наименовании товаров и т.д.

  2. Отправка договора на согласование. Договор отправляется на согласование руководителю компании. Руководитель может просмотреть договор и оставить комментарии или замечания, если требуется. После того как руководитель дал свое согласие, договор отправляется на согласование юристу компании.

  3. Согласование с юристом. Юрист просматривает договор и проверяет его на соответствие законодательству. Если юрист находит какие-либо проблемы или несоответствия, то он может оставить комментарии в системе. После того, как юрист дал свое согласие на договор, он отправляется на согласование финансовому менеджеру.

  4. Согласование с финансовым менеджером. Финансовый менеджер проверяет условия оплаты, сроки поставки и соответствие бюджету компании. Если финансовый менеджер дал свое согласие на договор, то договор считается согласованным и его можно подписывать.

  5. Подписание договора. После того, как договор был согласован всеми необходимыми участниками, он может быть подписан. В «1С: Документооборот» есть возможность подписывать документы с помощью электронной подписи, что обеспечивает их юридическую значимость и экономит время на процессе подписания.

Пример

Например, краткий процесс создания документа договор аренды оборудования. В блоке «Документы» и файлы воспользуемся подразделом «Документы внутренние».

В подразделе содержатся все документы, относящиеся к данному типу. Объекты учёта сгруппированы по папкам с указанием основных реквизитов. Однако, как и любое решение на платформе 1С, интерфейс можно легко настраивается по нужды пользователей.

Выбирая команду «Создать», попадаем в список шаблонов. Шаблоны доступны для формирования новых видов документов.

В карточке договора (документа) заполняем необходимые реквизиты.

Например,

  • Стороны.

  • Сумма.

  • Срок действия и т. д.

Программа автоматически создаёт печатный вариант договора в формате Word и сохранит в системе. Сохранённый документ доступен для редактирования.

Этапы внутреннего согласования, связи по проектам, переписка и прочие элементы контроля и управления документом доступны во вкладках и гиперссылках.

«1С: Документооборот» имеет ряд преимуществ по сравнению с другими аналогичными системами, вот некоторые из них:

  1. Интеграция с платформой 1С. Платформа 1С является широко используемой в России и СНГ, и интеграция с 1С позволяет использовать мощные инструменты 1С, такие как автоматическая генерация отчетов и доступ к базам данных, что может значительно упростить работу с документами и бизнес-процессами.

  2. Гибкий и настраиваемый интерфейс. Интерфейс «1С: Документооборот» может быть настроен под конкретные потребности организации и пользователей, что облегчает работу с системой и сокращает время на обучение.

  3. Безопасность. «1С: Документооборот» обеспечивает высокий уровень защиты информации, включая авторизацию и аутентификацию пользователей, шифрование данных и другие меры безопасности.

  4. Автоматизация процессов. Система «1С: Документооборот» обладает широкими возможностями по автоматизации бизнес-процессов, что позволяет сократить время на выполнение задач, уменьшить количество ошибок и увеличить производительность.

  5. Интеграция с электронной подписью. «1С: Документооборот» может интегрироваться с различными системами электронной подписи, что позволяет сократить время на согласование документов и повысить уровень безопасности.

  6. Автоматическая обработка документов. Система «1С: Документооборот» может автоматически обрабатывать входящие документы, распределять их по отделам и сотрудникам, что позволяет сократить время на обработку документов и улучшить качество обслуживания клиентов.

  7. Гибкая настройка прав доступа. Система «1С: Документооборот» позволяет гибко настроить права доступа к документам и бизнес-процессам, что позволяет организациям обеспечить безопасность и защиту конфиденциальной информации.

Несомненно, выбор конкретной системы зависит от многих факторов, таких как потребности организации, бюджет и т. д., но «1С: Документооборот» имеет множество преимуществ, которые делают ее привлекательным выбором для многих компаний.

Например, благодаря интеграции с платформой 1С, «1С: Документооборот» может работать с большим количеством форматов документов, что позволяет легко интегрироваться с уже существующими системами учета и управления документами.

Кроме того, «1С: Документооборот» имеет большой выбор настраиваемых шаблонов документов, что позволяет быстро настроить систему под нужды компании. Использование этих шаблонов ускоряет процесс создания документов, что увеличивает производительность и позволяет сотрудникам быстрее реагировать на запросы клиентов.

Также стоит отметить, что «1С: Документооборот» может интегрироваться с различными системами электронной подписи, что позволяет организациям использовать существующие ресурсы и сократить затраты на внедрение новых технологий. Система также позволяет использовать различные виды подписей, включая графическую, квалифицированную и другие.

«1С: Документооборот» соответствует законодательству по вопросам обмена электронными документами. В частности, система удовлетворяет требованиям закона «Об электронной цифровой подписи», а также закона «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования использования электронных документов».

Дополнительно, «1С: Документооборот» имеет механизмы контроля доступа к документам, что обеспечивает конфиденциальность и безопасность при обмене документами. Эти механизмы также соответствуют законодательству России, которое требует обеспечения защиты персональных данных.

Наконец, «1С: Документооборот» имеет поддержку множества языков, что делает ее доступной для компаний не только в России и странах СНГ, но и за их пределами.

В итоге, «1С: Документооборот» обладает широкими возможностями по управлению документами и бизнес-процессами, что делает ее одним из лидеров на рынке.

Внедрение «1С: Документооборот» может значительно увеличить эффективность работы компании, особенно в части автоматизации бизнес-процессов и управления документооборотом.

Чем поможет 1С: Документооборот

Ниже приведены примеры того, как внедрение «1С: Документооборот» может увеличить эффективность работы компании:

  1. Сокращение времени на обработку документов. Благодаря автоматизации процессов, сроки и затраты на обработку документов могут быть значительно сокращены. К примеру, автоматическая обработка и отправка документов позволит сократить время на выполнение рутинных операций и сосредоточиться на более важных задачах.

  2. Уменьшение вероятности ошибок. Автоматизация бизнес-процессов и управления документооборотом может значительно снизить вероятность ошибок и улучшить качество работы. Это особенно важно в случаях, когда работа с документами является критичной для бизнеса.

  3. Увеличение прозрачности работы. «1С: Документооборот» позволяет получать полную информацию о статусе документов и их движении. Это позволяет снизить вероятность пропуска важных задач и улучшить контроль над процессами.

В целом, эффективность внедрения «1С: Документооборот» зависит от многих факторов, включая правильное планирование, адаптивность процессного подхода и квалификацию сотрудников.

Однако, при правильной реализации и использовании, внедрение «1С: Документооборот» может значительно увеличить эффективность работы компании и улучшить ее бизнес-процессы.

Отраслевые решения

Разрабатываем, внедряем и сопровождаем решения на основе программных продуктов «1С» с учетом отраслевой специфики на предприятиях в различных сферах деятельности

Реклама: ООО «Ортикон-ИТ Интегратор», ИНН: 7715795012

Начать дискуссию