Как организовать деловую поездку
Чтобы организовать командировку, нужно выполнить несколько последовательных действий:
Согласовать деловую поездку — предоставить руководителю информацию о цели, месте и сроках командировки.
Получить приказ — в документе нужно указать все детали: куда, когда, зачем и на какой срок едет сотрудник.
Забронировать тревел-услуги — заказать билеты, отель и трансфер.
Оформить необходимые документы — паспорт, медицинскую страховку и визу, если планируется поездка за границу.
Получить аванс на командировку — сумма будет зависеть от сроков и условий поездки.
По возвращении подать авансовый отчет — для него нужно сохранить все чеки и квитанции как доказательства расходов.
Основные причины, по которым сложно организовать командировку своими силами:
Нужно координировать множество разных задач: выбор оптимального маршрута, бронирование авиабилетов, размещение в отеле, оформление визы, планирование маршрута. Это трудоемкий процесс, особенно если требуется посетить несколько мест или стран в рамках одной командировки.
Необходимо точно рассчитать бюджет и убедиться, что все затраты соответствуют требованиям компании. Если не налажен контроль или не настроена тревел-политика, нужно постоянно следить за расходами и ценами на билеты и услуги, так как сотрудник в условиях свободы выбора может предпочесть дорогие варианты перелетов и проживания.
Важно планировать затраты с учетом политики компании, уровня сотрудника и категории номеров и билетов, которые можно бронировать.
Нужно подготовить и оформить документы: приказ, авансовый отчет, командировочное удостоверение и т.д. Ошибки в документации могут привести к штрафам и другим негативным последствиям для компании.
Неудивительно, что многим сотрудникам эти действия кажутся замысловатым квестом. С сервисом Ostrovok.ru Командировки организация поездок становится быстрой и комфортной.
Преимущества сервиса
Сервис Ostrovok.ru Командировки предлагает широкий перечень тревел услуг: более 2,2 млн отелей, авиабилеты 350 авиакомпаний, ж/д-билеты, трансферы – все составляющие поездки можно забронировать онлайн в одной системе. Все расходы, которые связаны с командировкой, можно легко отследить в приложении.
Сервис максимально удобен и понятен для пользователя. А еще в нем нет абонентской платы — использование платформы совершенно бесплатное.
Преимущества работы с сервисом Ostrovok.ru Командировки
Большой выбор тревел-услуг |
|
Удобство и эффективность |
|
Финансовая прозрачность |
|
Управление тревел-политикой |
|
Круглосуточная поддержка |
|
Сэкономьте время и ничего не упустите: самый нужный чек-лист в командировку
Проверьте, все ли вы учли, отправляя сотрудника в командировку
Заполните форму — чек-лист придет на указанный e-mail:
Командировка «под ключ»
Расскажем, как отправиться в деловую поездку с Ostrovok.ru Командировки.
Шаг. 1 Регистрация. Зарегистрируйте компанию в сервисе. В одном «Личном кабинете» могут работать сразу несколько юридических лиц. Достаточно зарегистрировать одно основное, добавить остальные поможет аккаунт-менеджер.
Также у клиента по желанию может быть несколько отдельных кабинетов для каждого юрлица, если это необходимо для удобства его работы.
Если в списки сотрудников уже добавлены те, кто часто ездит в командировки, то в их профилях можно указать, в каком юрлице они числятся. При оформлении заказа документы будут создаваться на корректное юрлицо.
Вводить данные всех сотрудников вручную не понадобится. С помощью выделенного аккаунт-менеджера можно загрузить их списком и в профиле каждого указать, в какой компании он работает. Тогда при оформлении не возникнет ошибок и закрывающие документы сформируются правильно.
Шаг 2. Поиск, выбор и бронирование отеля. Сервис предлагает более 2 миллионов вариантов размещения. Чтобы найти подходящий, укажите локацию, даты и количество гостей. Если в командировку едет группа больше 6 человек, с бронированием поможет отдел группового бронирования – оставить запрос можно легко и быстро прямо из «Личного кабинета».
При необходимости в форме поиска вы можете заполнить дополнительные параметры (количество звезд, гражданство, тип питания, понадобится ли ранний заезд/поздний выезд и бесплатная отмена). Далее вы попадете на страницу со всеми объектами, подходящими под этот запрос.
Сузить выбор можно благодаря фильтрам, например, вы можете указать предпочтительный район, удаленность от центра, а также выбрать обязательные услуги и удобства — парковка, бесплатный интернет и прочее.
Когда вы определились с отелем и ознакомились с условиями и политикой отмены конкретного тарифа, переходите к бронированию и оплате.
Шаг 3. Покупка авиа и ж/д-билетов. Сервис позволяет выбрать наиболее удобный маршрут. Вы можете купить билеты на самолет или поезд всего за пару кликов. Укажите направление, даты, выберите подходящий рейс, внесите данные пассажиров и оплатите билеты корпоративной картой или по безналичному расчету в счет доступного кредитного лимита.
Шаг. 4. Заказ трансфера. Вам не нужно тратить время на поиск такси. Водитель встретит вас в нужном месте — это может быть аэропорт, вокзал, отель, и доставит по выбранному адресу. А если в месте командировки сотруднику понадобится автомобиль — оформить аренду также можно в сервисе Ostrovok.ru Командировки через форму запроса в «Личном кабинете».
Шаг 5. Контроль расходов и получение закрывающих документов. Все действия, которые связаны с командировками, можно упорядочить и автоматизировать. Данные о поездке сохраняются в «Личном кабинете» сервиса.
Выгрузите все документы — чеки, акты сверки, УПД. Это важно: без документов сотрудник не сможет подтвердить расходы и получить компенсацию. Все документы формируются в электронном виде и доступны для скачивания.
Получите авансовый отчет. В разделе «Авансовые отчеты»можно настроить суточные, назначить индивидуальные суммы авансов, указать дополнительные расходы. Готовый отчет можно скачать или переслать на почту.
Проконтролируйте расходы сотрудников. Это делается с помощью одного документа — отчета по затратам. Все заказанные услуги — отели, авиа, ж/д билеты и трансферы — выгружаются в одном файле. Опция «Центр затрат» позволяет вести учет расходов по подразделениям.
Для финансовой службы есть специальный доступ в систему. Он позволяет выгружать счета, закрывающие документы, ваучеры, маршрутные квитанции, авансовые отчеты, а также просматривать историю платежей.
А если вам понадобятся документы в бумажном виде, то сервис предоставит их по запросу. Бумажные документы направляют раз в месяц почтой России, а по Москве есть доставка курьерской службой.
Деловая поездка с Ostrovok.ru Командировки — это удобство, экономия времени и денег. Все этапы вашей командировки тщательно продуманы и спланированы. С помощью сервиса вы сможете сосредоточиться на делах, а путешествие будет максимально комфортным и продуктивным.
Легкая организация деловых поездок
Упрощаем организацию командировок на всех этапах: от бронирования тревел-услуг по сниженным B2B-тарифам до моментальной выгрузки отчётности. Без абонентской платы
Реклама: ООО «Агентика Тревэл», ИНН 7703403951, erid: LjN8JxM5k
Начать дискуссию