Как организовать деловую поездку без стресса

Как организовать деловую поездку

Чтобы организовать командировку, нужно выполнить несколько последовательных действий:

Согласовать деловую поездку — предоставить руководителю информацию о цели, месте и сроках командировки.
Получить приказ — в документе нужно указать все детали: куда, когда, зачем и на какой срок едет сотрудник.
Забронировать тревел-услуги — заказать билеты, отель и трансфер.
Оформить необходимые документы — паспорт, медицинскую страховку и визу, если планируется поездка за границу.
Получить аванс на командировку — сумма будет зависеть от сроков и условий поездки.
По возвращении подать авансовый отчет — для него нужно сохранить все чеки и квитанции как доказательства расходов.

Основные причины, по которым сложно организовать командировку своими силами:

Нужно координировать множество разных задач: выбор оптимального маршрута, бронирование авиабилетов, размещение в отеле, оформление визы, планирование маршрута. Это трудоемкий процесс, особенно если требуется посетить несколько мест или стран в рамках одной командировки.
Необходимо точно рассчитать бюджет и убедиться, что все затраты соответствуют требованиям компании. Если не налажен контроль или не настроена тревел-политика, нужно постоянно следить за расходами и ценами на билеты и услуги, так как сотрудник в условиях свободы выбора может предпочесть дорогие варианты перелетов и проживания.

Важно планировать затраты с учетом политики компании, уровня сотрудника и категории номеров и билетов, которые можно бронировать.

Нужно подготовить и оформить документы: приказ, авансовый отчет, командировочное удостоверение и т.д. Ошибки в документации могут привести к штрафам и другим негативным последствиям для компании.

Неудивительно, что многим сотрудникам эти действия кажутся замысловатым квестом. С сервисом Ostrovok.ru Командировки организация поездок становится быстрой и комфортной.

Преимущества сервиса

Сервис Ostrovok.ru Командировки предлагает широкий перечень тревел услуг: более 2,2 млн отелей, авиабилеты 350 авиакомпаний, ж/д-билеты, трансферы – все составляющие поездки можно забронировать онлайн в одной системе. Все расходы, которые связаны с командировкой, можно легко отследить в приложении.

Сервис максимально удобен и понятен для пользователя. А еще в нем нет абонентской платы — использование платформы совершенно бесплатное.

Преимущества работы с сервисом Ostrovok.ru Командировки

*Большой выбор тревел-услуг*	Более 2,2 млн отелей по всему миру Авиа- и железнодорожные билеты Трансферы Оформление страхового полиса Аренда авто
*Удобство и эффективность*	Все услуги можно заказать онлайн Четыре вида прав доступа для всех участников процесса: тревел менеджера, бухгалтера, администратора кабинета, командируемого сотрудника Сервис Pre-сheck — проверка бронирования до заезда Разные варианты оплаты, в том числе корпоративной картой Выгодные цены
*Финансовая прозрачность*	Автоматический учет расходов Возможность формировать и выгружать отчеты Интеграция с 1С и другими системами учета
*Управление тревел-политикой*	Установка лимитов затрат Согласование бюджетов для командировок Контроль за соблюдением тревел-политики
*Круглосуточная поддержка*	Несколько каналов связи — чат, мессенджеры, электронная почта

Сэкономьте время и ничего не упустите: самый нужный чек-лист в командировку

Проверьте, все ли вы учли, отправляя сотрудника в командировку

Заполните форму — чек-лист придет на указанный e-mail:

Командировка «под ключ»

Расскажем, как отправиться в деловую поездку с Ostrovok.ru Командировки.

Шаг. 1 Регистрация. Зарегистрируйте компанию в сервисе. В одном «Личном кабинете» могут работать сразу несколько юридических лиц. Достаточно зарегистрировать одно основное, добавить остальные поможет аккаунт-менеджер.

Также у клиента по желанию может быть несколько отдельных кабинетов для каждого юрлица, если это необходимо для удобства его работы.

Если в списки сотрудников уже добавлены те, кто часто ездит в командировки, то в их профилях можно указать, в каком юрлице они числятся. При оформлении заказа документы будут создаваться на корректное юрлицо.

Вводить данные всех сотрудников вручную не понадобится. С помощью выделенного аккаунт-менеджера можно загрузить их списком и в профиле каждого указать, в какой компании он работает. Тогда при оформлении не возникнет ошибок и закрывающие документы сформируются правильно.

Шаг 2. Поиск, выбор и бронирование отеля. Сервис предлагает более 2 миллионов вариантов размещения. Чтобы найти подходящий, укажите локацию, даты и количество гостей. Если в командировку едет группа больше 6 человек, с бронированием поможет отдел группового бронирования – оставить запрос можно легко и быстро прямо из «Личного кабинета».

При необходимости в форме поиска вы можете заполнить дополнительные параметры (количество звезд, гражданство, тип питания, понадобится ли ранний заезд/поздний выезд и бесплатная отмена). Далее вы попадете на страницу со всеми объектами, подходящими под этот запрос.

Сузить выбор можно благодаря фильтрам, например, вы можете указать предпочтительный район, удаленность от центра, а также выбрать обязательные услуги и удобства — парковка, бесплатный интернет и прочее.

Когда вы определились с отелем и ознакомились с условиями и политикой отмены конкретного тарифа, переходите к бронированию и оплате.

Шаг 3. Покупка авиа и ж/д-билетов. Сервис позволяет выбрать наиболее удобный маршрут. Вы можете купить билеты на самолет или поезд всего за пару кликов. Укажите направление, даты, выберите подходящий рейс, внесите данные пассажиров и оплатите билеты корпоративной картой или по безналичному расчету в счет доступного кредитного лимита.

Шаг. 4. Заказ трансфера. Вам не нужно тратить время на поиск такси. Водитель встретит вас в нужном месте — это может быть аэропорт, вокзал, отель, и доставит по выбранному адресу. А если в месте командировки сотруднику понадобится автомобиль — оформить аренду также можно в сервисе Ostrovok.ru Командировки через форму запроса в «Личном кабинете».

Шаг 5. Контроль расходов и получение закрывающих документов. Все действия, которые связаны с командировками, можно упорядочить и автоматизировать. Данные о поездке сохраняются в «Личном кабинете» сервиса.

Выгрузите все документы — чеки, акты сверки, УПД. Это важно: без документов сотрудник не сможет подтвердить расходы и получить компенсацию. Все документы формируются в электронном виде и доступны для скачивания.
Получите авансовый отчет. В разделе «Авансовые отчеты» можно настроить суточные, назначить индивидуальные суммы авансов, указать дополнительные расходы. Готовый отчет можно скачать или переслать на почту.
Проконтролируйте расходы сотрудников. Это делается с помощью одного документа — отчета по затратам. Все заказанные услуги — отели, авиа, ж/д билеты и трансферы — выгружаются в одном файле. Опция «Центр затрат» позволяет вести учет расходов по подразделениям.

Для финансовой службы есть специальный доступ в систему. Он позволяет выгружать счета, закрывающие документы, ваучеры, маршрутные квитанции, авансовые отчеты, а также просматривать историю платежей.

А если вам понадобятся документы в бумажном виде, то сервис предоставит их по запросу. Бумажные документы направляют раз в месяц почтой России, а по Москве есть доставка курьерской службой.

Деловая поездка с Ostrovok.ru Командировки — это удобство, экономия времени и денег. Все этапы вашей командировки тщательно продуманы и спланированы. С помощью сервиса вы сможете сосредоточиться на делах, а путешествие будет максимально комфортным и продуктивным.

Легкая организация деловых поездок

Упрощаем организацию командировок на всех этапах: от бронирования тревел-услуг по сниженным B2B-тарифам до моментальной выгрузки отчётности. Без абонентской платы

Реклама: ООО «Агентика Тревэл», ИНН 7703403951, erid: LjN8JxM5k